Liệu chi phí tuyển dụng cho một vị trí chỉ gói gọn trong chi phí quảng cáo, sử dụng các dịch vụ tuyển dụng trực tuyến hoặc cổng thông tin việc làm, và các chi phí liên quan đến quá trình tuyển dụng không? Trong bài viết sau, cùng iVIEC tìm hiểu cách tính chi phí cho một vị trí tuyển dụng cũng như chiến lược tối ưu ngân sách.
Chi phí vị trí trống – Cost of Vacancy (COV)
“Cost of Vacancy” – Chi phí vị trí trống là thuật ngữ thường được sử dụng để mô tả chi phí phát sinh do việc một vị trí công việc trong tổ chức hoặc doanh nghiệp đang bị trống. Điều này thoạt nhìn có vẻ khó hiểu bởi doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền lương, phúc lợi đi kèm bằng cách không tuyển vị trí đó.
Thế nhưng trên thực tế, doanh nghiệp sẽ chịu chi phí ẩn và rõ ràng khi không có người đảm nhận vị trí đó, như làm giảm hiệu suất lao động, giảm sản xuất, chi phí tái đào tạo nhân sự mới, hoặc thậm chí làm giảm chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm. Chi phí này thường bao gồm cả mất mát về doanh thu do việc không có người làm công việc đó trong thời gian cần thiết.
Hãy tưởng tượng bạn đang phụ trách một công ty sản xuất phần mềm và người quản lý dây chuyền sản xuất của bạn chuyển sang công việc khác. Theo Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực (SHRM), bạn sẽ mất khoảng 36 ngày và 4.000 USD để đảm nhận vị trí này. Trong khi tìm nguồn cung ứng, phỏng vấn, đàm phán và giới thiệu ứng viên, bạn cũng sẽ bị giảm năng suất, hiệu quả và tinh thần của đội ngũ.
Đây là một trong những chi phí góp phần tạo nên chi phí cho vị trí trống hoặc số tiền bạn sẽ chi tiêu khi một vị trí còn trống.
Các yếu tố ảnh hưởng đến Cost of Vacancy
Một số yếu tố góp phần vào chi phí của vị trí trống bao gồm:
Giảm năng suất: Mục tiêu kinh doanh không đổi nhưng mỗi phòng ban có những vị trí trống chưa kịp tuyển dụng thì nhóm hoặc tổ chức của bạn có thể không hoàn thành được nhiều công việc như trước. Điều này sẽ đáng lo ngại khi doanh nghiệp của bạn có tỷ lệ ra vào cao.
Chi phí đào tạo và phát triển: Nếu người làm việc mới cần đào tạo đặc biệt hoặc có yêu cầu phát triển kỹ năng, chi phí này cũng sẽ được tính vào Cost of Vacancy.
Chi phí quảng cáo và tuyển dụng: Các chi phí liên quan đến việc quảng cáo vị trí, tiến hành quá trình tuyển dụng, và các dịch vụ tư vấn tuyển dụng.
Chi phí thời gian của nhân viên liên quan: Chi phí của thời gian và công sức mà nhân viên, đội ngũ tuyển dụng phải bỏ ra để thực hiện quá trình tuyển dụng hoặc đảm nhiệm phần việc mà người vị trí trống thường thực hiện.
Cách tính chi phí COV
Chúng ta sẽ đi sâu vào các bước xác định chi phí cho vị trí trống. Lưu ý, các công thức dưới đây sẽ không bao gồm chi phí gián tiếp như giảm tinh thần làm việc nhóm, tăng khối lượng công việc cho nhân viên hiện tại và mất cơ hội kinh doanh. Dưới đây là các bước và ví dụ để tính chi phí COV.
1. Xác định mức lương hàng năm của vị trí trống
Để xác định mức lương hàng năm của vị trí còn trống, hãy nhân tổng lương của vị trí đó trước khi khấu trừ thuế với số kỳ lương trong năm. Ví dụ: nếu một nhân viên trung bình được trả 1.000 USD mỗi tháng trước thuế, bạn sẽ nhân số tiền đó với 12 để tính mức lương hàng năm là 12.000 USD.
Công thức:
Mức lương năm = Lương cơ bản 1 tháng x 12 tháng (+ lương tháng 13 nếu có)
Một số doanh nghiệp sẽ có thêm lương tháng 13 tuỳ vào các vị trí, nên khi tính mức lương năm cho vị trí trống trong tổ chức của bạn, hãy cộng thêm 1 tháng lương thứ 13 vào công thức trên.
2. Tính chi phí hàng ngày của vị trí trống
Thông thường, bạn có thể chia mức lương hàng năm cho 260 (số ngày làm việc gần đúng mỗi năm). Dựa trên ví dụ trên, một nhân viên kiếm được 12.000 USD hàng năm sẽ có số tiền trung bình hàng ngày là 46 USD.
Công thức:
Lương trung bình ngày = Lương cả năm / số ngày làm việc trong năm
3. Ước tính số ngày vị trí đó sẽ bị bỏ trống
Bạn có thể căn cứ vào dữ liệu lịch sử hoặc mức trung bình của ngành. Ví dụ: phải mất trung bình 72 ngày để đảm nhận một vị trí trong chính quyền tiểu bang ở New Mexico. Ngược lại, chính quyền thành phố Honolulu biết được từ báo cáo của một nhà tư vấn bên ngoài rằng phải mất 6 tháng để đưa ra lời đề nghị tuyển dụng cho nhân viên mới.
Mất bao lâu để tuyển dụng sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Lĩnh vực ngành
- Vị trí
- Thương hiệu tuyển dụng của công ty
- Nền kinh tế địa phương
- Nguồn cung lao động
Trong khuôn khổ bài viết này, bạn có thể sử dụng số do SHRM cung cấp và giả sử phải mất 36 ngày để tuyển dụng thành công 1 vị trí trống.
4. Nhân chi phí hàng ngày của vị trí đó với số ngày bạn dự kiến vị trí đó sẽ trống
Giả sử bạn phải mất 36 ngày làm việc để “lấp đầy” một vị trí cho một nhân viên được trả lương kiếm được 12.000 USD mỗi năm. Vì chi phí hàng ngày của vị trí này là 46 USD nên tổng số sẽ là 1.656 USD (46 USD mỗi ngày nhân 36 ngày).
5. Xác định mức lương và phúc lợi của vị trí trống
Bạn có thể tính chi phí nhân viên bằng cách cộng tiền lương và phúc lợi của nhân viên lại với nhau. Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS), phúc lợi chiếm 31% tiền lương hàng năm của nhân viên.
Tiếp tục với ví dụ trên, giả sử vị trí trống có thu nhập năm là 12.000 USD thì doanh nghiệp cần chi trả phúc lợi thêm 3.720 USD. Như vậy tổng chi phí cần trả cho vị trí trống là 12.000 USD + 3.720 USD = 15.720 USD.
Tương ứng với đó thì chi phí hàng ngày 60,5 USD và chi phí cho 36 ngày trống là 2.177 USD.
6. Tính tổng chi phí cho chỗ trống
Như vậy bạn đã có các số chi phí liên quan để xác định chi phí thực tế của vị trí trống. Trong ví dụ trên, công ty đang tiết kiệm 2.177 USD cho vị trí trống. Thế nhưng trên thực tế, bạn cần xem xét thêm chi phí làm thêm giờ cho nhân viên hiện tại, chi phí tuyển dụng và đào tạo đi kèm.
Ví dụ, Doanh nghiệp thuê 1 nhân viên tạm thời với mức lương là 500 USD. Đồng thời trả thêm giờ OT cho nhân viên hiện tại để phụ trách phần công việc của vị trí trống trong thời gian tìm kiếm nhân viên tạm thời. Giả sử, tiền lương OT là 2.000 USD.
Để tối ưu chi phí, doanh nghiệp cũng có thể thuê CTV và part-time nhưng bạn cần tính toán thêm tiền đào tạo cũng như chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng.
Số tiền chênh lệch = Chi phí thuê nhân viên tạm thời (CTV) + Chi phí cho OT – Số tiền tiết kiệm
$323= $500 + $2.000 – $2.177
Như vậy, mặc dù doanh nghiệp đang tiết kiệm 2.177 USD tiền lương và phúc lợi nhưng bạn có thể thấy để lấp đầy vị trí còn trống thì doanh nghiệp đã phải chi trả số tiền tương đương, thậm chí là nhiều hơn đối với vị trí cấp cao.
Chi phí trên chưa tính đến phần doanh thu doanh nghiệp sẽ có được đối với nhân viên kinh doanh, hoặc số lượng khách hàng tiềm năng mang về nếu là nhân viên Marketing, hay số hoá đơn chứng từ phải thuê ngoài (làm sai) nếu là kế toán…
Chiến lược tối ưu chi phí tuyển dụng
Cách tốt nhất để giảm thiểu chi phí cho vị trí tuyển dụng là hạn chế việc tuyển thay thế các vị trí, thay vào đó tập trung vào việc giữ chân nhân viên hiện tại và nỗ lực thúc đẩy mức độ gắn kết và hài lòng cao trong công việc. Một số nhân viên vẫn có thể rời đi để nghỉ hưu hoặc có cơ hội khác, nhưng bạn sẽ thấy điều đó xảy ra ít thường xuyên hơn so với những trường hợp khác.
Dưới đây là một số chiến lược khác để giảm chi phí tuyển dụng:
Cải thiện quy trình tuyển dụng: Quy trình tuyển dụng quá nhiều bước, hoặc những câu phỏng vấn chưa phù hợp và thiếu sót chiến lược nuôi dưỡng ứng viên (đặc biệt là những ứng viên tiềm năng)…là những điều bạn cần xem xét và tối ưu để có thể chọn từ những cá nhân tài năng hơn để lấp đầy chỗ trống công việc của mình.
Tạo nguồn thông qua lượt giới thiệu hoặc mạng xã hội: Bạn có thể tối ưu chi phí tuyển dụng bằng cách sử dụng các lượt giới thiệu và nền tảng truyền thông xã hội như LinkedIn. Bạn cũng nên xem xét lại các công cụ tiếp thị của mình để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả với bạn theo cách tốt nhất có thể. iVIEC Career Hub có thể là một nguồn tuyệt vời để tìm kiếm ứng viên đủ tiêu chuẩn.
Theo dõi số liệu tuyển dụng: Việc lập ngân sách về thời gian và số tiền bạn sẽ chi cho mỗi lần tuyển dụng mới là một thách thức khi bạn không biết mình hiện đang ở đâu. Theo dõi dữ liệu và tìm kiếm cơ hội cải tiến nhỏ hoặc tăng dần. Đo lường số tiền bạn chi tiêu trong các danh mục như tuyển dụng, đào tạo và tuyển dụng.
Tận dụng sức mạnh công nghệ: Đội ngũ của bạn sẽ giảm thiểu thời gian làm tác vụ thủ công và có thêm thời gian làm những việc quan trọng hơn khi ứng dụng công nghệ – hệ thống ATS trong tuyển dụng
Tối ưu chi phí tuyển dụng của bạn với iVIEC Talent Management
Trong bối cảnh mọi thứ cần tối ưu và đẩy cao năng suất như hiện nay, iVIEC Talent Management (Talent Management) được biết như một giải pháp vững chắc giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và vượt qua những thách thức về quản lý tuyển dụng – nhân sự hiện đại.
Trong bài viết Lý do chọn iVIEC Talent Management để quản lý & tối ưu hoạt động tuyển dụng?, chúng tôi đã phác thảo một số giải pháp của iVIEC Talent Management (Talent Management) cho những vấn đề phổ biến mà các nhà quản trị đang gặp phải. Mời bạn đón đọc.
Tạm kết
Tại một tổ chức, việc một vị trí công việc bị trống không phải lúc nào cũng nằm trong dự định ban đầu của họ. Có nhiều nguyên nhân khiến cho một vị trí trong tổ chức trở nên trống, và thường là do sự đa dạng và biến đổi tự nhiên trong môi trường làm việc.
Tuy nhiên, để một vị trí còn trống không chỉ tác động đến chi phí trực tiếp đối với hoạt động tổ chức mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và sự liên tục của các quy trình công việc. Vậy nên, là người phụ trách nhân sự, bạn cần tính toán và đề xuất các phương án giúp doanh nghiệp tối ưu khoản chi phí này.
Đăng ký nhận tư vấn và hỗ trợ demo sản phẩm iVIEC Talent Management để đội ngũ chuyên gia hỗ trợ tối ưu ngân sách và giảm chi phí tuyển dụng.
