Trong thế giới phẳng ngày nay, email là công cụ giao tiếp không thể thiếu giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Từ những chiếc email đơn giản xếp lịch phỏng vấn đến những email từ chối ứng viên khéo léo, email đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng trong mắt ứng viên.
Dưới đây là checklist sử dụng email để nhà tuyển dụng cải thiện giao tiếp với ứng viên.
Nguyên tắc khi viết email tuyển dụng
Để gửi email cho ứng viên, bạn nên tuân theo một số nguyên tắc sau:
Tính chuyên nghiệp: Ngôn ngữ sử dụng trong email nên được giữ đúng mực và nghiêm túc. Tránh việc sử dụng các biểu tượng cảm xúc, từ ngữ không chính thống hoặc từ viết tắt.
Tính ngắn gọn: Nội dung email không nên dài dòng, chỉ nên giữ trong khoảng từ 200 đến 250 từ.
Độ chính xác: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra kỹ lưỡng tiêu đề, đặc biệt là khi bạn dùng mẫu email sẵn có. Gửi nhầm người nhận hoặc sai tiêu đề có thể làm giảm điểm trong mắt ứng viên.
Tính lịch sự: Hãy tôn trọng thời gian của ứng viên bằng cách tránh gửi email sau giờ làm việc hoặc vào cuối tuần. Nếu bạn và ứng viên không cùng một múi giờ, hãy cố gắng chọn thời điểm hai bên đều đang làm việc để việc trao đổi thông tin trở nên thuận tiện hơn.
Tính lịch thiệp: Tránh gửi email mời phỏng vấn vào địa chỉ email công ty của ứng viên. Thay vào đó, hãy chọn địa chỉ email cá nhân hoặc liên hệ thông qua LinkedIn.
Tính rõ ràng, đầy đủ: Nếu ứng viên cần thêm thông tin hoặc cần điều chỉnh lịch hẹn, họ nên biết cách liên hệ với bạn. Đảm bảo bạn đã cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ và chính xác.
Tính cá nhân hóa: Hãy thể hiện sự quan tâm đến ứng viên bằng cách cá nhân hóa email mời phỏng vấn. Điều này không chỉ tạo ra một ấn tượng tốt, mà còn cho thấy bạn đã dành thời gian để tìm hiểu về ứng viên.
Thời gian phản hồi email ứng tuyển hiệu quả
Nhà tuyển dụng nên giảm thời gian đợi của ứng viên càng ngắn càng tốt, nhưng cũng cần linh hoạt phân chia thời gian phản hồi email tùy mục đích.
Mail xếp lịch phỏng vấn: Đây là loại email quan trọng nhất, cần được ưu tiên phản hồi trong vòng 24 giờ sau khi nhận được hồ sơ ứng tuyển. Nếu ứng viên yêu cầu xếp lịch phỏng vấn trong ngày mai, nhà tuyển dụng nên cố gắng sắp xếp cuộc hẹn càng sớm càng tốt.
Mail phản hồi sau phỏng vấn: Nhà tuyển dụng có thể gửi email giải thích về các mốc thời gian trong quá trình tuyển dụng cũng như các công việc follow-up về sau trong thời gian chờ đợi kết quả phỏng vấn.
Mail kết quả phỏng vấn: Nếu ứng viên có tiềm năng và phù hợp với vị trí, nhà tuyển dụng nên cố gắng trả lời sớm nhất có thể, tối thiểu trong vòng 1 tuần kể từ ngày phỏng vấn.
Mail sau khi tuyển dụng: Nhà tuyển dụng nên tiếp tục giữ liên lạc với ứng viên kể cả khi ứng viên đã chấp nhận lời mời làm việc. Nếu nhân viên mới có bất cứ thắc mắc nào về quy trình làm việc, nhà tuyển dụng nên giới thiệu họ tới người có thể giải quyết được vấn đề như Quản lý tuyển dụng hoặc Quản lý bộ phận nhân sự.
Nội dung phản hồi email cho ứng viên
Tuỳ vào mục đích gửi email, nội dung của thư trả lời ứng viên có thể rất ngắn gọn và đơn giản. Tiêu đề email đề cập thẳng vào mục đích thư, và trong thư bạn chỉ cần gửi lời cảm ơn, xác nhận và đưa ra kết quả. Một lá thư gọn nhẹ như vậy thôi nhưng có thể “ghi điểm” trong lòng ứng viên rất nhiều.
Bạn có thể tham khảo danh sách mẫu email để hình dung rõ hơn về một mẫu thư quy chuẩn tại iVIEC tại đây.
Số lượng email nên gửi mail đối với một vị trí khó tuyển
Trong quá trình tìm kiếm ứng viên cho các vị trí khó tuyển, ví dụ như vị trí Giám đốc Nhân sự, người tuyển dụng nên chú trọng vào chất lượng của email hơn là số lượng. Thay vì gửi hàng loạt email không có nội dung cụ thể, bạn hãy tập trung gửi từ 2 hoặc 3 email được cá nhân hóa cho những ứng viên có khả năng đáp ứng đủ yêu cầu công việc và có sự quan tâm đến công việc.
Những ứng viên tiềm năng này có thể được tìm thấy trên LinkedIn. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhờ đồng nghiệp giới thiệu vị trí này cho người quen. Khi đã xác định được các ứng viên phù hợp, hãy dành thời gian để soạn một email lịch sự, mời gọi tuyển dụng. Việc này không chỉ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với ứng viên mà còn giúp bạn nắm bắt được sự quan tâm của họ đối với vị trí công việc.
Tuy nhiên, trong quá trình tìm kiếm ứng viên, không nên quên cân nhắc thời gian tuyển dụng cho mỗi vị trí. Việc này giúp bạn xác định được số lượng ứng viên mà bạn cần gửi email tuyển dụng, tránh lãng phí thời gian và nỗ lực vào những ứng viên không phù hợp.
Chỉ số đo lường hiệu quả email trong tuyển dụng
Để đánh giá hiệu suất của email, nhà tuyển dụng có thể áp dụng những chỉ số sau đây:
Tỉ lệ mở email (Open rate): Đây là phần trăm số ứng viên đã mở email trên tổng số ứng viên đã nhận email.
Tỉ lệ phản hồi (Response rate): Đây là phần trăm số ứng viên đã trả lời email trên tổng số ứng viên đã nhận email.
Tỉ lệ click (Click-through rate): Đây là phần trăm số ứng viên đã nhấp vào các liên kết trong email trên tổng số ứng viên đã nhận email.
Tỉ lệ chuyển đổi (Conversion rates): Đây là phần trăm số ứng viên đã tham gia phỏng vấn, được tuyển dụng và đang làm việc trên tổng số ứng viên đã nhận email.
Có nhiều công cụ tự động hóa email hiện nay giúp bạn kiểm soát hiệu suất của email và xem xét liệu email của bạn có hiệu quả hay không.
Có nên gửi email cá nhân hoá cho ứng viên?
Câu trả lời là có. Trong ngày, một ứng viên có thể nhận hàng loạt email, và họ thường bỏ qua những thông điệp “mùi quảng cáo” và không tinh tế. Để thực sự gây ấn tượng, một email cá nhân hoá cần tập trung vào những điều sau đây để thu hút ứng viên:
- Nội dung này sẽ đem lại lợi ích gì cho tôi?
- Liên kết vị trí này với kinh nghiệm và kiến thức của tôi như thế nào?
- Tại sao họ muốn tuyển dụng tôi?
- Lý do gì khiến phỏng vấn ở công ty đó trở nên hấp dẫn?
Mặc dù mẫu email tiêu chuẩn có thể tiếp cận một lượng lớn ứng viên trong thời gian ngắn, nhưng chúng không thể so sánh được với hiệu quả của email được cá nhân hoá. Mọi ứng viên đều muốn cảm thấy được coi trọng, và họ sẽ thấy hứng thú hơn khi nhận được một email mà như là câu chuyện riêng của họ.
Trên đây là những tips giúp bạn tạo ấn tượng qua email với ứng viên. Trong kỷ nguyên công nghệ số, hệ thống Applicant Tracking System – ATS mang đến khả năng gửi email tự động và chuyên nghiệp, tận dụng công nghệ để tạo sự chuyên nghiệp cho quá trình tuyển dụng.
ATS không chỉ giúp quản lý tin tuyển dụng, hồ sơ ứng viên mà còn tối ưu hóa việc giao tiếp với ứng viên. Mọi hoạt động tuyển dụng đều có thể được quản lý trên một nền tảng duy nhất, tạo ra sự linh hoạt và tiện ích toàn diện trong quá trình tuyển dụng. Dưới đây là mẫu gửi mail cá nhân hóa tự động trên ATS của iVIEC Talent Management.
Tạm kết
Tạo email tự động và cá nhân hoá là một trong những cách nhanh nhất giúp nhà tuyển dụng cải thiện việc giao tiếp với ứng viên, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức. Điều này không chỉ cung cấp thông tin thêm cho ứng viên mà còn tạo ra sự hấp dẫn đối với công ty của bạn. Thử ngay tinh năng tạo, gửi email theo từng bước tuyển dụng của iVIEC để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và tạo hiệu suất tốt hơn.
Nếu bạn quan tâm tới cách tối ưu trải nghiệm ứng viên nói riêng và quản lý quy trình tuyển dụng nói chung, bạn có thể đăng ký để được tư vấn trải nghiệm iVIEC Talent Management tại đây.