Công cụ Reference checking là một phương pháp đánh giá ứng viên bằng cách liên hệ với người tham chiếu hoặc người đã làm việc cùng ứng viên trong quá khứ. Điều này giúp tạo ra một cái nhìn toàn diện hơn về khả năng và kỹ năng của ứng viên từ người có thể cung cấp thông tin chính xác và khách quan.
Thông qua Reference checking, bạn có thể: xác minh thông tin, đánh giá năng lực và phong cách làm việc, xác định sự phù hợp, tạo niềm tin và tin cậy. Do đó, Reference checking là một công cụ quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp chọn lựa ứng viên phù hợp nhất cho vị trí và tổ chức.
Vậy xác minh thông tin ứng viên (Reference checking) là gì?
Khái niệm về xác minh thông tin ứng viên (Reference checking)
Trong quá trình tuyển dụng, Reference checking (Xác minh thông tin) là bước quan trọng giúp nhà tuyển dụng làm sáng tỏ trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và tính cách của ứng viên thông qua các nguồn tham chiếu. Bằng cách tiếp xúc với lãnh đạo cũ, đồng nghiệp cũ, và bạn bè của ứng viên, chúng tôi kiểm tra tính chân thật của thông tin mà ứng viên đã cung cấp, mang đến cái nhìn toàn diện về độ thích hợp của họ với vị trí và văn hóa tổ chức.
Khi tiếp xúc với cấp trên trước, đồng nghiệp cũ và người thân của ứng viên, HR có cơ hội xác minh tính chân thật của thông tin mà ứng viên cung cấp, giúp tạo ra cái nhìn tổng thể và sâu sắc về ứng viên. Những thông tin này quan trọng để đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Nếu chú ý, HR có thể nhận ra những khoảng trống hoặc sự chênh lệch về thời gian và kinh nghiệm trong CV của ứng viên. Một số ứng viên cố ý phóng đại thông tin để vượt qua sự cạnh tranh với các ứng viên khác. Điều này làm tăng tính quan trọng của việc kiểm tra thông tin tham chiếu để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin từ ứng viên.
Mục đích của xác minh thông tin ứng viên
Mục tiêu của việc Reference checking (kiểm tra thông tin tham chiếu) trong ngữ cảnh HR:
Lựa chọn ứng viên phù hợp: Reference checking là công cụ quan trọng giúp chọn lựa giữa các ứng viên có trình độ tương đương hoặc loại bỏ những người không phù hợp với văn hóa tổ chức.
Lấp đầy khoảng trống thông tin: Việc kiểm tra thông tin tham chiếu không chỉ là việc xác minh thông tin, mà còn giúp bổ sung vào những khoảng trống trong thông tin từ cuộc phỏng vấn gần nhất với góc nhìn từ người tham khảo. Quan điểm từ bên ngoài cũng mang lại những thông tin giá trị về ứng viên và sự phù hợp với vị trí tuyển dụng.
Chứng thực thông tin: Kiểm tra thông tin từ người tham khảo giúp chứng thực những chia sẻ của ứng viên trong quá trình phỏng vấn.
Khám phá các khía cạnh tính cách: Đôi khi, buổi phỏng vấn ngắn có thể không đủ để hiểu rõ về ứng viên. Thông qua người tham khảo, bạn có thêm thông tin về các khía cạnh tính cách, giúp đánh giá sâu hơn về phù hợp với văn hóa công ty và quyết định tuyển dụng chính xác.
Thời điểm tốt nhất để tiến hành xác minh thông tin
Thực tế là việc thu thập đủ dữ liệu để tham khảo (như thông tin về người tham khảo, chức vụ, kịch bản tham khảo, cuộc gặp mặt hoặc cuộc gọi điện thoại để tiến hành phỏng vấn hoặc trò chuyện…) đòi hỏi sự tốn kém thời gian. Nếu quá trình này không được thực hiện một cách khoa học, có thể ảnh hưởng đến thời gian tuyển dụng nói chung, đặc biệt là khi doanh nghiệp cần tuyển dụng một lượng lớn nhân viên.
Dưới đây là những thời điểm mà bạn có thể cân nhắc thực hiện việc Reference checking ứng viên:
Sau cuộc phỏng vấn giai đoạn đầu tiên: Khi danh sách những ứng viên tiềm năng đã được thu hẹp, việc thực hiện xác minh thông tin giúp đảm bảo tính chính xác và đồng nhất của dữ liệu.
Gần hoàn tất quy trình tuyển dụng: Khi bạn đang chuẩn bị ra quyết định cuối cùng, việc xác minh thông tin có thể là bước quan trọng để đảm bảo sự đáng tin cậy của thông tin ứng viên.
Trong trường hợp đặc biệt: Khi có những phân vân về một chi tiết nào đó trong cuộc phỏng vấn, việc liên hệ với người tham khảo có thể giúp xác minh và làm rõ các giả định hoặc lo ngại của bạn.
Quá trình xác minh thông tin ứng viên đòi hỏi sự cẩn trọng và hiệu quả để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang có quyết định tuyển dụng đúng đắn và dựa trên cơ sở thông tin chính xác.
Cách hiệu quả nhất để thực hiện Reference checking là gì?
Có hai phương thức chính để thực hiện reference checking: thông qua văn bản hoặc qua điện thoại. Tuy tài liệu tham khảo bằng văn bản cung cấp thông tin cơ bản, nhưng để hiểu rõ hơn, đặc biệt là về tính cách của ứng viên, việc giao tiếp trực tiếp qua điện thoại hoặc gặp mặt là lựa chọn tốt.
Một cách tiếp cận khác là kết hợp hai phương thức này: sử dụng văn bản ban đầu để xác minh thông tin cơ bản, sau đó tiến hành cuộc trò chuyện điện thoại chi tiết. Nếu cần thiết, có thể sắp xếp gặp mặt trực tiếp, đặc biệt khi ứng viên đang xem xét cho vị trí quan trọng hoặc được đánh giá là có tiềm năng lớn.
Bạn nên liên hệ với ai trong quy trình xác minh thông tin?
Đối với việc thực hiện Reference checking, việc nói chuyện với những người nào là quan trọng. Thông thường, trên CV của ứng viên, có mục “thông tin người tham khảo” và thường là cấp quản lý trực tiếp của ứng viên tại công ty trước. Liên hệ trực tiếp với họ để kiểm tra thông tin sơ bộ về năng lực của ứng viên từ môi trường làm việc trước đó.
Người quản lý trực tiếp trước đây của ứng viên là lựa chọn tốt nhất, ngay cả khi họ đã rời khỏi tổ chức, vì họ có kinh nghiệm trực tiếp về quản lý ứng viên trong thời gian dài. Nếu không thể liên lạc được với quản lý trực tiếp trước đó, sử dụng LinkedIn để gửi lời mời liên lạc.
Ngoài ra, đừng quên tham khảo các nguồn tài liệu tham khảo cá nhân được đính kèm trong hồ sơ của ứng viên. Những tương tác trên mạng xã hội với bạn bè hoặc đồng nghiệp có thể phản ánh tính cách, quan điểm, và thái độ sống của ứng viên. Các chia sẻ công khai trên mạng xã hội cũng có thể làm sáng tỏ mối quan tâm của họ.
Các bước thực hiện Reference checking
Để thực hiện việc kiểm tra người tham khảo một cách hiệu quả, quy trình có thể được chia thành các bước cụ thể:
Bước 1: Chuẩn bị trước khi liên hệ với người tham khảo
- Xác định mục tiêu: Kiểm tra lại thông tin từ ứng viên về kinh nghiệm làm việc, thành công, thất bại, điểm mạnh và điểm yếu.
- Đảm bảo sự đồng ý: Trước khi thực hiện, đảm bảo rằng bạn có sự đồng ý từ ứng viên để xác minh thông tin.
Bước 2: Liên hệ với người tham khảo
- Giới thiệu bản thân và mục đích cuộc trò chuyện.
- Hỏi xem họ có thời gian rảnh để trò chuyện về ứng viên hay không.
Bước 3: Trò chuyện và thu thập thông tin
- Ghi chú thông tin: Lắng nghe câu chuyện và ghi chép cẩn thận thông tin mà họ cung cấp.
- Đánh giá thông tin: Đánh giá thông tin để hiểu rõ hơn về ứng viên và công việc ứng viên đang xin.
Bước 4: Kết thúc và cảm ơn
- Gửi email cảm ơn: Sau cuộc trò chuyện, gửi email cảm ơn với lời biết ơn về sự hỗ trợ và thông tin họ chia sẻ.
- Giữ liên lạc: Duy trì mối quan hệ và liên lạc để trao đổi thêm thông tin nếu cần thiết.
Trong quá trình này, quan trọng để xây dựng mối quan hệ tốt với người tham khảo, mô tả rõ về công việc và hỏi xem ứng viên có phù hợp với công việc không. Sử dụng thông tin thu thập một cách khéo léo để hiểu rõ hơn về tính cách, điểm mạnh và yếu của ứng viên. Đồng thời, đừng quên gửi email cảm ơn và duy trì liên lạc sau cuộc trò chuyện.
Mẫu câu hỏi Reference checking
Dưới đây là các câu hỏi được phân loại theo mục tiêu xác minh thông tin về ứng viên:
Câu hỏi này sẽ giúp định hình hình ảnh tổng quan về ứng viên từ nhiều góc độ khác nhau, từ kỹ năng chuyên môn đến khả năng tương tác và tiềm năng phát triển.
Kỹ năng làm việc và năng lực chuyên môn:
- Các nhiệm vụ chính của ứng viên là gì?
- Có thể cung cấp thông tin về dự án nhóm mà ứng viên đã tham gia không? Vai trò của họ là gì và cách họ cộng tác với đồng nghiệp như thế nào?
- Trách nhiệm chính của ứng viên trong vai trò cuối cùng của họ là gì?
- Bạn thấy ứng viên đã xử lý tốt những tình huống căng thẳng như thế nào?
Tính cách và ứng xử trong công việc:
- Ứng viên phản hồi như thế nào khi được góp ý?
- Anh/chị nghĩ ứng viên có điểm mạnh hay kỹ năng nào nổi bật?
- Ứng viên hòa nhập với môi trường tập thể như thế nào?
- Anh/chị nghĩ rằng ứng viên đủ điều kiện cho vai trò mới này?
Quan hệ và tương tác công việc:
- Anh/chị có thể mô tả cách ứng viên tương tác với đồng nghiệp khó chịu hoặc gây xung đột không?
- Ứng viên có hành vi nào ảnh hưởng đến hiệu quả công việc không? (ví dụ như đi làm trễ, không kịp deadline hoặc tranh cãi với đồng nghiệp)
- Anh/chị có thể cung cấp thông tin về cách ứng viên tìm kiếm hỗ trợ từ đồng nghiệp hoặc giải quyết vấn đề một mình trong công việc?
Khả năng thích nghi và tiềm năng phát triển:
- Lý do rời đi của ứng viên là gì?
- Anh/chị có nghĩ ứng viên có thể đảm nhận vai trò cao hơn không? Tại sao?
Lưu ý quan trong khi thực hiện Reference checking
Chọn câu hỏi cụ thể và rõ ràng
- Tránh những câu hỏi mơ hồ, thay vào đó, hãy tập trung vào những câu hỏi cụ thể về kỹ năng và thái độ làm việc của ứng viên.
- Thay vì: “A có làm tốt công việc quản lý ở phòng anh ta không?”
- Nên hỏi: “A giỏi nhất về làm gì? Đồng đội của A thích anh ta nhất ở điểm nào?”
Tránh câu hỏi mang tính tiêu cực
- Hạn chế những câu hỏi về điểm yếu hoặc sự không hài lòng của đồng nghiệp. Hãy tìm hiểu về những khía cạnh không được đề cập để nhận biết thông tin không tích cực.
- Thay vì: “Điểm yếu của ứng viên này là gì?”
- Nên hỏi: Tìm thông tin không tích cực từ những gì không được nói.
Hạn chế câu hỏi mở và chung chung
- Đặt câu hỏi chính xác và liên quan đến kỹ năng cụ thể liên quan đến vị trí tuyển dụng.
- Thay vì: “Ấn tượng của bạn về ứng viên này là gì?”
- Nên hỏi: “Cảm nhận của bạn về khả năng làm việc nhóm của ứng viên?”
Khéo léo khi người tham khảo không tự tin
- Nếu người tham khảo không tự tin về thông tin của họ, hãy khuyến khích họ giới thiệu người khác có thể cung cấp thông tin chi tiết hơn.
- Thay vì: “Anh/chị có thông tin nào về ứng viên không?”
- Nên hỏi: “Nếu không, anh/chị có biết ai có thể giới thiệu thêm thông tin hay người khác có kinh nghiệm làm việc với anh ấy không?”
Thực hiện Double Checking
Theo quy luật “Tuyển dụng thông minh,” việc kiểm tra lại lần hai mang lại độ chính xác cao hơn. Sử dụng thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để có cái nhìn tổng thể và đảm bảo tính khách quan.
Tạm kết
Việc xác minh thông tin không chỉ là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng mà còn là cơ hội để tìm hiểu ứng viên từ góc độ khác, cũng như giúp xây dựng một hình ảnh toàn diện và chính xác về ứng viên. Hi vọng rằng với những gợi ý từ iVIEC, bạn sẽ có thêm những ý tưởng để ngày càng cải thiện quy trình tuyển dụng một cách linh hoạt và thông minh hơn.
Bên cạnh việc tiến hành Reference checking, NTD có thể hoàn thiện quy trình tuyển dụng của mình thông qua việc sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự như iVIEC Talent Management. Để đăng ký tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị nhân sự của iVIEC, vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.