Trong vai trò quan trọng của mình, phòng hành chính nhân sự phải chuẩn bị và thực hiện một loạt các công việc cần thiết để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trơn tru và hiệu quả.
Đầu năm 2024, những công việc quan trọng mà hành chính nhân sự cần làm bao gồm xem xét lại kế hoạch nhân sự, đánh giá nhân viên, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến nhân viên, chuẩn bị hồ sơ báo cáo thuế và bảo hiểm, cùng với các công việc khác để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện một cách suôn sẻ.
Danh sách công việc quan trọng cần làm đầu năm 2024 của phòng hành chính nhân sự
Dưới đây là một số công việc cần làm của hành chính nhân sự cần làm đầu năm 2024:
Xem lại kế hoạch nhân sự năm 2023 và lên kế hoạch nhân sự năm 2024
Một trong những công việc quan trọng của hành chính nhân sự đầu năm 2024 là xem xét lại kế hoạch nhân sự năm 2023 và lên kế hoạch nhân sự cho năm 2024. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực chất lượng để đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu kinh doanh trong năm mới.
Để có thể xây dựng một kế hoạch nhân sự hợp lý, phòng hành chính nhân sự phải xem xét các dự án, công việc, và dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai. Đồng thời:
- Đánh giá lại nhu cầu nhân lực của từng bộ phận, phòng ban.
- Xác định nguồn lực nhân lực hiện có của doanh nghiệp.
- Và lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân lực cho năm 2024.
Tiến hành đánh giá nhân viên
Một công việc không thể thiếu của hành chính nhân sự là tiến hành đánh giá nhân viên, đặc biệt là vào cuối năm. Đánh giá nhân viên giúp xác định năng lực và hiệu suất làm việc của từng cá nhân trong doanh nghiệp. Điều này cung cấp thông tin quan trọng để đưa ra quyết định về việc thăng tiến, thưởng hay huấn luyện cho nhân viên. Theo đó, các công việc cần thực hiện trong giai đoạn đầu năm – cuối năm bao gồm:
- Xác định phương pháp đánh giá phù hợp
- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá
- Gửi đến các trưởng bộ phận thông tin đánh giá
- Tổng hợp kết quả đánh giá
- Gặp gỡ nhân viên hoặc trưởng bộ phận để trao đổi kết quả đánh giá
Bằng cách đánh giá nhân viên, hành chính nhân sự có thể đảm bảo rằng công ty sẽ có đủ nhân lực chất lượng và phát triển các chính sách phù hợp để duy trì và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến nhân viên
Các cán bộ hành chính nhân sự cũng phải thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến nhân viên. Điều này bao gồm việc xử lý các hợp đồng lao động, bổ sung thông tin cá nhân của nhân viên, và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lao động. Bạn cần phải đảm bảo rằng các tài liệu và thông tin của nhân viên được cập nhật và bảo mật. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và quyết toán các vấn đề liên quan đến nhân sự.
Các đầu mục thủ tục liên quan đến nhân viên bao gồm:
- Chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
- Chế độ lương, thưởng, phúc lợi
- Chế độ nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản
- Chế độ bồi thường, trợ cấp
- Chế độ kỷ luật, khen thưởng
Chuẩn bị hồ sơ báo cáo thuế, bảo hiểm
Một trong những công việc khác cần làm đầu năm 2024 là chuẩn bị hồ sơ báo cáo thuế và bảo hiểm. Cán bộ hành chính – nhân sự phải thu thập và tổ chức các thông tin liên quan để thực hiện báo cáo thuế và bảo hiểm cho công ty. Điều này đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác trong việc xử lý số liệu, thông tin về thuế và bảo hiểm của từng nhân viên.
Bạn cũng cần đảm bảo rằng hồ sơ báo cáo thuế và bảo hiểm được chuẩn bị đúng thời hạn và tuân thủ các quy định pháp luật là rất quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý và xử lý các vấn đề liên quan đến thuế và bảo hiểm một cách hiệu quả.
Các đầu mục công việc bao gồm:
- Lập báo cáo tháng, quý, năm về tình hình sử dụng lao động, tiền lương, bảo hiểm
- Khai báo thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp
- Nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho cơ quan bảo hiểm
Ngoài ra, phòng hành chính nhân sự cũng cần thực hiện các công việc khác
Ngoài những công việc đã nêu trên, phòng hành chính nhân sự cần thực hiện một số công việc khác như: cập nhật và quản lý thông tin nhân viên, hỗ trợ trong quá trình tuyển dụng và tuyển sinh, tổ chức các buổi huấn luyện và phát triển nhân viên, xây dựng và duy trì các chính sách và quy trình liên quan đến nhân sự, cũng như giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Tất cả những công việc này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì một đội ngũ nhân viên chất lượng và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Các loại báo cáo nào doanh nghiệp cần nộp giai đoạn đầu năm 2024?
Đầu năm 2024, doanh nghiệp cần nộp một số loại báo cáo quan trọng liên quan đến hành chính nhân sự. Các loại báo cáo này bao gồm:
Báo cáo về công tác an toàn, vệ sinh lao động
“Người sử dụng lao động phải báo cáo về công tác an toàn, vệ sinh lao động định kỳ hằng năm với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, Sở Y tế (trực tiếp hoặc bằng fax, bưu điện, thư điện tử) theo mẫu được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này. Báo cáo phải gửi trước ngày 10 tháng 01 của năm sau”. – Căn cứ khoản 2 Điều 10 Thông tư 07/2016/TT-BLĐTBXH quy định thống kê, báo cáo về công tác an toàn, vệ sinh lao động.
Theo đó, doanh nghiệp cần nộp báo cáo về công tác an toàn, vệ sinh lao động định kỳ hằng năm với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, Sở Y tế trước ngày 10/01/2024.
Báo cáo này cung cấp thông tin về việc tuân thủ các quy định về an toàn và vệ sinh lao động trong doanh nghiệp, bao gồm việc kiểm tra, đánh giá rủi ro lao động, hướng dẫn công nhân viên về an toàn và vệ sinh lao động, và các biện pháp phòng ngừa tai nạn lao động.
Báo cáo sử dụng lao động định kỳ
Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP quy định:
“Báo cáo sử dụng lao động
…
2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi”.
…
Báo cáo này cung cấp thông tin về số lượng lao động trong doanh nghiệp, bao gồm số lượng nhân viên, số giờ làm việc, và các thông tin liên quan khác. Báo cáo này giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình sử dụng lao động và có thể điều chỉnh kế hoạch sử dụng lao động một cách hợp lý. Các cán bộ hành chính nhân sự cần thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện trước ngày trước ngày 05/6/2024.
Báo cáo y tế
Báo cáo này cung cấp thông tin về tình hình y tế của nhân viên trong doanh nghiệp, bao gồm thông tin về sức khỏe, kiểm tra y tế, và các biện pháp phòng ngừa bệnh tật. Báo cáo y tế giúp cho doanh nghiệp có kiến thức về tình hình y tế của nhân viên và có thể áp dụng các biện pháp phòng ngừa để duy trì sức khỏe của nhân viên. Theo quy định, cơ sở lao động gửi báo cáo y tế lao động trước ngày 10/01/2024.
Căn cứ Điều 10 Thông tư 19/2016/TT-BYT quy định tuyến cơ sở:
“Tuyến cơ sở
1. Đơn vị và nội dung báo cáo:
a) Cơ sở lao động thực hiện việc báo cáo y tế lao động theo mẫu quy định tại Phụ lục 8 ban hành kèm theo Thông tư này;
b) Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thuộc tuyến huyện và Trạm y tế xã, phường, thị trấn thực hiện việc báo cáo các trường hợp tai nạn lao động được khám và điều trị tại đơn vị theo mẫu quy định tại Nghị định số 39/2016/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật An toàn vệ sinh lao động (sau đây gọi tắt là Nghị định số 39/2016/NĐ-CP).
3. Thời gian gửi báo cáo:
a) Trước ngày 05 tháng 7 hằng năm đối với báo cáo 6 tháng đầu năm
b) Trước ngày 10 tháng 01 năm tiếp theo đối với báo cáo năm”.
Báo cáo tai nạn lao động
Báo cáo này cung cấp thông tin về tai nạn lao động trong doanh nghiệp, bao gồm số lượng tai nạn, nguyên nhân tai nạn, và các biện pháp phòng ngừa tai nạn lao động.
Căn cứ khoản 1 Điều 24 Nghị định 39/2016/NĐ-CP quy định thời điểm, mẫu báo cáo tai nạn lao động:
“Thời điểm, mẫu báo cáo tai nạn lao động
Việc báo cáo tai nạn lao động theo quy định tại Điều 36 Luật An toàn, vệ sinh lao động được thực hiện như sau:
1. Người sử dụng lao động gửi báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, nơi đặt trụ sở chính của người sử dụng lao động; báo cáo gửi trước ngày 05 tháng 7 hằng năm đối với báo cáo 6 tháng đầu năm và trước ngày 10 tháng 01 năm sau đối với báo cáo năm theo mẫu quy định tại Phụ lục XII ban hành kèm theo Nghị định này. Báo cáo gửi bằng một trong các hình thức sau đây: trực tiếp, fax, đường bưu điện, thư điện tử”.
Như vậy, người sử dụng lao động phải gửi báo cáo tình hình tai nạn lao động về Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, nơi đặt trụ sở chính của người sử dụng lao động trước ngày 10/01/2024.
Báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện bảo hiểm thất nghiệp
Báo cáo này cung cấp thông tin về số lượng nhân viên tham gia bảo hiểm thất nghiệp, số tiền đã đóng vào bảo hiểm, và tình hình thanh toán bảo hiểm.
Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 17 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH quy định:
“Báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện bảo hiểm thất nghiệp
2. Báo cáo định kỳ của trung tâm dịch vụ việc làm theo quy định tại Khoản 5 Điều 34 Nghị định số 28/2015/NĐ-CP
b) Định kỳ 06 tháng, trước ngày 15 tháng 7; định kỳ hằng năm trước ngày 15 tháng 01, báo cáo về Sở Lao động- Thương binh và Xã hội và Cục Việc làm (Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội) về tình hình thực hiện chính sách bảo hiểm thất nghiệp trên địa bàn theo Mẫu số 32 ban hành kèm theo Thông tư này.”
Theo đó, trung tâm dịch vụ việc làm thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện bảo hiểm thất nghiệp về Sở Lao động- Thương binh và Xã hội và Cục Việc làm trước ngày 15/01/2024.
Tạm kết
Trên đây là một số công việc quan trọng của hành chính nhân sự cần làm đầu năm 2024 và các loại báo cáo mà doanh nghiệp cần nộp. Lưu ý là các đầu mục trên chỉ mang tính chất tham khảo. Việc thực hiện các công việc này và chuẩn bị các báo cáo cần linh hoạt theo từng lĩnh vực, ngành nghề để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và tuân thủ các quy định pháp luật. Chúc bộ phận hành chính nhân sự hoàn thành tốt công việc!
Thường xuyên truy cập insider.iviec.vn để không bỏ lỡ những thông tin về thị trường, xu hướng nhân sự và các báo cáo chuyên ngành mới nhất.
