Trong tuyển dụng, việc đo lường & phân tích dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà tuyển dụng theo dõi quy trình một cách hiệu quả và chi tiết hơn. Điều này cho phép nhà tuyển dụng xác định các chiến lược thích hợp để cải thiện hiệu suất hoạt động và giữ chân nhân tài trong doanh nghiệp. Để đảm bảo việc sử dụng dữ liệu tuyển dụng một cách hiệu quả, nhân viên nhân sự cần hiểu rõ thuật ngữ quan trọng “Thời gian tuyển dụng” (Time to hire).
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết hơn về thuật ngữ này và cách áp dụng nó để tối ưu hiệu suất trong công việc.
“Time to hire” là gì?
“Time to hire” (Thời gian tuyển dụng) là một chỉ số quan trọng trong lĩnh vực tuyển dụng, đo lường thời gian trung bình cần thiết để tuyển dụng một ứng viên.
Cụ thể, “Time to hire” là khoảng thời gian mà một công ty mất để hoàn tất quá trình tuyển dụng một ứng viên, từ khi bắt đầu quá trình tuyển dụng cho đến khi ứng viên được chấp nhận và nhận lời mời làm việc.
Bên cạnh thuật ngữ “Time to hire”, chúng ta có thêm “Time to Fill” (Thời gian điền vào vị trí). Đây là khoảng thời gian mà một công ty mất để điền vào một vị trí công việc trống từ khi vị trí đó được công bố cho đến khi ứng viên mới tham gia làm việc. Thời gian này được tính từ khi vị trí trở nên trống cho đến khi ứng viên cuối cùng được chấp nhận và bắt đầu làm việc.
Phân biệt “Time to hire” và “Time to fill”
| Tiêu chí | “Time to hire” | “Time to fill” |
| Mốc thời gian | Bắt đầu từ khi đăng tin tuyển dụng | Bắt đầu từ khi vị trí trở nên trống (không có người đảm nhiệm) |
| Phạm vi đo lường | Đo lường quy trình tuyển dụng, từ khi thu hút ứng viên đến khi tuyển dụng thành công | Bao gồm cả quy trình tuyển dụng và thời gian cần thiết để hoàn tất thủ tục tuyển dụng, onboarding và đào tạo ban đầu cho nhân viên mới |
| Yếu tố ảnh hưởng | Hiệu quả của quy trình tuyển dụng, chất lượng ứng viên, tốc độ ra quyết định của nhà tuyển dụng, v.v | Tất cả các yếu tố kể trên, cộng thêm thời gian cần thiết để hoàn tất thủ tục tuyển dụng, onboarding và đào tạo ban đầu cho nhân viên mới |
Công thức tính “Time to hire”
Thường doanh nghiệp sẽ đo lường chỉ số “Time to hire” theo công thức sau:
Tuỳ vào thời điểm mà cán bộ tuyển dụng có thể thay thế “Ngày ứng viên nhận thư mời làm việc” bằng “Ngày ứng viên đi làm” hay có thể thay thế “Ngày bắt đầu đăng tuyển” bằng “Ngày nhận được yêu cầu tuyển dụng”.
Ví dụ: Một công ty đăng tin tuyển dụng vị trí kỹ sư phần mềm lên các job sites là 07/05/2024 và ngày chúng ta có ứng viên nhận Offer là 27/05/2024. Time to hire” của vị trí này là 20 ngày.
Những yếu tố ảnh hưởng đến “Time to hire”
Quy trình tuyển dụng: Quy trình tuyển dụng càng nhiều bước, phỏng vấn nhiều vòng, đánh giá nhiều tiêu chí thì thời gian tuyển dụng càng lâu. Bên cạnh đó, quy trình chưa tối ưu, thiếu linh hoạt sẽ kéo dài thời gian và giảm trải nghiệm ứng viên.
Lời khuyên: Sử dụng công nghệ như ATS (Hệ thống quản lý ứng viên) giúp tự động hóa nhiều quy trình tuyển dụng như đăng tin tuyển dụng, thu nhận hồ sơ ứng tuyển, phân loại ứng viên, v.v., giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả tuyển dụng.
Năng lực của đội ngũ tuyển dụng (Recruiters): Mức độ am hiểu quy trình, nhu cầu tuyển dụng, cách thu hút ứng viên và đánh giá ứng viên sẽ tỷ lệ thuận với hiệu quả tuyển dụng.
Lời khuyên: Nâng cao kỹ năng và kiến thức cho đội ngũ tuyển dụng thông qua hoạt động đào tạo cho Recruiters về kỹ năng thu hút ứng viên, đánh giá hồ sơ, phỏng vấn, đàm phán,…Bên cạnh đó cập nhật kiến thức về thị trường lao động, xu hướng tuyển dụng để Recruiters có thể tìm kiếm và đánh giá ứng viên hiệu quả hơn.
Cạnh tranh trong việc thu hút ứng viên: Mức độ cạnh tranh trong việc thu hút ứng viên cũng ảnh hưởng đến thời gian tuyển dụng. Nếu có nhiều công ty khác cùng tìm kiếm và thu hút ứng viên chất lượng, quá trình tìm kiếm, lựa chọn và chốt việc có thể mất thời gian.
Lời khuyên: Ngoài chế độ, doanh nghiệp cần tập trung xây dựng thương hiệu tuyển dụng mạnh mẽ để thu hút ứng viên.
Quyền hạn và nguồn lực: Hạn chế về quyền hạn và nguồn lực cũng có thể làm tăng thời gian tuyển dụng. Khi không có đủ nhân lực, công cụ và nguồn lực tài chính để thực hiện quy trình tuyển dụng một cách hiệu quả, thời gian tuyển dụng sẽ bị ảnh hưởng.
Lời khuyên: Người quản lý cần trao đổi với các trưởng bộ phận để có kế hoạch tuyển dụng từ đầu năm, sau đó có sự chuẩn bị về nguồn lực (ngân sách, nhân lực) cho đội ngũ của mình.
Quyết định tuyển dụng: Quá trình đưa ra quyết định tuyển dụng cũng có thể làm kéo dài thời gian tuyển dụng. Sự phối hợp và phê duyệt từ nhiều bên liên quan, như các bộ phận quản lý và nhân sự, có thể ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng và làm tăng thời gian tuyển dụng.
Lời khuyên: Hiring Managers cần có khả năng ra quyết định nhanh chóng và dứt khoát để tránh kéo dài thời gian tuyển dụng. Trong một số trường hợp Hiring Managers cần phân tích cùng trưởng bộ phận liên phòng ban để không bỏ lỡ ứng viên phù hợp.
Một số bí quyết cải thiện “Time to hire”
Ngoài việc phân tích kỹ lưỡng các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến Time to hire như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp có thể áp dụng thêm một số bí quyết hữu ích sau đây để tối ưu hóa hiệu quả tuyển dụng:
Viết mô tả công việc rõ ràng và thu hút:
- Mô tả công việc rõ ràng, súc tích, đầy đủ thông tin, nêu bật yêu cầu thực sự của vị trí sẽ giúp thu hút ứng viên phù hợp, loại bỏ ứng viên không đáp ứng tiêu chí, từ đó tiết kiệm thời gian sàng lọc hồ sơ.
- Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, hấp dẫn, thể hiện văn hóa doanh nghiệp để thu hút ứng viên tiềm năng.
Xây dựng database ứng viên tiềm năng:
- Thu thập hồ sơ ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau như website tuyển dụng, hội chợ việc làm, mạng xã hội,…
- Phân loại ứng viên theo kỹ năng, kinh nghiệm, ngành nghề,… để dễ dàng tìm kiếm ứng viên phù hợp khi có nhu cầu tuyển dụng.
- Duy trì liên lạc với ứng viên tiềm năng, cập nhật thông tin về nhu cầu tuyển dụng để có thể giới thiệu vị trí phù hợp khi có cơ hội.
Hành động nhanh chóng với ứng viên tiềm năng:
- Nếu nhận thấy ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng, hãy liên hệ và tiến hành phỏng vấn sớm nhất có thể.
- Thúc đẩy các bên liên quan trong quy trình tuyển dụng nhanh chóng xử lý hồ sơ để tránh mất thời gian và cơ hội thu hút ứng viên.
- Thể hiện sự quan tâm, chuyên nghiệp với ứng viên để tạo ấn tượng tốt và thu hút họ gia nhập công ty.
Đo lường và theo dõi hiệu quả tuyển dụng thường xuyên:
- Theo dõi Time to hire cho từng vị trí tuyển dụng, từng bộ phận và toàn công ty.
- Phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân dẫn đến Time to hire cao, từ đó đưa ra giải pháp cải thiện phù hợp.
- Sử dụng các công cụ đo lường hiệu quả tuyển dụng như ATS, HRIS,… để hỗ trợ việc theo dõi và phân tích dữ liệu.
Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan:
- Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận tuyển dụng, bộ phận nhân sự và các bộ phận khác liên quan trong quy trình tuyển dụng.
- Giao tiếp thông tin rõ ràng, kịp thời để tránh delays và sự cố trong quá trình tuyển dụng.
Tạo dựng môi trường làm việc tốt và chính sách đãi ngộ hấp dẫn:
- Môi trường làm việc tốt, văn hóa doanh nghiệp cởi mở, chuyên nghiệp sẽ thu hút và giữ chân nhân tài, từ đó giảm thiểu nhu cầu tuyển dụng thường xuyên.
- Chính sách đãi ngộ cạnh tranh, chế độ phúc lợi tốt sẽ giúp doanh nghiệp thu hút ứng viên tiềm năng và giữ chân nhân tài hiệu quả.
Tạm kết
“Time to hire” là một chỉ số quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp. Việc tối ưu hóa Time to hire giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian tuyển dụng, thu hút nhân tài và nâng cao năng lực cạnh tranh. Doanh nghiệp cần đánh giá và cải thiện các yếu tố ảnh hưởng đến Time to hire để đạt được hiệu quả tuyển dụng tốt nhất.
Ngoài “Time to hire” và “Time to fill”, còn rất nhiều thuật ngữ quan trọng khác mà người làm HR cần phải biết và nắm rõ để tối ưu hóa hiệu quả tuyển dụng. iVIEC sẽ tiếp tục chia sẻ thêm về những chủ đề này trong tương lai. Để lại thông tin liên hệ để chúng tôi kịp thời gửi đến bạn khi có nội dung mới phát hành.
