Hệ thống Quản Lý Tuyển Dụng (ATS) như iVIEC Talent Management là phần mềm nhân sự giúp thay đổi quy trình tuyển dụng cho các chủ doanh nghiệp, nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng. Phần mềm này hỗ trợ tìm kiếm, theo dõi, tuyển dụng hoặc từ chối ứng viên thông qua quy trình tự động, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
ATS thu thập và lưu trữ hồ sơ ứng viên trong một cơ sở dữ liệu để các chuyên gia tuyển dụng có thể truy cập. Hệ thống này lọc hồ sơ bằng cách sử dụng các từ khóa, sau đó các hồ sơ được chọn sẽ chuyển qua các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng.
Vậy ATS hoạt động như thế nào?
Hệ thống Quản Lý Tuyển Dụng (ATS) được thiết kế để hỗ trợ nhà tuyển dụng quản lý ứng viên từ giai đoạn liên hệ ban đầu đến phỏng vấn cuối cùng và (lý tưởng nhất) là chấp nhận lời mời làm việc. Tùy thuộc vào ứng dụng, ATS cũng có thể hỗ trợ đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, phân tích và đánh giá tiềm năng, phỏng vấn và đưa ra đề nghị.
Bất kỳ phần mềm tuyển dụng nào cũng dựa trên cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin ứng viên. Phần mềm sẽ xử lý thông tin ứng tuyển và hiển thị cho bạn qua giao diện dễ dàng sử dụng, loại bỏ việc sử dụng bảng tính thủ công.
Giá trị của hệ thống quản lý tuyển dụng:
- ATS “theo dõi” ứng viên mới và những người có tiềm năng phù hợp với các vị trí trong tương lai.
- Hệ thống này cũng có thể hỗ trợ tìm kiếm ứng viên bằng cách xếp hạng họ dựa trên điểm số, ví dụ như quét ban đầu để xác định những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc.
- Cho phép tái sử dụng mô tả công việc cho các vị trí khác nhau, giúp giảm thời gian đăng tin tuyển dụng.
- Hệ thống quản lý tuyển dụng có khả năng đăng và quản lý các quảng cáo tuyển dụng trên trang nội bộ và trang tuyển dụng bên ngoài của công ty, cũng như trên các trang việc làm như Indeed, và các mạng xã hội như LinkedIn, Twitter.
- Tích hợp thông tin về ứng viên, bao gồm các cuộc trò chuyện và lịch sử ứng tuyển trước đó, vào một hồ sơ tổng quan duy nhất.
- Hệ thống quản lý tuyển dụng cũng có thể gửi lời nhắc phỏng vấn, tự động phản hồi và thông báo cho ứng viên trong cơ sở dữ liệu về các vị trí công việc mới.
Các tính năng của hệ thống Quản lý tuyển dụng (ATS)
Những tính năng của hệ thống quản lý tuyển dụng – ATS sẽ giúp bạn thành công trong thị trường tuyển dụng cạnh tranh ngày nay.
Sàng lọc hồ sơ ứng tuyển
Khi một công ty đăng tin tuyển dụng, nhiều ứng viên bắt đầu nộp đơn, và dữ liệu thu được rất lớn, được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trung tâm dưới dạng hồ sơ của từng ứng viên. Các hồ sơ này sẽ được phân tích và lọc qua các từ khóa cụ thể yêu cầu cho vị trí công việc. Những từ khóa này có thể bao gồm kỹ năng, chứng chỉ, bằng cấp, kinh nghiệm và các yếu tố khác. Nếu hồ sơ của ứng viên chứa các từ khóa đó, hồ sơ sẽ được chuyển tiếp đến quản lý nhân sự hoặc nhà tuyển dụng. Nhờ vậy, hệ thống quản lý tuyển dụng thu hẹp số lượng hồ sơ ứng tuyển cho doanh nghiệp, tiết kiệm đáng kể thời gian.
Một công cụ phổ biến mà ATS sử dụng là trình phân tích hồ sơ. Công cụ này có thể lấy thông tin từ hồ sơ, trang tuyển dụng, mạng xã hội hoặc website và tự động trích xuất các dữ liệu liên quan. Sau đó, hệ thống sẽ kiểm tra dữ liệu đó để tránh trùng lặp và điền vào các trường thông tin thích hợp trong cơ sở dữ liệu.
Giảm thiểu các thách thức pháp lý
Phần mềm tuyển dụng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến quy trình tuyển dụng. Luật liên quan đến quá trình này có thể phức tạp, nhưng hệ thống quản lý tuyển dụng giúp đơn giản hóa quy trình. Hệ thống cũng tạo báo cáo để bảo vệ công ty khỏi các thách thức pháp lý tiềm ẩn.
Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR) là luật quan trọng của EU về bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư cho tất cả các cá nhân trong Liên minh Châu Âu. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu cá nhân của ứng viên.
Phần mềm tuyển dụng hiệu quả chi phí
Khi hệ thống quản lý tuyển dụng thu hẹp số lượng hồ sơ và cung cấp hỗ trợ pháp lý cơ bản, nó không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tiết kiệm chi phí, đồng thời đẩy nhanh và cải thiện quy trình tuyển dụng với chi phí rất thấp.
Đăng tuyển dụng trên nhiều trang web
Hệ thống quản lý tuyển dụng cho phép các công ty đăng tin tuyển dụng trên nhiều trang web và bảng tin việc làm chỉ với một lần gửi, thay vì tốn thời gian và chi phí để đăng nhiều lần theo cách thủ công.
Tích hợp trang web tuyển dụng vào hệ thống ATS cũng hỗ trợ việc cập nhật các vị trí trống theo thời gian thực.
Đồng bộ hoá với các công cụ hợp tác khác
ATS cung cấp các công cụ hợp tác hiệu quả như lịch, trò chuyện, nhiệm vụ, ghi chú, đồng bộ hóa email và nhiều tính năng khác. Khi nhiều bên liên quan tham gia vào quy trình, việc tìm kiếm những ứng viên chất lượng cao trở nên dễ dàng hơn.
Tuỳ chỉnh tin tuyển dụng
Hệ thống quản lý tuyển dụng cho phép các nhà quản lý tuyển dụng thêm ghi chú và cá nhân hóa các tin tuyển dụng dành cho từng ứng viên, giúp theo dõi sát sao quá trình sàng lọc tự động. Nhà tuyển dụng cũng có thể tùy chỉnh các câu hỏi loại trừ ứng viên không phù hợp ngay từ đầu.
Lên lịch phỏng vấn hiệu quả
Hệ thống quản lý tuyển dụng có thể dễ dàng sắp xếp lịch phỏng vấn cho các ứng viên vượt qua các vòng tuyển chọn tiếp theo.
Nhà tuyển dụng có thể thực hiện tối đa các hoạt động như quản lý phỏng vấn, gửi hồ sơ ứng viên cho khách hàng, gửi email cho ứng viên và theo dõi toàn bộ ứng viên đến từ các nguồn bên ngoài thông qua biểu đồ trực quan.
Bên cạnh đó, các công cụ cụ thể như quản lý lịch và nhiệm vụ giúp nhà tuyển dụng quản lý công việc hàng ngày để theo dõi các ứng viên tiềm năng.
Tạm kết
Nhiều tổ chức gặp phải khó khăn lớn trong quá trình tuyển dụng hoặc đào tạo nhân viên mới. Hệ thống ATS có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tìm kiếm, tuyển dụng và giữ chân những ứng viên tốt nhất. Có thể nói, ATS giúp giảm tải công việc cho nhà tuyển dụng và các quản lý tuyển dụng.
Vì vậy, có thể thấy rằng hệ thống quản lý tuyển dụng – ATS có vô số lợi ích và sẽ tiếp tục phát triển. Nếu bạn chưa sử dụng, đây chính là thời điểm thích hợp để bắt đầu và tuyển dụng những ứng viên xuất sắc nhất.
