Theo khảo sát của Bullhorn, việc sử dụng Applicant Tracking System (ATS) sẽ giúp giảm 75% thời gian làm việc kém hiệu quả của đội ngũ nhân sự, và giúp giảm thời gian tuyển dụng một vị trí đi 15%. Vậy Applicant Tracking System là gì và nó có thể tăng hiệu suất tuyển dụng cho doanh nghiệp bằng cách nào, hãy theo dõi trong bài viết sau.
Trong những năm gần đây, công nghệ đã có những bước tiến vượt bậc và tác động sâu sắc đến mọi lĩnh vực của đời sống, trong đó có ngành nhân sự. Applicant Tracking System (ATS) – Hệ thống quản trị tuyển dụng là một trong những công nghệ tiên tiến đang được ứng dụng rộng rãi trong tuyển dụng, giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất tuyển dụng và tiết kiệm chi phí. Vậy Applicant Tracking System là gì và nó có thể tăng hiệu suất tuyển dụng cho doanh nghiệp bằng cách nào, hãy theo dõi trong bài viết sau.
Applicant Tracking System (ATS) là gì?
ATS (Hệ thống Quản trị Tuyển dụng – Applicant tracking system) được hiểu là một dạng phần mềm ứng dụng công nghệ để tự động hóa các nghiệp vụ tuyển dụng.
Những năm trước, ATS được xây dựng với mục tiêu giúp giải quyết các nghiệp vụ liên quan đến giấy tờ của hoạt động tuyển dụng. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là Trí tuệ nhân tạo (AI), Dữ liệu lớn (Big Data) hay Tự động hóa (Automation), ATS dần hoàn thiện hơn và có thể bao trọn phần lớn những nghiệp vụ của tuyển dụng từ thu thập hồ sơ ứng viên, sàng lọc, xếp hạng, giao tiếp với ứng viên, tới báo cáo hiệu quả và đưa ra các phân tích, dự báo tuyển dụng.
Theo đó, ATS hiện tại có thể giúp bộ phận nhân sự / tuyển dụng tự động hoá các công việc như:
- Thu thập và quản lý hồ sơ ứng viên
- Lọc hồ sơ ứng viên
- Sắp xếp lịch phỏng vấn
- Theo dõi quá trình tuyển dụng
- Đánh giá ứng viên
- Gửi thư mời nhận việc
Applicant Tracking System có nhiều nét tương tự với CRM (Hệ thống quản lí quan hệ khách hàng). Cả hai hệ thống đều sử dụng công nghệ để tự động hóa các công việc thủ công, từ đó tối ưu thời gian và công sức cho người dùng. Tuy nhiên, ATS chỉ tập trung vào lĩnh vực tuyển dụng-nhân sự, còn CRM phục vụ cho công việc kinh doanh-marketing.
Các lợi ích sử dụng Applicant Tracking System (ATS)
Một khảo sát của Bullhorn về xu hướng tuyển dụng và sử dụng nhân sự cho thấy:
- 87% doanh nghiệp quyết định đầu tư cho ATS đều dự kiến sẽ có tăng trưởng về lợi nhuận trong năm tiếp theo.
- 94% chuyên viên tuyển dụng công nhận rằng ATS đã tác động tích cực tới công việc của họ.
- ATS giúp giảm 75% thời gian dư thừa, tăng 70% tốc độ làm báo cáo và giảm 15% thời gian tuyển dụng.
Dưới đây là 9 lợi ích của hệ thống ATS mà có thể bạn đang tìm kiếm ngay lúc này:
Applicant Tracking System tích hợp đa kênh tuyển dụng
Hệ thống ATS cho phép người dùng tạo nhiều chiến dịch, đăng tuyển nhiều kênh và thu thập các nguồn hồ sơ về cùng một nơi. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng có thể tiếp cận số lượng lớn ứng viên, thu hút và lưu trữ hồ sơ một cách tập trung.
Bên cạnh đó, với việc tích hợp nhiều jobsite, lúc này nhà tuyển dụng không phải truy cập vào từng jobsite để tìm ứng viên và điều chỉnh JD khi cần. ATS cũng tích hợp các trang tin việc làm, tự động ghi nhận các thông tin về ứng viên, các trao đổi với ứng viên cũng như tiến trình làm việc với ứng viên lên hệ thống.
Sàng lọc hồ sơ và đề xuất ứng viên phù hợp
Bằng việc ứng dụng sâu Trí tuệ nhân tạo (AI), Applicant Tracking System cho phép đề xuất ứng viên phù hợp với JD thông qua việc phân tích CV, hồ sơ ứng tuyển. Điều này giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm và sàng lọc nhưng vẫn có được kết quả gợi ý tốt nhất, khách quan nhất.
Quản lý hồ sơ ứng viên theo từng giai đoạn một cách tự động
Tính năng thu thập và quản lý dữ liệu tự động của ATS bên cạnh việc hỗ trợ nhà tuyển dụng tạo nguồn bền vững, còn giúp nắm rõ tình trạng ứng viên trong từng giai đoạn tuyển dụng, từ đó đưa ra những phương án tiếp theo.
Đồng thời, ATS giúp người làm tuyển dụng nắm được tỷ lệ chuyển đổi ứng viên qua từng giai đoạn theo từng vòng Tuyển dụng. Bằng cách này, bạn sẽ biết giai đoạn nào trong phễu đang gặp vấn đề và có thể nhanh chóng đưa ra giải pháp khắc phục để tuyển dụng hiệu quả hơn.
Tuân thủ quy định về bảo mật dữ liệu
Các hệ thống Applicant Tracking System có thể lưu trữ một lượng lớn thông tin cá nhân của ứng viên, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin học vấn, kinh nghiệm làm việc, v.v. Do đó, hệ thống ATS khi xây dựng luôn đặt yêu cầu về việc tuân thủ quy định về bảo mật dữ liệu để tránh những pháp lý sau này.
Vậy nên các doanh nghiệp khi sử dụng ATS có thể yên tâm về dữ liệu cũng như tính bảo mật thông tin đội ngũ của mình.
Cung cấp công cụ xây dựng chuyên trang tuyển dụng chuyên nghiệp
Chuyên trang tuyển dụng là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong chiến lược xây dựng thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp. Một website được xây dựng và triển khai đúng cách không những giúp cung cấp thông tin đúng cho ứng viên tại thời điểm tuyển dụng mà còn thu hút nguồn cho những vị trí khác. Bên cạnh đó, còn hỗ trợ cho hoạt động xây dựng thương hiệu tuyển dụng trong tương lai.
Với Applicant Tracking System, nhà tuyển dụng chỉ mất từ 15-30 phút để có thể xây dựng được website tuyển dụng của công ty dựa trên rất nhiều mẫu website có sẵn của hệ thống, giúp ứng viên thấy được những điều tuyệt vời nhất từ công ty của mình.
Cộng tác tuyển dụng
Với hệ thống phân quyền, ATS cho phép đội ngũ tuyển dụng có thể cộng tác với nhau một cách liền mạch, minh bạch.
Những cá nhân liên quan trong nhóm tuyển dụng đều có thể truy cập vào toàn bộ thông tin và tham gia vào quá trình tuyển dụng. Nhiều cá nhân tham gia có thể đóng góp nhiều ý kiến cho quá trình tuyển chọn, đánh giá ứng viên, tránh các quyết định chủ quan, cảm tính. Hơn nữa, khi có bất kỳ một thay đổi nào về nhân sự tham gia, quy trình tuyển dụng cũng sẽ không bị gián đoạn khi toàn bộ thông tin đều được lưu trữ và sẵn.
ATS cũng cho phép tự động gửi thông báo tới ứng viên và các thành viên của hội đồng phỏng vấn để hai bên có thể cập nhật nhanh chóng những nhiệm vụ cần làm tiếp theo.
Đo lường và báo cáo
Không chỉ giúp tối ưu các nghiệp vụ tuyển dụng thủ công, Applicant Tracking System còn có thể đưa ra những thống kê, đo lường và báo cáo theo thời gian thực tuỳ theo mức độ quan tâm của nhà tuyển dụng.
Lợi thế của ATS là việc dữ liệu được sắp xếp, xử lý và lưu trữ một cách khoa học nên việc tạo báo cáo tuyển dụng sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Sau mỗi hoạt động tuyển dụng cho một vị trí, hệ thống ATS sẽ báo cáo các chỉ số quan trọng về hiệu quả tuyển dụng như số lượng hồ sơ gửi về, số người đi phỏng vấn, số lượng tuyển thành công, số lượng từ chối…
Những dữ liệu được cập nhật real-time sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn toàn diện, bao quát về hoạt động tuyển dụng. Từ đó doanh nghiệp sẽ nhanh chóng phát hiện các vấn đề hiện tại và đưa ra những điều chỉnh kịp thời, đồng thời lên kế hoạch để đảm bảo nguồn lực hợp lý, giúp duy trì tính hiệu quả của đội ngũ.
Giảm chi phí tuyển dụng
Với những lợi ích kể trên, đội ngũ tuyển dụng của bạn sẽ có thêm thời gian để “chăm sóc” ứng viên cũng như tập trung vào những công việc mang lại hiệu quả cao. Từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đáng kể so với hoạt động tuyển dụng truyền thống.
Làm sao để xác định được Doanh nghiệp phù hợp với
Applicant Tracking System?
Sau khi biết được những lợi ích của Applicant Tracking System, việc tiếp theo là bạn cần xác định nhu cầu của đội ngũ tuyển dụng, từ đó lên checklist để lựa chọn phần mềm tuyển dụng chính xác hơn. Bạn có thể tham khảo bộ ~50 câu hỏi iVIEC gợi ý để đặt ra cho nhà cung cấp phần mềm tuyển dụng, sau đó dựa trên câu trả lời cũng như nhu cầu để đưa ra quyết định cuối cùng.
Tham khảo: Applicant Tracking System (ATS): 50+ câu hỏi dành cho đối tác trước khi “xuống tiền”
Tạm kết
Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ cùng những thay đổi trong mối quan hệ giữa nhà tuyển dụng-ứng viên, việc ứng dụng hệ thống ATS là điều mà doanh nghiệp nào cũng cần lưu tâm. Doanh nghiệp nào ứng dụng càng sớm sẽ có lợi thế trên cuộc đua thu hút nhân tài.
Song song với điều đó, việc đầu tư vào ATS đòi hỏi sự nghiên cứu kỹ lưỡng và thấu hiểu sâu sắc mô hình, nội bộ và chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai. Nếu bạn có bất kì thắc mắc gì trong quá trình tìm hiểu về các phần mềm tuyển dụng / ATS, iVIEC luôn sẵn sàng giải đáp.
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp của iVIEC, hãy đăng ký để nhận tư vấn và hỗ trợ demo trải nghiệm: TẠI ĐÂY.