Thuyết phục nhân viên sử dụng công nghệ mới: Chìa khóa cho chuyển đổi số hoạt động tuyển dụng thành công

Việc cán bộ tuyển dụng e ngại áp dụng công nghệ mới là rào cản phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải trong quá trình chuyển đổi số hoạt động tuyển dụng. Để thuyết phục nhân viên sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện chiến lược bài bản, kết hợp nhiều giải pháp phù hợp. Cùng iVIEC tìm hiểu các giải pháp giúp nhân viên ứng dụng tốt chuyển đổi công nghệ.

“Em thấy dùng excel tổng hợp thông tin ứng viên vẫn ổn”, “hệ thống này quá phức tạp”, “em bận lắm, không có thời gian để tìm hiểu nó”, “em không quen với model tuyển dụng này”,… vô số lý do được nhân viên đưa ra để từ chối việc sử dụng giải pháp công nghệ tuyển dụng mới. “Làm sao để thuyết phục nhân viên sử dụng công nghệ?” trở thành thách thức lớn nhất của doanh nghiệp khi muốn áp dụng chuyển đổi số hoạt động tuyển dụng.

Trong chia sẻ dưới đây, iVIEC sẽ đưa ra một số gợi ý giúp người quản lý “thuyết phục” nhân viên của họ sẵn sàng và chủ động hơn trong “cuộc chiến đổi mới” của doanh nghiệp.

Phân loại thái độ tiếp nhận công nghệ mới của cán bộ tuyển dụng

Việc triển khai một phần mềm không chỉ đơn giản là một quy trình trong một hay hai ngày. Nó đòi hỏi thời gian để nhóm nhân viên làm quen với thay đổi và để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả thực sự của phần mềm. Do đó, từ những năm 1960s, nhà xã hội học nổi tiếng Everett Rogers đã nghiên cứu và phân loại các thái độ khác nhau của con người đối với việc sử dụng công nghệ. Ông đã mô hình hóa kết quả nghiên cứu đó dưới dạng đường hình chuông để giải thích quá trình chấp nhận công nghệ.

Dựa trên mô hình này, nhân viên của bạn có thể được phân vào một trong năm nhóm sau:

Người đổi mới (Innovators): Đây là những người luôn đón đầu và đam mê các đổi mới công nghệ. Họ không cần nhiều thuyết phục để sử dụng công nghệ mới vì họ thực sự yêu thích nó. Innovators sẵn lòng thử nghiệm và trải nghiệm các công nghệ mới càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, tỷ lệ Innovators trong tổng số nhân viên thường rất nhỏ (khoảng 2,5%).

Người áp dụng sớm (Early adopters): Nhóm này cũng sẵn lòng thử nghiệm phần mềm mới sớm hơn đa số nhân viên khác. Early adopters nhận thức được những lợi ích mà công nghệ mới có thể mang lại và có thể trở thành những người tiên phong trong việc lan truyền công nghệ đến các bộ phận khác trong tổ chức.

Phần đông áp dụng sớm (Early majority): Đây là nhóm chiếm đa số trong tổng số nhân viên. Early majority tiếp cận công nghệ mới một cách thận trọng và thực tế. Họ thường chờ đợi nhận xét và phản hồi từ những người sử dụng sớm trước khi quyết định áp dụng công nghệ mới.

Phần đông áp dụng muộn (Late majority): Nhóm này chỉ sử dụng công nghệ mới khi đa số người khác đã chấp nhận nó. Late majority thường chờ đến khi công cụ cũ không còn hiệu quả hoặc không còn hỗ trợ, và chỉ khi đó, họ sẽ chuyển sang công nghệ mới.

Người chậm chạp (Laggards): Nhóm này có xu hướng kháng cự việc sử dụng công nghệ mới và thường ưa thích công cụ và phần mềm quen thuộc. Để thúc đẩy nhóm nhân viên này sử dụng công nghệ mới, có thể cần loại bỏ các tùy chọn cũ và đưa ra yêu cầu sử dụng công nghệ mới.

Bằng cách hiểu và áp dụng phân loại này vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể có cái nhìn sâu hơn về chiến lược và kế hoạch triển khai công nghệ mới. Bạn nên tiếp cận từng nhóm nhân viên tuyển dụng như thế nào? Thông điệp bạn truyền đạt với từng nhóm là gì? Có phải lúc nào cũng nên đưa ra những thông tin về các công nghệ đột phá? Động lực sử dụng công nghệ khác nhau của từng nhóm nhân viên là gì? Ai sẽ giúp bạn trong quá trình triển khai, và ai có thể tạo ra trở ngại?

Những lưu ý quan trọng khi thuyết phục đội ngũ tuyển dụng thay đổi cách sử dụng công nghệ

Lựa chọn người chịu trách nhiệm triển khai giải pháp công nghệ tuyển dụng mới

Đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ lẻ, việc áp dụng công nghệ mới thường diễn ra đơn giản hơn do cấu trúc tổ chức phẳng, ít nhân viên và quy trình ra quyết định nhanh gọn. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể trực tiếp tham gia vào quá trình triển khai, hoặc giao phó cho một cá nhân có năng lực và am hiểu về công nghệ.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp và tập đoàn vừa và lớn, việc triển khai công nghệ mới phức tạp hơn nhiều. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng người chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn trong quá trình triển khai, bao gồm:

Lãnh đạo: Lãnh đạo doanh nghiệp cần thể hiện cam kết và tầm nhìn chiến lược cho việc áp dụng công nghệ mới. Họ cần truyền đạt tầm quan trọng của việc thay đổi cho toàn thể nhân viên và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình triển khai.

Ban chỉ đạo: Ban chỉ đạo chịu trách nhiệm tổng thể cho dự án triển khai công nghệ mới. Ban chỉ đạo cần bao gồm các thành viên từ các phòng ban liên quan, đảm bảo có đầy đủ chuyên môn và kinh nghiệm cần thiết.

Trưởng nhóm dự án: Trưởng nhóm dự án chịu trách nhiệm quản lý và điều phối các hoạt động triển khai công nghệ mới. Họ cần có kỹ năng quản lý dự án, khả năng giao tiếp và giải quyết vấn đề hiệu quả.

Đội ngũ triển khai: Đội ngũ triển khai bao gồm các chuyên gia kỹ thuật, phụ trách cài đặt, cấu hình và vận hành hệ thống công nghệ mới.

Đội ngũ đào tạo: Đội ngũ đào tạo chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên sử dụng hệ thống công nghệ mới. Họ cần có khả năng truyền đạt kiến thức và kỹ năng một cách hiệu quả.

Nhân viên: Toàn thể nhân viên cần tham gia vào quá trình triển khai công nghệ mới và sẵn sàng thay đổi thói quen làm việc.

Việc lựa chọn người chịu trách nhiệm phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của dự án triển khai công nghệ mới.

Lựa chọn công nghệ phù hợp với nhu cầu tuyển dụng

Công nghệ chỉ thực sự tốt khi nó thực sự đáp ứng được những yêu cầu mà doanh nghiệp đang cần.

Đánh giá nhu cầu: Xác định rõ ràng mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua việc sử dụng công nghệ tuyển dụng. Ví dụ: nâng cao độ chính xác của việc đánh giá ứng viên, rút ngắn thời gian tuyển dụng, giảm thiểu chi phí tuyển dụng,…Việc này có thể thực hiện bằng cách tiến hành cuộc họp với các bộ phận và nhân viên liên quan, lắng nghe ý kiến và ghi nhận các yêu cầu cần thiết.

Nghiên cứu các giải pháp có sẵn: Sau khi xác định nhu cầu, nhà quản lý nên tìm hiểu các giải pháp công nghệ có sẵn trên thị trường mà có thể giải quyết các vấn đề và đáp ứng các yêu cầu đã xác định. Có thể tìm hiểu thông qua việc tham khảo các công ty cung cấp giải pháp, tài liệu tham khảo, hoặc tìm hiểu từ các công ty đã triển khai thành công các giải pháp tương tự.

Đánh giá và so sánh giữa các giải pháp: Nhà quản lý nên tiến hành đánh giá và so sánh giữa các giải pháp công nghệ khác nhau dựa trên các yêu cầu và tiêu chí đã xác định. Các tiêu chí đánh giá có thể bao gồm tính năng, khả năng mở rộng, tính linh hoạt, hiệu suất, chi phí và hỗ trợ kỹ thuật.

Đọc thêm: Applicant Tracking System (ATS): 50+ câu hỏi dành cho đối tác trước khi “xuống tiền”

Tiến hành dùng thử nghiệm và đánh giá

Trước khi triển khai giải pháp mới cho toàn bộ hoạt động tuyển dụng, nên tiến hành thử nghiệm và đánh giá giải pháp trong một phạm vi nhỏ, ví dụ như một phòng ban hoặc một nhóm nhân viên. Điều này giúp xác định hiệu quả và khả năng thích nghi của công nghệ trong môi trường thực tế của doanh nghiệp.

Đưa phần mềm vào thực thi

Nhân viên sẽ cần rất nhiều thời gian để luyện tập và thích ứng với hệ thống tuyển dụng mới. Công ty cũng cần có kế hoạch phân bổ nguồn lực hợp lý và chuẩn bị các tài liệu cho việc đào tạo diễn ra nhanh chóng và đạt kết quả.

Theo nghiên cứu của nhà tâm thần học Elisabeth Kubler-Ross, những thay đổi trong doanh nghiệp cũng để lại những biến chuyển trong tâm lý và cảm xúc của mỗi nhân viên. Dựa vào biểu đồ (Change Curve) được bà khái quát lại, 4 giai đoạn tâm lý tương đương 4 chiến lược mà doanh nghiệp cần vạch ra để áp dụng:

Giai đoạn Sự chấp nhận: Đầu tiên, nhân viên sẽ trải qua giai đoạn sự chấp nhận khi họ nhận ra rằng sự thay đổi là không thể tránh khỏi. Trong giai đoạn này, công ty cần thông qua việc giao tiếp mở và minh bạch để giải thích lý do và lợi ích của hệ thống mới. Cung cấp thông tin chi tiết và tạo điều kiện cho nhân viên đặt câu hỏi và thảo luận để giúp họ hiểu rõ hơn về quá trình thay đổi.

Giai đoạn Sự phản kháng: Sau đó, nhân viên có thể trải qua giai đoạn sự phản kháng khi họ cảm thấy bất mãn và không hài lòng với sự thay đổi. Để đối phó với giai đoạn này, công ty cần lắng nghe và tạo ra không gian cho nhân viên để thể hiện sự lo lắng, sự phản đối và những khó khăn mà họ đang gặp phải. Cung cấp sự hỗ trợ và động viên, và giải đáp các câu hỏi và mối quan ngại một cách công bằng và trung thực.

Giai đoạn Sự thích ứng: Khi nhân viên vượt qua giai đoạn phản kháng, họ tiếp tục vào giai đoạn sự thích ứng. Trong giai đoạn này, công ty nên tập trung vào việc đào tạo và hỗ trợ nhân viên để họ có thể nắm bắt và sử dụng hệ thống mới một cách hiệu quả. Đồng thời, công ty cần tạo ra môi trường ủng hộ và khuyến khích sự hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các nhân viên.

Giai đoạn Sự chấp nhận và tiếp thu: Cuối cùng, khi nhân viên đã thích ứng với hệ thống mới, họ đi vào giai đoạn sự chấp nhận và tiếp thu. Trong giai đoạn này, công ty nên tiếp tục cung cấp hỗ trợ và đánh giá để đảm bảo rằng nhân viên đạt được mức độ hiệu quả tối đa từ hệ thống mới. Công ty cũng nên tạo cơ hội để nhân viên đóng góp ý kiến và phản hồi về cải tiến và tối ưu hóa hệ thống.

Qua cả 4 giai đoạn của Change Curve, công ty cần phát triển các chiến lược phù hợp để đối phó với tâm lý và cảm xúc của nhân viên. Điều quan trọng là tạo ra một môi trường hỗ trợ, giao tiếp mở và đào tạo để giúp nhân viên vượt qua các khó khăn và thích ứng với hệ thống mới một cách hiệu quả.

Hỗ trợ nhân viên làm việc với công nghệ trong tuyển dụng

Hỗ trợ nhân viên trong việc áp dụng phần mềm tuyển dụng mới là rất quan trọng để đảm bảo rằng họ có thể sử dụng công nghệ một cách hiệu quả và cảm nhận được lợi ích thực sự của nó.

Một cách để hỗ trợ nhân viên là thiết lập một đội ngũ đào tạo nội bộ. Đội ngũ này có thể bao gồm các chuyên gia hoặc nhân viên có kỹ năng và hiểu biết sâu về phần mềm tuyển dụng. Họ sẽ đảm nhận nhiệm vụ đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm, các tính năng và quy trình liên quan. Họ cũng có thể cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn trong quá trình sử dụng.

Ngoài ra, công ty cũng có thể xây dựng các tài liệu hướng dẫn, video hướng dẫn hoặc tài liệu học trực tuyến để hỗ trợ nhân viên. Những tài liệu này nên được thiết kế một cách rõ ràng, dễ hiểu và tương tác, giúp nhân viên nắm bắt và thực hành các kỹ năng cần thiết.

Đồng thời, công ty nên tạo ra một môi trường hỗ trợ và khuyến khích sự chia sẻ thông tin và kinh nghiệm giữa các nhân viên. Có thể tổ chức các buổi họp nhóm, phiên thảo luận hoặc diễn đàn nội bộ để nhân viên có thể trao đổi, hỏi đáp và học hỏi từ nhau.

Điều quan trọng là công ty không chỉ đặt trách nhiệm triển khai phần mềm vào nhà cung cấp. Cả hai bên, doanh nghiệp và nhà cung cấp, đều có trách nhiệm chia sẻ trách nhiệm và hỗ trợ nhau trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm tuyển dụng mới.

Tiến hành đo lường

Đo lường và điều chỉnh là quá trình quan trọng để đảm bảo hiệu quả của việc áp dụng công nghệ mới trong tuyển dụng. Dưới đây là một số khía cạnh cần xem xét trong quá trình này:

Đo lường hiệu quả: Đặt ra mục tiêu cụ thể và các chỉ số đo lường để đánh giá hiệu quả của việc áp dụng công nghệ mới. Các chỉ số này có thể bao gồm thời gian tiết kiệm, tăng cường năng suất, sự cải thiện trong quy trình tuyển dụng, hoặc sự hài lòng của khách hàng và nhân viên. Đo lường hiệu quả giúp bạn đánh giá xem liệu công nghệ mới có đáng đầu tư hay không và có cần điều chỉnh hay không.

Đặt thời gian chạy thử và vận hành thử hợp lý: Đảm bảo rằng giai đoạn chạy thử và vận hành thử hệ thống được thực hiện đầy đủ và đủ thời gian. Quá trình này cần kiểm tra tính ổn định của hệ thống, xử lý các vấn đề xuất hiện và đảm bảo tính phù hợp của phần mềm với quy trình và người dùng trong doanh nghiệp.

Điều chỉnh và hỗ trợ nhân viên: Theo dõi và đánh giá mức độ thành thạo của nhân viên với công nghệ mới. Đồng thời, cung cấp hỗ trợ và đào tạo cho những người gặp khó khăn và có nhu cầu hỗ trợ đặc biệt. Hãy lắng nghe phản hồi từ nhân viên và sẵn lòng điều chỉnh hoặc cung cấp thêm đào tạo để giúp họ thích nghi và sử dụng công nghệ một cách hiệu quả.

Yêu cầu phản hồi liên tục: Không dừng lại sau giai đoạn thử nghiệm, tiếp tục yêu cầu phản hồi từ nhân viên trong quá trình tiếp cận và sử dụng phần mềm. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về những khó khăn và thách thức mà nhân viên đang gặp phải, từ đó tạo ra những điều chỉnh và cải tiến liên tục để tối ưu hóa việc sử dụng công nghệ.

Quá trình đo lường và điều chỉnh là một chu trình liên tục và quan trọng trong việc ứng dụng giải pháp tuyển dụng mới. Nó giúp đảm bảo rằng công nghệ được sử dụng một cách hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp.

Tạm kết

Việc áp dụng giải pháp tuyển dụng mới đòi hỏi sự nỗ lực và phối hợp của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Bằng cách xây dựng lộ trình chi tiết, áp dụng các chiến lược phù hợp và quan tâm đến những thay đổi tâm lý của cán bộ, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng thành công của dự án và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của hệ thống phần mềm mới.

Được phát triển bởi tập đoàn FPT, iVIEC for Business (iVIEC) là nền tảng ứng dụng công nghệ và Trí tuệ nhân tạo hàng đầu trong lĩnh vực tuyển dụng. Chúng tôi luôn đồng hành và giúp Doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng.

Bằng cách kế thừa tư duy tuyển dụng cùng các công nghệ mới nhất: big data, AI, tương tác, tự động hóa và nền tảng mở, iVIEC for Business thay đổi cách làm tuyển dụng truyền thống thông qua 3 hướng tiếp cận chính: