Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc định biên nhân sự là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của một doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giới thiệu về định biên nhân sự là gì, các bước quan trọng để xây dựng định biên nhân sự hiệu quả, từ việc nắm vững mục tiêu, phân tích nhu cầu định biên, thiết lập quy trình định biên, lựa chọn công cụ và phương pháp phù hợp, đến việc đánh giá hiệu quả và cải thiện quy trình định biên.
Sơ lược về định biên nhân sự
Định biên nhân sự, hay còn gọi là Human resource planning – HR planning, là một kế hoạch cụ thể và chi tiết về nhu cầu nhân sự của một tổ chức trong một thời kỳ nhất định. Nó không chỉ dừng lại ở việc xác định số lượng nhân sự cần thiết mà còn xác định toàn bộ đường lối cho hoạt động Quản trị nguồn nhân lực.
Theo đó, định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng và loại hình nguồn lực nhân sự cần thiết cho một dự án hoặc doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguồn lực nhân sự để thực hiện các hoạt động và mục tiêu kinh doanh. Để có một quy trình định biên nhân sự hiệu quả, cần phải có thông tin chi tiết về công việc cần thực hiện, nhu cầu nhân sự và mục tiêu của doanh nghiệp.
Vai trò của định biên nhân sự
Định biên nhân sự hiệu quả sẽ mang đến cho cơ quan, tổ chức và người lao động những lợi ích nổi bật sau:
Đối với doanh nghiệp, tổ chức:
Xác định số lượng nhân sự cần thiết trong tương lai, hiện tại và khả năng đáp ứng nhu cầu công việc trong tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp tìm ra các giải pháp phù hợp để tối ưu hoá hiệu quả sử dụng nhân sự và tránh lãng phí tài nguyên.
Tạo cơ sở để doanh nghiệp proactively tuyển dụng, bổ nhiệm và đào tạo nhân sự để đáp ứng nhu cầu trong tương lai. Điều này đảm bảo doanh nghiệp luôn sẵn sàng có một đội ngũ nhân sự chất lượng cao, có khả năng thích ứng linh hoạt với những thay đổi bất ngờ.
Hỗ trợ việc theo dõi và giám sát chặt chẽ tình hình nhân sự, từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn dựa trên dữ liệu thực tế, góp phần vào sự phát triển bền vững.
Định biên nhân sự hiệu quả cung cấp cơ sở cho doanh nghiệp xác định ngân sách tiền lương và các chi phí xã hội khác liên quan đến người lao động, bao gồm bảo hiểm và phúc lợi xã hội.
Đối với người lao động:
Cung cấp thông tin công bằng và chi tiết về cơ hội việc làm trong doanh nghiệp hoặc tổ chức, giúp người lao động có cái nhìn tổng quan về môi trường làm việc và tiêu chí tuyển dụng.
Tạo điều kiện cho người lao động chuẩn bị và phát triển kỹ năng phù hợp với yêu cầu công việc trong tương lai.
Định biên nhân sự hiệu quả giúp người lao động định hướng sự nghiệp và lựa chọn việc làm phù hợp với mục tiêu cá nhân.
Bảo đảm rằng người lao động được hưởng lợi từ các chính sách và quyền lợi xã hội của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Hạn chế trong quá trình áp dụng định biên nhân sự
Mặc dù việc định biên nhân sự hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và tổ chức, tuy nhiên cũng có những tranh cãi và chỉ trích liên quan đến việc này. Một trong những tranh cãi chính là vấn đề về tính chính xác và đáng tin cậy của dữ liệu định biên nhân sự.
Dưới đây là 1 số hạn chế thường gặp:
Việc thu thập và phân tích dữ liệu nhân sự có thể gặp khó khăn do sự thiếu chính xác và cập nhật của thông tin nhân viên, cũng như do sự biến đổi liên tục của môi trường kinh doanh.
Có thể tạo ra áp lực và căng thẳng cho người lao động. Khi số lượng nhân sự cần thiết được xác định rõ ràng, các nhân viên có thể phải làm việc quá sức để đáp ứng nhu cầu công việc. Điều này có thể gây ra stress và ảnh hưởng đến sức khỏe và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Có thể dẫn đến tình trạng thiếu công bằng trong phân bổ và sử dụng nhân lực. Có thể xảy ra trường hợp một số bộ phận hoặc nhóm nhân viên không được đánh giá và phát triển tương xứng, trong khi nhóm khác lại được ưu tiên. Điều này có thể gây ra bất hòa và mất cân đối trong tổ chức.
Để giải quyết các tranh cãi và chỉ trích trên, cần có sự chú trọng vào việc thu thập và xử lý dữ liệu nhân sự một cách chính xác và công bằng. Cần có sự hỗ trợ và đào tạo cho nhân viên để họ có khả năng thích ứng với sự thay đổi và áp lực công việc. Đồng thời, tổ chức cần tạo ra môi trường công bằng và khuyến khích sự phát triển của tất cả các nhân viên, không phân biệt theo bộ phận hay vị trí.
Nguyên tắc tính định biên nhân sự là gì?
Nguyên tắc tính định biên nhân sự là các nguyên tắc hướng dẫn việc xác định số lượng và loại hình nguồn lực nhân sự cần thiết cho một dự án hoặc doanh nghiệp. Các nguyên tắc này bao gồm tỷ lệ tương quan, định mức lao động, tần suất và thời lượng.
Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan
Nguyên tắc về tỷ lệ tương quan giúp xác định tỷ lệ tương quan giữa các yếu tố nhân sự và công việc cần thực hiện. Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguồn lực nhân sự để đáp ứng các yêu cầu công việc.
Thứ nhất, là tỷ lệ tương quan giữa mức độ tăng/giảm nhân sự giữa các năm với tỷ lệ tăng/giảm doanh thu của doanh nghiệp ở năm trước đó.
Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có quy mô rất lớn, thay đổi nhân sự có tính quy luật cao
Ví dụ: Nếu doanh thu năm 2023 của doanh nghiệp tăng 50% thì định biên nhân sự của doanh nghiệp tăng 20%.
Thứ hai, là sự tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (sản xuất và kinh doanh) với nhóm vị trí gián tiếp.
Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp đã có dữ liệu tổng hợp nhiều năm liền.
Ví dụ:
- Trực tiếp – gián tiếp là 50% – 20%
- Quản lý – nhân viên là 10% – 70%
Thứ ba, là sự tương quan giữa ngân sách (số tiền chi trả) cho nhóm quản lý và nhân viên, nhóm gián tiếp và trực tiếp.
Ví dụ:
- Chi phí/doanh thu = 70%
- Quỹ lương cho quản lý và nhân viên = 15% – 70%
Nguyên tắc về định mức lao động
Nguyên tắc về định mức lao động liên quan đến việc xác định số lượng và thời gian làm việc của nhân sự cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn và hiệu quả.
Theo khối lượng
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho sản xuất hoặc dịch vụ, tăng theo mức độ thành thạo của nhân viên
- Ví dụ:
- 40 sản phẩm/ca/người
- 140 sản phẩm/ca/dây chuyền
- 20 khách hàng phục vụ/ ngày
Theo hệ chi tiêu hệ suất
- Điều kiện áp dụng: áp dụng cho khối kinh doanh
- Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu là 100 tỉ và số lượng khách hàng là 200 khách/ năm
Theo đối tượng phục vụ
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp
- Ví dụ: 5 nhân viên phục vụ 70 nhân viên trong công ty
Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp
- Ví dụ: 60 giao dịch được thực hiện/ngày
Nguyên tắc về tần suất và thời lượng
Nguyên tắc về tần suất và thời lượng liên quan đến việc xác định số lần và thời gian cần để thực hiện công việc. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng kế hoạch và không bị chậm trễ.
Dựa trên 3 yếu tố, bao gồm chức danh, tần suất và thời gian thực hiện nhiệm vụ.
Điều kiện áp dụng: áp dụng cho khối gián tiếp, tham khảo thông lệ giữa các doanh nghiệp.
Nhân viên sale trong công ty có nhiệm vụ:
- Liên hệ khách hàng, hỗ trợ tư vấn và chăm sóc khách hàng
- Lập báo cáo thường xuyên hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng
- Làm hợp đồng cho khách hàng
Cách tính định biên nhân sự
Cách tính định biên nhân sự bao gồm việc thu thập thông tin về công việc, phân tích nhu cầu nhân sự, xác định tỷ lệ tương quan, định mức lao động và xác định tần suất và thời lượng. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc tính định biên nhân sự đã được giới thiệu ở trên, doanh nghiệp có thể tính toán chính xác số lượng và loại hình nguồn lực nhân sự cần thiết.
Ví dụ tham khảo:
Một cửa hàng (shop) mở cửa 8 tiếng mỗi ngày (bao gồm ngày thường, ngày lễ Tết và chủ nhật), tương ứng với 1 ca làm việc.
- Căn cứ theo Luật Lao động, 1 nhân viên có quyền nghỉ tổng cộng 88 ngày, trong đó bao gồm ít nhất 52 ngày chủ nhật, 12 ngày phép và 24 ngày nghỉ bù cho 8 ngày lễ Tết mỗi năm. Như vậy, trong 1 năm nhân viên sẽ làm 277 ngày công (365 – 88 = 277)
- Để đảm bảo cửa hàng sẽ có đủ nhân viên làm việc trong 1 ca/ngày, cửa hàng cần tuyển 1.32 người (365 ngày/277 công = 1.32 người) [Hệ số bù trừ nhân sự chuẩn]
Nếu cửa hàng cho phép nhân viên nghỉ nửa ngày thứ 7, số ngày công của nhân viên trong 1 năm sẽ là 365 – 88 – 26 = 251 ngày/năm. Điều này đồng nghĩa với việc hệ số bù trừ nhân sự sẽ tăng lên 1.45 người (365 ngày/251 công = 1,45 người).
Như vậy, ta có thể rút ra công thức tính định biên nhân sự như sau:
Số nhân viên cần tuyển = N*C*1.32
Trong đó:
- N là số nhân viên cần trong một ca
- C là số ca làm việc
- 1.32 là hệ số bù trừ nhân sự chuẩn
Như vậy, để đơn giản hoá cách làm định biên nhân sự, doanh nghiệp có thể áp dụng công thức trên.
5 bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
Bước 1: Nắm vững mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp
Để xây dựng một quy trình định biên nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm vững mục tiêu và chiến lược của mình. Điều này giúp xác định rõ nhu cầu nhân sự và các yêu cầu công việc.
Quy trình định biên hiệu quả cần tập trung vào ba yếu tố cốt lõi:
1. Kế hoạch thời gian:
- Xác định thời điểm cần tuyển dụng cho từng vị trí cụ thể.
- Lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng giai đoạn (công bố tuyển dụng, nhận hồ sơ, phỏng vấn,…)
2. Tiêu chuẩn chất lượng:
- Xác định rõ ràng các phẩm chất, năng lực và chuyên môn cần thiết cho mỗi vị trí.
- Lập mô tả công việc chi tiết, bao gồm trách nhiệm, yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức.
3. Số lượng nhân sự:
- Xác định chính xác số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí.
- Căn cứ vào nhu cầu thực tế và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp.
Bằng cách tập trung vào ba yếu tố then chốt này, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình định biên nhân sự hiệu quả, giúp đảm bảo tuyển dụng được nhân sự phù hợp, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Bước 2: Phân tích nhu cầu nhân sự dựa trên công việc cần thực hiện
Sau khi nắm vững mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, tiếp theo là phân tích nhu cầu nhân sự dựa trên công việc cần thực hiện. Việc này bao gồm xác định số lượng và loại hình nguồn lực nhân sự cần thiết để thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Mục tiêu của bước này:
- Xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, bộ phận.
- Xác định loại hình nhân sự cần thiết cho từng vị trí (nhân viên chính thức, nhân viên hợp đồng, nhân viên thời vụ,…).
- Xác định các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức và phẩm chất đạo đức cho từng vị trí.
Bước 3: Thiết lập quy trình định biên nhân sự
Dựa trên kết quả dự báo nhu cầu nhân lực và đánh giá thực trạng nguồn nhân lực hiện tại, doanh nghiệp cần tiến hành so sánh để xác định:
- Nguồn lực hiện tại đang thừa hay thiếu so với nhu cầu?
- Mức độ chênh lệch giữa nhu cầu và thực tế là bao nhiêu?
Đây là căn cứ để doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về bức tranh nhân sự, từ đó đưa ra các giải pháp thích hợp nhằm khắc phục tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nhân sự.
Bước 4: Xây dựng kế hoạch và lựa chọn phương pháp phù hợp để tính toán định biên nhân sự
Để thiết lập kế hoạch định biên nhân sự, doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố cơ bản sau đây:
- Kế hoạch tuyển dụng cũng như các phương thức tuyển dụng
- Đề xuất luân chuyển nhân sự hoặc đề bạt, tiến cử nhân sự
- Thiết lập cơ cấu tổ chức, bao gồm số lượng nhân viên và sự phân phối giữa các phòng ban
- Tiến hành cắt giảm những lao động trình độ kém
- Tinh giảm những lao động không đem lại giá trị cao cho công ty
Sau khi lên kế hoạch, doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ và phương pháp phù hợp để tính toán định biên nhân sự. Có nhiều công cụ và phương pháp khác nhau có thể được sử dụng, tùy thuộc vào yêu cầu và ngành nghề của doanh nghiệp.
Bước 5: Đánh giá hiệu quả và cải thiện quy trình định biên
Sau khi áp dụng quy trình định biên nhân sự, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả của quy trình và tiến hành cải thiện nếu cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ nguồn lực nhân sự để thực hiện các hoạt động và mục tiêu kinh doanh.
Theo đó, tại bước này, doanh nghiệp cần tập trung vào những điểm sau đây:
- Xác định nguyên nhân dẫn đến chênh lệch, thiếu sót
- Đối mặt và xử lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện
- Đề xuất và thực hiện các giải pháp để điều chỉnh kế hoạch
- Tìm kiếm và sắp xếp nhân sự phù hợp để chuẩn bị sẵn sàng cho việc tổ chức và thực hiện kế hoạch
Ví dụ tham khảo:
Giả sử một doanh nghiệp hiện có 60 nhân viên kinh doanh nhưng với nhu cầu mở rộng thị trường thì số lượng này sẽ không đủ để đáp ứng công việc. Do vậy, đây là thời điểm doanh nghiệp đó cần đưa ra quyết định về việc tuyển dụng thêm nhân sự.
Để thực hiện việc này, doanh nghiệp cần:
- Phân tích nhu cầu nhân sự: Xác định số lượng nhân viên kinh doanh cần thiết để đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường.
- Tính toán định biên: Xác định số lượng nhân viên kinh doanh cần tuyển dụng thêm.
- Lập kế hoạch tuyển dụng: Xác định thời gian, số lượng và các bước tuyển dụng nhân viên kinh doanh.
- Thẩm định và phê duyệt: Trình quy trình tuyển dụng nhân viên kinh doanh lên ban lãnh đạo doanh nghiệp thẩm định và phê duyệt.
- Triển khai và giám sát: Triển khai quy trình tuyển dụng và giám sát hiệu quả của quá trình tuyển dụng.
Bằng cách thiết lập và thực hiện quy trình định biên nhân sự một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể đảm bảo tuyển dụng được số lượng và loại hình nhân sự phù hợp, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các công cụ và phương pháp sau để thiết lập quy trình định biên nhân sự:
- Phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats).
- Phân tích PESTLE (Political, Economic, Social, Technological, Legal, Environmental).
- Phân tích tỷ lệ nhân viên/doanh thu.
- Phân tích năng lực cạnh tranh.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về ý nghĩa và quy trình định biên nhân sự hiệu quả. Việc xây dựng một quy trình định biên nhân sự chính xác và hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực nhân sự để thực hiện các hoạt động và mục tiêu kinh doanh. Bằng việc áp dụng các nguyên tắc và bước xây dựng đã được đề cập, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình định biên nhân sự và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
Thường xuyên truy cập vào insider.vn để nắm bắt kịp thời xu hướng nhân sự trên thế giới và kinh nghiệm từ các chuyên gia. Truy cập vào iVIEC Talent Management để trải nghiệm giải pháp quản lý & tối ưu hoạt động tuyển dụng tại một nơi duy nhất.
Tổng hợp
