Trong bài viết này, iVIEC sẽ giải thích khái niệm “yêu cầu tuyển dụng” và những yếu tố cốt lõi của nó. Chúng tôi có bổ sung ví dụ về yêu cầu tuyển dụng và mẫu miễn phí mà bạn có thể sử dụng trong tổ chức của mình.
Yêu cầu tuyển dụng là gì?
Yêu cầu tuyển dụng là một yêu cầu chính thức để tạo ra một vị trí việc làm mới hoặc để lấp đầy một vị trí còn trống, thường là một tài liệu hoặc biểu mẫu, chứa thông tin về nhu cầu cho vị trí mới, cho dù đó là toàn thời gian hay bán thời gian, và cho dù đó là vị trí tạm thời hay cố định.
Hoàn thành yêu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng nhân tài. Sau khi người quản lý tuyển dụng hoàn thiện biểu mẫu yêu cầu tuyển dụng, biểu mẫu này sẽ được gửi đến phòng Nhân sự để xem xét và thực hiện các bước tiếp theo. Ngay sau khi được chấp thuận, phòng Nhân sự sẽ hoàn thiện yêu cầu tuyển dụng và gán số yêu cầu tuyển dụng vào tài liệu hoặc biểu mẫu trực tuyến. Sau đó, quá trình tiếp nhận công việc (cuộc họp ban đầu giữa phòng Nhân sự và người quản lý yêu cầu) diễn ra, sau đó quy trình tuyển dụng trực quan bắt đầu.
Ví dụ, Bill là trưởng nhóm kế toán. Vì công ty phát triển nhanh nên nhóm ba người hiện tại của anh không thể xử lý hết công việc. Do đó, Bill nói chuyện với người quản lý của mình và được yêu cầu điền vào mẫu đơn yêu cầu tuyển dụng.
Trong yêu cầu tuyển dụng, anh ấy nêu lý do là để mở rộng nhóm, rằng vị trí này sẽ làm việc toàn thời gian, và lý tưởng nhất là người đó sẽ bắt đầu trong vòng hai tháng. Sau đó, anh ấy chuyển mẫu đơn cho quản lý của mình. Bộ phận HR sẽ tiếp nhận, đánh giá yêu cầu tuyển dụng. Sau khi yêu cầu được phê duyệt, cán bộ phụ trách triển khai quá trình tuyển dụng.
Yêu cầu tuyển dụng khác với mô tả công việc (và tin tuyển dụng)
Yêu cầu tuyển dụng, mô tả công việc và tin đăng tuyển dụng thường bị nhầm lẫn là cùng một, tuy nhiên mỗi loại đều có mục đích và nội dung riêng.
Yêu cầu tuyển dụng là một tài liệu nội bộ được sử dụng để xin phê duyệt tuyển một vị trí mới hoặc lấp đầy một vị trí còn trống. Đây là mẫu chuẩn do người quản lý tuyển dụng điền và nộp cho người giám sát hoặc phòng nhân sự. Yêu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng.
Mô tả công việc là tài liệu nội bộ nêu rõ các yêu cầu cụ thể cho một vị trí, bao gồm kỹ năng, vai trò, tính cách và khả năng của ứng viên phù hợp. Mô tả công việc được dựa trên yêu cầu tuyển dụng và trở thành cơ sở cho việc đăng tuyển.
Tin đăng tuyển dụng (hay quảng cáo việc làm) là thông báo công khai rằng công ty muốn tuyển một vị trí mới hoặc hiện có. Đây là công cụ tiếp thị để thu hút ứng viên nộp đơn và đảm bảo kỳ vọng thực tế về công việc.
Như vậy, mỗi loại tài liệu này đều có vai trò riêng trong quy trình tuyển dụng. Yêu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên trong quy trình, mô tả công việc xác định yêu cầu cụ thể, và tin đăng tuyển dụng công bố thông tin tới ứng viên.
Các yếu tố chính của một yêu cầu tuyển dụng
Một yêu cầu tuyển dụng đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp bộ phận tuyển dụng dễ dàng tìm ra ứng viên phù hợp. Các hạng mục sẽ bao gồm:
Tiêu đề công việc (Job title): Đây là tiêu đề được đề xuất cho vai trò mới hoặc hiện tại, sẽ được xác định trong quá trình tuyển dụng.
Phòng ban (Department): Tên phòng ban hoặc nhóm mà vai trò đó sẽ tham gia.
Ngày bắt đầu (Start date): Đây là ngày bắt đầu dự kiến cho vai trò này.
Người quản lý tuyển dụng (hiring manager): Tên hoặc ID của người quản lý đưa ra yêu cầu.
Lý do yêu cầu (Requisition reason): Chức vụ có thể là chức vụ mới được tạo hoặc do người rời khỏi chức vụ có thể được chuyển công tác, nghỉ hưu, thăng chức, nghỉ không lương, nghỉ phép chăm sóc con, v.v.
Mức lương và phúc lợi (Salary range and benefits): Phần này chứa mức lương và phúc lợi gần đúng cho vai trò này và có liên quan đến mục đích lập ngân sách. Bất kỳ khoản tiền thưởng khi ký hợp đồng nào cũng nên được nêu rõ.
Thời hạn (Position duration): Thời hạn giao nhiệm vụ có thể là vĩnh viễn hoặc tạm thời. Trong trường hợp hợp đồng tạm thời, ngày kết thúc phải được xác định.
Loại hợp đồng (Contract type): Loại hợp đồng (nhân viên hoặc người lao động hợp đồng) sẽ ảnh hưởng đến ngân sách và phúc lợi.
FTE/Giờ hàng tuần (Full-Time Equivalence): Trường này chỉ rõ vai trò là toàn thời gian hay bán thời gian. Đối với vai trò bán thời gian, số giờ hoặc Tương đương toàn thời gian (FTE) được xác định.
Bằng cấp bắt buộc (Required qualifications): Một số tổ chức yêu cầu ứng viên đáp ứng các tiêu chuẩn bằng cấp hoặc kinh nghiệm tối thiểu.
Ngân sách (Budget): Việc có đủ nguồn tài trợ cần thiết sẽ ảnh hưởng đến quyết định phê duyệt yêu cầu tuyển dụng.
Địa điểm (Location): Địa điểm làm việc và khả năng làm việc từ xa.
Những yếu tố này giúp đảm bảo rằng yêu cầu công việc được xác định rõ ràng và quy trình tuyển dụng diễn ra một cách hiệu quả.
Ví dụ của yêu cầu tuyển dụng
Yêu cầu tuyển dụng cho một vị trí mới
| Tiêu đề vị trí yêu cầu | Talent Acquisition Specialist |
| Bộ phận | HR |
| Quản lý tuyển dụng | Mr.A |
| Lý do yêu cầu | Để duy trì tốc độ tăng trưởng nhanh chóng của công ty, chúng tôi cần một người hỗ trợ trong nỗ lực thu hút nhân tài, cụ thể là phát triển đội ngũ bán hàng và tiếp thị. |
| Mức lương và chế độ | 1.000 USD – 1.500 USD Đầy đủ quyền lợi |
| Ngày bắt đầu | 1/8/2024 |
| Thời hạn hợp đồng | 1 năm |
| Vị trí | Cố định |
| Loại hợp đồng | Có thời hạn |
| Bằng cấp cần thiết | Có 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Có kinh nghiệm tuyển dụng IT là một lợi thế |
| Ngân sách | Chưa cần bổ sung thêm |
| Địa điểm làm việc | Hà Nội |
| Các vị trí khác có cần được định nghĩa lại dựa trên vị trí mới này hoặc thay đổi không? Nếu có, vui lòng giải thích | Không |
| Ghi chú | – |
Yêu cầu tuyển dụng thay thế
| Tiêu đề vị trí yêu cầu | Social Media Manager |
| Bộ phận | MKT |
| Quản lý tuyển dụng | Mr.B |
| Lý do yêu cầu | Để phát triển và duy trì sự hiện diện và tương tác trên mạng xã hội, chúng tôi cần một người đảm nhiệm các nhiệm vụ của người quản lý mạng xã hội hiện tại trong thời gian cô ấy nghỉ thai sản. |
| Mức lương và chế độ | 1.500 USD – 1.700 USD Đầy đủ quyền lợi |
| Ngày bắt đầu | 1/8/2024 |
| Thời hạn hợp đồng | 1 năm |
| Vị trí | Cố định |
| Loại hợp đồng | Có thời hạn |
| Bằng cấp cần thiết | Có ít nhất ba năm kinh nghiệm quản lý phương tiện truyền thông xã hội. Kinh nghiệm quản lý nhiều kênh LinkedIn cùng lúc là một lợi thế |
| Ngân sách | Chưa cần bổ sung thêm |
| Địa điểm làm việc | Hà Nội |
| Các vị trí khác có cần được định nghĩa lại dựa trên vị trí mới này hoặc thay đổi không? Nếu có, vui lòng giải thích | Không |
| Ghi chú | Thành viên trong nhóm của chúng tôi sẽ nghỉ thai sản vào ngày 1 tháng 12, vì vậy lý tưởng nhất là chúng tôi muốn tìm một người có thể bắt đầu trước đó một tháng để họ có đủ thời gian thực hiện việc chuyển giao. |
Quy trình tuyển dụng trong các tổ chức
Quy trình tuyển dụng có thể khác nhau tùy theo từng tổ chức. Trong các công ty khởi nghiệp và công ty nhỏ, một Chuyên viên nhân sự thường chịu trách nhiệm xử lý phần lớn quy trình tuyển dụng. Trong khi ở các tổ chức lớn hơn, một nhóm tuyển dụng chuyên trách có thể phụ trách việc này.
Tuy nhiên, dù quy mô công ty lớn hay nhỏ, quy trình tuyển dụng thường bao gồm một số bước sau:
Khởi tạo: Người quản lý hoặc trưởng phòng xác định nhu cầu về vị trí mới hoặc cần tuyển dụng vị trí hiện tại, sau đó điền vào mẫu yêu cầu tuyển dụng của công ty.
Nộp hồ sơ: Người yêu cầu nộp mẫu yêu cầu tuyển dụng đã hoàn thành trực tiếp đến phòng nhân sự hoặc thông qua Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) của tổ chức.
Đánh giá ban đầu: Phòng nhân sự xem xét yêu cầu để đảm bảo cung cấp đủ thông tin và xác minh rằng yêu cầu phù hợp với nhu cầu và chính sách của tổ chức.
Phê duyệt của trưởng phòng: Yêu cầu được chuyển đến trưởng phòng hoặc quản lý cấp cao để phê duyệt. Họ xem xét tính cần thiết và tác động về mặt ngân sách của vị trí.
Phê duyệt ngân sách: Nếu vị trí công việc yêu cầu phân bổ ngân sách bổ sung, yêu cầu tuyển dụng sẽ được gửi đến phòng tài chính hoặc ủy ban ngân sách để phê duyệt tài chính.
Phê duyệt của ban điều hành: Với các vị trí cấp cao hoặc những vị trí có tác động đáng kể đến ngân sách, yêu cầu tuyển dụng có thể cần được phê duyệt từ ban điều hành hoặc ủy ban tuyển dụng.
Hoàn tất HR: Sau khi có đủ các phê duyệt, phòng nhân sự sẽ hoàn tất yêu cầu tuyển dụng và cấp số hiệu yêu cầu tuyển dụng.
Thu thập thêm thông tin từ phòng ban YCTD: Phòng nhân sự thông báo sự chấp thuận và các bước tiếp theo cho người quản lý yêu cầu và các bên liên quan. Nhân sự cũng thiết lập cuộc tiếp nhận công việc với người quản lý tuyển dụng để thu thập thông tin cần thiết cho mô tả công việc và quảng cáo tuyển dụng.
Đăng tin tuyển dụng: Sau khi hoàn tất mô tả công việc và quảng cáo tuyển dụng theo yêu cầu của người quản lý, thông báo tuyển dụng sẽ được đăng nội bộ và bên ngoài. Quá trình tuyển dụng chính thức sẽ bắt đầu từ đây.
Đơn giản hóa quy trình tuyển dụng
Cho dù bạn là nhân sự xử lý toàn bộ quy trình tuyển dụng hay là nhóm tuyển dụng chuyên trách, một quy trình hợp lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả.
Dưới đây là 7 mẹo để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng trong tổ chức của bạn:
Chuẩn hóa mẫu đơn yêu cầu tuyển dụng: Sử dụng mẫu đơn đã được tiêu chuẩn hóa sẽ là điểm khởi đầu tốt.
Đào tạo quản lý về cách tạo yêu cầu tuyển dụng: Đào tạo ngắn gọn về sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, cụ thể và tránh thiên vị.
Làm việc theo mốc thời gian: Tạo mốc thời gian rõ ràng cho từng giai đoạn để tránh chậm trễ.
Thiết lập quy trình phê duyệt đơn giản: Như phê duyệt của HR, trưởng phòng và bộ phận tài chính.
Tập trung hóa tài liệu: Lưu trữ tất cả yêu cầu và tài liệu liên quan ở một vị trí trung tâm.
Duy trì giao tiếp cởi mở: Đảm bảo sự thống nhất về quy trình và kỳ vọng giữa các bên liên quan.
Tinh chỉnh khi cần: Hỏi ý kiến những người liên quan và cải thiện quy trình dựa trên phản hồi.
Yêu cầu tuyển dụng trong iVIEC Talent Management
Tính năng “Yêu cầu tuyển dụng” trong iVIEC Talent Management cho phép các quản lý và bộ phận nhân sự của doanh nghiệp dễ dàng tạo và quản lý các yêu cầu tuyển dụng nhân sự mới.
Thông qua tính năng này, cán bộ tuyển dụng có thể Quản lý và theo dõi các yêu cầu tuyển dụng:
- Xem tổng quan tình hình các yêu cầu tuyển dụng đang diễn ra.
- Theo dõi tiến độ, trạng thái từng yêu cầu tuyển dụng.
- Nhận thông báo, cảnh báo về các yêu cầu tuyển dụng sắp hết hạn.
Từ đó, giúp các doanh nghiệp quản lý tốt hơn nhu cầu nhân sự, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và đánh giá hiệu quả của công tác tuyển dụng.
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp của iVIEC, bạn có thể đăng ký nhận tài khoản trải nghiệm iVIEC MIỄN PHÍ tại đây.
Tạm kết
Yêu cầu tuyển dụng không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn là nền tảng của một quy trình tuyển dụng thành công. Khi được thực hiện một cách hiệu quả, quy trình yêu cầu tuyển dụng sẽ tạo ra sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, đồng thời đánh dấu sự khởi đầu tốt nhất có thể cho toàn bộ quy trình tuyển dụng của tổ chức.
