Với những thay đổi trong hành vi ứng tuyển, kết hợp với bối cảnh thị trường, việc lên ngân sách tuyển dụng kỹ lưỡng cho năm 2024 là điều cần thiết. Bài viết sau, iVIEC sẽ giới thiệu cách lập kế hoạch ngân sách tuyển dụng và các chi phí dự kiến sẽ có.
Ngân sách tuyển dụng là kế hoạch tài chính cần được lập ra trước khi thực hiện bất kỳ quá trình tuyển dụng nào. Ngân sách này giúp doanh nghiệp xác định số tiền cần thiết để thu hút và tuyển dụng các ứng viên phù hợp cho các vị trí còn trống. Để lập kế hoạch ngân sách tuyển dụng, doanh nghiệp cần hợp tác với đội ngũ nhân sự của mình. Đội ngũ nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu tuyển dụng và dự trù chi phí cho từng hoạt động tuyển dụng.
Một số chi phí tuyển dụng phổ biến bao gồm:
- Hệ thống quản trị hoạt động tuyển dụng giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ ứng viên và cả quá trình tuyển dụng.
- Mua dịch vụ từ các bên thứ ba, chẳng hạn như headhunter hoặc công ty tư vấn nhân sự.
- Đăng tin tuyển dụng trên các trang web tuyển dụng và mạng xã hội.
- Quảng cáo công việc trên các phương tiện truyền thông.
- Chi phí hỗ trợ cán bộ tuyển dụng trong quá trình tuyển dụng
- …
Theo đó, ngân sách tuyển dụng cần được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Ở hầu hết các tổ chức, đội ngũ nhân sự sẽ phụ trách lập kế hoạch ngân sách tuyển dụng bởi họ đã có sẵn kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để hiểu được các chi phí liên quan đến quá trình tuyển dụng.
Chi phí tuyển dụng thường được chia làm 2 loại: Chi phí cố định và chi phí biến đổi.
Chi phí cố định là các chi phí liên quan đến quá trình tuyển dụng, được phân bổ đều đặn hàng năm như lương nhân viên, quan hệ đối tác, giải pháp tuyển dụng và chi phí của các công ty tuyển dụng.
Lương đội ngũ tuyển dụng
Là người phụ trách toàn bộ hoạt động tuyển dụng, bạn cần tính toán lương nội bộ của đội ngũ tuyển dụng khi lập kế hoạch ngân sách cho năm mới. Hãy cân nhắc cả chi phí nếu công ty có kế hoạch thêm thành viên mới cho đội ngũ tuyển dụng và lập ngân sách tiền lương nội bộ một cách phù hợp.
Chi phí đăng tin trên các trang web việc làm (ví dụ: LinkedIn Premium)
Các tổ chức đang sử dụng các trang web việc làm để quảng cáo vị trí công việc, lọc hồ sơ ứng viên hoặc truyền thông về môi trường làm việc, thương hiệu tuyển dụng để thu hút ứng viên tiềm năng. Tuỳ vào dữ liệu của năm trước (chi phí thực tế phải chi trả, số lượng tuyển thành công, hồ sơ đổ về…) cũng như nhu cầu tuyển mới năm nay, bạn lựa chọn kênh mang lại những ứng viên phù hợp cho các vị trí cần tuyển cho doanh nghiệp và chia ngân sách theo tỷ trọng hợp lý.
Ví dụ, Indeed có thể đã tuyển dụng hiệu quả cho các ứng viên bán hàng, trong khi Stack Overflow phù hợp cho các vị trí kỹ thuật.
Chi phí cho đối tác hoặc hoa hồng với đơn vị thứ 3
Hợp tác với một trường đại học hoặc đơn vị thứ 3 là phương án để tìm ứng viên phù hợp cho các vị trí tuyển mass hoặc đặc thù như IT. Bạn cần tính toán kỹ các hợp tác hàng năm giữa doanh nghiệp của mình với các đối tác để có thể liệt kê chi phí cho những hoạt động liên quan.
Chi phí giải pháp công nghệ tuyển dụng
Trong tuyển dụng, công nghệ là bạn đồng hành của đội ngũ thu hút nhân tài, bởi khi kết hợp với công nghệ, bạn sẽ tìm kiếm, tuyển dụng các ứng viên phù hợp một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, các giải pháp công nghệ sẽ giúp bạn quản trị toàn diện hoạt động tuyển dụng, từ đó có thể tìm ra những điểm chưa tối ưu để cải thiện, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Các giải pháp công nghệ thường được sử dụng tuyển dụng bao gồm Hệ thống Theo dõi Ứng viên, Phần mềm Quản lý Mối quan hệ Ứng viên và Phần mềm Thu hút nhân tài…Các giải pháp này sẽ giúp tự động hóa toàn bộ quá trình tuyển dụng. Trong quá trình lập kế hoạch ngân sách, bạn phải bao gồm phí đăng ký của các giải pháp này.
Nếu bạn đang nghĩ đến các công cụ khác cho các giai đoạn tuyển dụng khác nhau, chẳng hạn như Công cụ Quản lý Phỏng vấn, Phần mềm Quản lý Hồ sơ, Công cụ Đánh giá Kỹ thuật và Phần mềm Dịch vụ Kiểm tra Lý lịch…hãy bổ sung vào ngân sách dự kiến chi phí đăng ký của các công cụ đó.
Chi phí sử dụng dịch vụ tuyển dụng bên ngoài (headhunt…)
Tuỳ vào các yếu tố như tính đặc thù của vị trí cần tuyển dụng, sự khan hiếm của ứng viên trên thị trường tuyển dụng, cấp bậc, thời gian tuyển dụng,…mà chi phí dịch vụ headhunt sẽ khác nhau theo từng vị trí. Thông thường, chi phí tuyển dụng dự phòng dao động từ 15-20% lương hàng năm của một nhân viên, trong khi chi phí tuyển dụng theo hợp đồng có thể lên đến 40% lương cơ bản của một người được tuyển dụng.
Giả sử một ứng viên được đưa vào công ty và kiếm được 50.000 đô la, và công ty tuyển dụng thu 18% vào thời điểm đưa vào; sau đó công ty sẽ trả 9.000 đô la cho công ty tuyển dụng cho việc đưa người đó vào công ty.
Sự hợp tác này có thể là các nhà tuyển dụng theo hợp đồng theo năm. Vì vậy, khi bạn chuẩn bị ngân sách cần đưa thêm chi phí này vào kế hoạch.
Chi phí biến đổi liên quan đến việc tuyển dụng một nhân viên cụ thể cho một vị trí cụ thể, chẳng hạn như quảng cáo, thưởng giới thiệu nhân viên, tham gia sự kiện, chi phí đi lại, điện thoại…
Quảng cáo công việc
Trong nhiều trường hợp, để thu hút ứng viên tiềm năng, doanh nghiệp sẽ trả tiền để quảng cáo tin tuyển dụng của mình trên các nền tảng trực tuyến. Chi phí có thể theo tuần, tháng, theo quý.
Đây là một chi phí bổ sung giúp bạn tiếp cận số lượng lớn ứng viên. Vì vậy, trong quá trình tính chi phí, hãy nhân số lượng bài đăng trên mỗi trang web việc làm với giá của mỗi bài đăng để tính toán chi phí tối thiểu.
Xác minh thông tin
Xác minh thông tin là bước quan trọng mà đội ngũ thu hút nhân tài cần tiến hành trước khi tiến hành các bước tuyển dụng tiếp theo. Thậm chí, một số doanh nghiệp có thể dành chi phí để thuê đối tác xác minh thông tin cho những vị trí đặc biệt.
Dù quá khứ có thể bạn chưa cần sử dụng dịch vụ này, nhưng trong năm tới, có thể bạn sẽ cần. Vậy nên, hãy chuẩn bị chi phí cho hoạt động này thay vì loạii bỏ nó ra khỏi ngân sách.
Với việc sử dụng ngày càng nhiều các nền tảng truyền thông xã hội và trang web việc làm, việc tuyển dụng thông qua giới thiệu nhân viên là một cách hiệu quả để tiết kiệm chi phí cho việc xác minh lý lịch.
Hoạt động sàng lọc & đánh giá ứng viên (kiểm tra kỹ năng, phỏng vấn)
Hiện tại, việc áp dụng bài test vào quá trình tuyển dụng là điều cần thiết để hạn chế tuyển sai người. Để triển khai hoạt động sàng lọc này, bạn sẽ cần mua các bài kiểm tra, hệ thống tổ chức đợt thi hoặc chấm điểm bài test. Thậm chí, tuỳ vào vị trí, doanh nghiệp có thể thuê người đánh giá ứng viên để chắc chắn hơn về kết quả của mình.
Vậy nên, bạn cần bổ sung hạng mục chi phí này vào ngân sách tuyển dụng của mình để dự toán một cách “chuẩn” nhất.
Chi phí các chiến dịch xây dựng thương hiệu của nhà tuyển dụng
Các hoạt động xây dựng thương hiệu tuyển dụng (đăng bài, quảng cáo, tham gia các sự kiện liên quan…) để thu hút ứng viên tiềm năng đều sẽ tiêu tốn một khoản kha khá chi phí. Việc bạn bổ sung hạng mục chi phí này trong ngân sách sẽ giúp đội ngũ của mình dễ dàng triển khai các chiến dịch xây dựng thương hiệu tuyển dụng.
Sự kiện tuyển dụng
Tuỳ vào dữ liệu tuyển dụng các năm trước để bạn lên danh sách tất cả các sự kiện tuyển dụng trong năm, hội chợ việc làm, hội thảo sự nghiệp…dự kiến sẽ tham gia và tính toán chi phí vé, chỗ ở, đi lại cho các sự kiện đó.
Bên cạnh đó, bạn cần theo dõi số lượng ứng viên chất lượng bạn gặp gỡ tại mỗi sự kiện tuyển dụng để bạn có thể lập kế hoạch tham gia vào các sự kiện hiệu quả nhất trong tương lai.
Thưởng khi giới thiệu nhân viên thành công
Chi phí thưởng khi giới thiệu nhân viên thành công có thể là chuyến du lịch, phiếu quà tặng, quà tặng, thời gian nghỉ và các phần thưởng khác. Đây là một cách tiết kiệm chi phí để tiếp cận ứng viên tiềm năng.
Thông thường, số tiền thưởng giới thiệu trung bình dao động từ 5.00 đô la đến 5.000 đô la. Tuy nhiên, các phần thưởng khác mà công ty cung cấp có sự thay đổi, vì vậy người quản lý tuyển dụng có thể tham khảo từ dữ liệu của năm trước và lập ngân sách một cách phù hợp.
Quá trình tuyển dụng nhân sự mới luôn tốn kém về chi phí, thời gian và nguồn lực. Tuy nhiên, bạn có thể tối ưu hóa và đạt được kết quả tốt hơn với một ngân sách tuyển dụng được lập kế hoạch cẩn thận. Các bước sau đây sẽ giúp bạn lập kế hoạch một ngân sách tuyển dụng phù hợp.
#1. Xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty
Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch ngân sách tuyển dụng là xác định mục tiêu tuyển dụng của bạn. Xác định số lượng vị trí cần tuyển, cấp độ và lương cơ bản cho mỗi vị trí, và kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho mỗi vai trò.
Có một thực tế là nhu cầu tuyển dụng sẽ không match 100% so với kế hoạch ban đầu, tuy nhiên, khi bạn có được con số cụ thể sẽ dễ dàng cho các hoạt động sau này.
#2. Phân tích chi phí của năm trước
Phân tích chi phí hiệu quả nhất và ít hiệu quả nhất của năm trước và xác định dự đoán chi phí của năm hiện tại. Sau đó chia nhỏ chi phí để có cái nhìn rõ ràng về các chi phí tái phát hàng quý và hàng tháng, các chiến lược đánh giá không hiệu quả và các chi phí không mong đợi.
#3. Xác định chi phí tuyển dụng
Chi phí tuyển dụng có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào loại vai trò bạn đang tuyển dụng và phương pháp bạn sử dụng để tìm ứng viên. Ví dụ, việc quảng cáo công việc trên một trang web việc làm có thể tốn từ 50 đến 500 đô la, tùy thuộc vào nền tảng và thời gian quảng cáo.
Mặt khác, việc thuê một người tuyển dụng hoặc một công ty tìm kiếm nhân sự cấp cao có thể tốn hàng ngàn đô la. Quan trọng là xem xét tất cả các chi phí liên quan đến quá trình tuyển dụng, bao gồm quảng cáo, các công ty tư vấn nhân sự, thưởng giới thiệu nhân viên và các chi phí đi lại của ứng viên để xác định chi phí tuyển dụng một cách chính xác.
#4. Ước tính số lượng tuyển dụng hàng năm
Ở bước #1, bạn sẽ biết được doanh nghiệp của mình dự kiến tuyển với số lượng bao nhiêu, yêu cầu như thế nào. Thế nhưng, với trải nghiệm và kinh nghiệm của bạn, hãy thử ước tính số lượng tuyển dụng hàng năm để có phương án dự phòng. Bạn có thể ngồi trao đổi cụ thể với từng trưởng bộ phận để có thêm thông tin.
Trong quá trình khai thác thông tin, bạn cần xác định xem họ có muốn tuyển thực tập sinh, quản lý cấp cao hay quản lý cho một chức vụ nào khác không. Lý do đằng sau việc ước tính này là để ước tính chi phí cả trong mặt hàng hàng năm và hàng quý.
#5. Chuẩn bị ngân sách dự phòng
Không ai có thể dự đoán chính xác 100% số tiền mà doanh nghiệp cần bỏ ra cho năm sau, thế nên để tránh trường hợp phải trình xin ngân sách bổ sung, bạn hãy chuẩn bị từ 5-10% ngân sách dự phòng để xử lý các vấn đề như sự cố công nghệ hoặc sự ra đi của nhân viên.
#6. Xem xét các chỉ số hiệu suất tuyển dụng (Recruitment KPIs)
Sau khi bạn xác định tất cả các tham số ở trên, điều cuối cùng bạn cần làm là tạo một mẫu ngân sách tuyển dụng mô tả các chi phí so với các chỉ số hiệu suất tuyển dụng. Do đó, ngân sách phải bao gồm giá dự kiến so với giá thực, KPI dự kiến so với KPI thực tế và các số liệu hiệu suất như chi phí mỗi việc làm. Như vậy, bạn có thể tiến triển trong suốt năm.
#7. Sử dụng mẫu ngân sách tuyển dụng
Bạn có thể sử dụng một mẫu ngân sách cho nhiều kỳ liên tiếp. Nó sẽ giúp bạn duy trì trật tự và so sánh các chỉ số tuyển dụng từ một kỳ sang kỳ khác trong một nơi. Do đó, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và chính xác hơn.
Ngoài ra, việc định dạng ngân sách một cách trật tự sẽ giúp bạn trình bày kết quả của mình cho các người quản lý tuyển dụng hoặc các tư vấn tài chính một cách dễ dàng hơn.
Lập kế hoạch và quản lý ngân sách tuyển dụng thực sự tốn thời gian. Thế nhưng, bạn không được chủ quan, xem nhẹ và cần phân bổ ngân sách một cách cẩn thận. Dưới đây là một số gợi ý để quản lý ngân sách tuyển dụng.
Sử dụng các phương pháp tuyển dụng hiệu quả về chi phí: Xem xét việc sử dụng sự giới thiệu từ nhân viên hiện tại, các trang web việc làm trực tuyến và mạng xã hội để tiếp cận một đối tượng ứng viên rộng lớn với chi phí tối thiểu.
Đơn giản hóa quy trình tuyển dụng: Để làm cho quy trình trôi chảy hơn, tự động hóa chức năng tuyển dụng càng nhiều càng tốt để giảm bớt công việc thủ công và làm cho quy trình hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch trước: Lập kế hoạch và ngân sách dài hạn cho tuyển dụng sẽ giúp bạn phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả và tránh các chi phí không mong đợi.
Thương lượng với các công ty tư vấn tuyển dụng: Nếu bạn sử dụng một công ty tư vấn tuyển dụng, hãy thương lượng về các khoản phí và hãy minh bạch về ngân sách của bạn để có được thỏa thuận tốt nhất có thể.
Đề xuất các gói công việc cạnh tranh: Thu hút ứng viên phù hợp bằng cách đề xuất mức lương và các phúc lợi cạnh tranh phù hợp với ngành công nghiệp. Điều này có thể giảm thời gian và chi phí trong việc tìm ứng viên phù hợp.
Tuyển dụng từ bên trong: Khuyến khích sự di chuyển nội bộ và thăng cấp từ bên trong để giảm chi phí tuyển dụng và tăng tinh thần làm việc của nhân viên.
Đánh giá định kỳ quy trình tuyển dụng: Thường xuyên xem xét và đánh giá quy trình tuyển dụng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tiết kiệm chi phí.
Một ngân sách tuyển dụng hiệu quả là chi phí thực tế không sai lệch nhiều với dự tính ban đầu, đồng thời vẫn đảm bảo thu hút và giữ chân những ứng viên tốt nhất trong phạm vi ngân sách. Hi vọng những chia sẻ trên của iVIEC sẽ giúp bạn có được những thông tin cần thiết trước khi bắt tay vào lập ngân sách tuyển dụng.
Theo ismartrecruit.com
