Khi tiếp nhận nhân viên mới, bạn chỉ có trung bình 44 ngày để ảnh hưởng đến quyết định của họ về việc ở lại lâu dài. Tỉ lệ thôi việc có thể tốn hàng nghìn đô mỗi lần tuyển dụng, nhưng một khảo sát onboarding được thiết kế tốt có thể giúp bạn phát hiện vấn đề trước khi quá muộn.
Các câu hỏi khảo sát onboarding cho nhân viên mới có thể giúp bạn hiểu và cải thiện trải nghiệm ban đầu của nhân viên với công ty. Theo BambooHR, những sự bất mãn lớn nhất của nhân viên với quá trình onboarding bao gồm việc đào tạo không đầy đủ về sản phẩm/dịch vụ của công ty (62%) và thiếu hướng dẫn onboarding (50%).
Ngoài ra, trong khi 50% nhân viên mới có kế hoạch rời đi ngay sau khi bắt đầu, con số này tăng lên 80% đối với những người cảm thấy thiếu đào tạo do onboarding kém. Một khảo sát onboarding được thiết kế hợp lý có thể giúp bạn xác định và giải quyết những vấn đề này từ sớm. Điều này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro nghỉ việc, tăng mức độ gắn kết và thể hiện cam kết của công ty đối với sự hài lòng trong công việc của nhân viên mới.
Khảo sát onboarding cho nhân viên mới là gì?
Khảo sát onboarding cho nhân viên mới, còn được gọi là khảo sát định hướng nhân viên mới hoặc bảng câu hỏi onboarding, là một công cụ nhân sự để đánh giá và cải thiện trải nghiệm onboarding của nhân viên mới. Bạn thường gửi khảo sát này trong những tuần hoặc tháng đầu làm việc để đánh giá xem nhân viên đã hòa nhập thành công vào tổ chức hay chưa.
Khảo sát onboarding đánh giá hiệu quả của quá trình onboarding, đào tạo và hỗ trợ ban đầu. Đồng thời, nó cũng đo lường sự hài lòng và hiểu biết của nhân viên mới về vai trò, đội nhóm và văn hóa công ty.
Tại sao khảo sát onboarding cho nhân viên mới lại quan trọng?
Những lợi ích chính của khảo sát onboarding cho nhân viên mới bao gồm:
- Hiểu được ấn tượng ban đầu của nhân viên mới: Các câu trả lời của họ giúp bạn hiểu về trải nghiệm onboarding của họ—họ có cảm thấy tự tin với vai trò mới không, hay đã hiểu rõ về văn hóa công ty? Những yếu tố này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định ở lại lâu dài của họ tại công ty.
- Xác định các lỗ hổng trong quy trình onboarding: Việc xem xét kết quả khảo sát onboarding giúp bạn phát hiện những vấn đề tiềm ẩn sớm để có thể giải quyết chúng kịp thời.
- Khuyến khích phản hồi trung thực: Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến của mình một cách tự do sẽ mở ra một kênh giao tiếp giữa bạn và họ, từ đó xây dựng nền tảng cho một mối quan hệ làm việc tích cực.
35 câu hỏi khảo sát onboarding cho nhân viên mới
Dưới đây là danh sách các câu hỏi khảo sát onboarding cho nhân viên mới để hỏi vào các thời điểm khác nhau sau khi họ hoàn thành quy trình onboarding. Việc này đảm bảo bạn kiểm tra tình hình của họ thường xuyên và cập nhật được tình trạng của các nhân viên mới và gần đây.
Câu hỏi để hỏi một tuần sau khi onboarding
Ở giai đoạn này, các câu hỏi nên tập trung vào ấn tượng ban đầu của nhân viên mới về công ty, vai trò của họ và đội ngũ. Mục tiêu là tìm hiểu xem họ có cảm thấy được chào đón và hỗ trợ hay không, và liệu họ có đủ công cụ và tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc. Điều này giúp bạn giải quyết các mối quan tâm ngay lập tức để nhân viên có thể chuyển tiếp một cách suôn sẻ vào công việc và tổ chức.
- Vai trò của bạn có được giải thích rõ ràng không?
- Bạn có nhận đủ thông tin để hiểu kỳ vọng của công ty đối với bạn không?
- Bạn đã nhận đủ thiết bị, thông tin đăng nhập và tài nguyên cần thiết để bắt đầu công việc chưa?
- Các hướng dẫn thiết lập môi trường làm việc của bạn có rõ ràng không?
- Bạn có cảm thấy được chào đón và hỗ trợ bởi đội ngũ và quản lý của mình không?
- Lịch trình onboarding có được lên kế hoạch tốt và dễ quản lý không?
- Buổi onboarding có giúp bạn hiểu rõ sứ mệnh, giá trị và văn hóa công ty không?
- Bạn có cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi hoặc nhận sự trợ giúp từ đội ngũ không?
- Trên thang điểm từ 1-5, bạn đánh giá tổng thể trải nghiệm onboarding như thế nào?
- Bạn có đề xuất cải tiến nào cho quy trình onboarding không?
Câu hỏi để hỏi hai tuần sau khi onboarding
Tại thời điểm này, nhân viên mới đã hoàn thành quy trình onboarding ban đầu và bắt đầu tham gia nhiều hơn vào vai trò của mình. Các câu hỏi khảo sát nên tập trung vào việc đánh giá xem đào tạo có chuẩn bị tốt cho công việc của họ không, họ cảm thấy thoải mái với các nhiệm vụ của mình như thế nào, và liệu họ có hòa nhập tốt với đội ngũ không.
Phản hồi này giúp bạn và quản lý của nhân viên mới hiểu liệu quy trình onboarding đã cung cấp đủ sự hỗ trợ chưa và giúp xác định bất kỳ khoảng trống nào về tài nguyên hoặc đào tạo.
- Bạn có cảm thấy thoải mái hơn với vai trò và trách nhiệm của mình không?
- Bạn có đủ quyền truy cập vào công cụ và tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc không?
- Bạn có nghĩ rằng vai trò của bạn phù hợp với các mục tiêu của đội ngũ không?
- Quản lý của bạn đã cung cấp đủ sự hướng dẫn và phản hồi cho bạn chưa?
- Bạn có cảm thấy hiểu rõ hơn về văn hóa và môi trường làm việc của công ty không?
- Có tài nguyên hoặc sự hỗ trợ bổ sung nào mà bạn cảm thấy hữu ích vào lúc này không?
- Bạn có cảm thấy chuẩn bị sẵn sàng cho các bước tiếp theo trong vai trò hoặc các trách nhiệm sắp tới không?
- Trên thang điểm từ 1-5, bạn sẽ đánh giá tài liệu và các buổi đào tạo đã cung cấp như thế nào?
Câu hỏi để hỏi một tháng sau khi onboarding
Sau một tháng, nhân viên mới đã ổn định trong vị trí và bắt đầu củng cố vai trò của mình trong đội ngũ và công ty. Các câu hỏi khảo sát 30 ngày này nên tập trung vào việc hiểu mức độ hài lòng với công việc của họ, mức độ họ hiểu rõ vai trò của mình, và mức độ phù hợp với văn hóa công ty.
Những câu hỏi này cũng nên khám phá mối quan hệ làm việc của nhân viên mới với đồng nghiệp và mức độ hỗ trợ mà quản lý của họ cung cấp. Mục đích của các câu hỏi này là xác định mức độ cam kết và sự hài lòng trong công việc của nhân viên mới.
- Bạn đã hiểu đầy đủ về vai trò và trách nhiệm của mình chưa?
- Bạn đã xây dựng được mối quan hệ làm việc tích cực với các đồng nghiệp chưa?
- Đào tạo ban đầu của bạn có đủ toàn diện để đáp ứng yêu cầu công việc không?
- Có điều gì bạn vẫn cần làm rõ về vai trò hoặc công ty không?
- Trên thang điểm từ 1-5, bạn hài lòng với sự hỗ trợ và giao tiếp của quản lý cho đến nay như thế nào?
- Bạn có ý tưởng rõ ràng về các công cụ và tài nguyên cần thiết cho công việc trong tương lai không?
- Bạn cảm thấy mình có sự phù hợp như thế nào với các giá trị và văn hóa của công ty?
- Có đào tạo hoặc thông tin bổ sung nào sẽ giúp cải thiện khả năng thành công của bạn không?
- Bạn có cảm thấy gắn kết và có động lực trong vai trò và đội ngũ của mình không?
Câu hỏi để hỏi ba tháng sau khi onboarding
Tại thời điểm này, nhân viên mới đã trở nên độc lập hơn và hoàn toàn hòa nhập vào đội ngũ của họ. Các câu hỏi khảo sát onboarding nhân viên bạn hỏi bây giờ nên đánh giá sự tự tin của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ một cách độc lập, sự hiểu biết về cơ hội phát triển, và mức độ hài lòng tổng thể với công việc và công ty.
Các câu hỏi cũng nên tìm kiếm phản hồi về quy trình onboarding và xác định mức độ gắn kết, sự phù hợp với mục tiêu công ty, và sự hài lòng với quyết định gia nhập tổ chức của họ.
- Trên thang điểm từ 1-5, bạn tự tin như thế nào vào khả năng làm việc độc lập trong công việc của mình?
- Bạn có hiểu rõ về con đường sự nghiệp và cơ hội phát triển trong công ty không?
- Bạn có hài lòng với phản hồi và sự hỗ trợ mà quản lý cung cấp không?
- Bạn có cảm thấy mình là một thành viên có giá trị của đội ngũ và tổ chức không?
- Bạn hiểu rõ như thế nào về tác động của vai trò của mình đối với mục tiêu của đội ngũ và tổ chức?
- Bạn có đề xuất nào để cải thiện quy trình onboarding cho các nhân viên mới trong tương lai không?
- Trên thang điểm từ 1-5, bạn hài lòng với văn hóa công ty và môi trường làm việc như thế nào?
- Bạn có cảm thấy đã hoàn toàn hòa nhập vào đội ngũ của mình và quen thuộc với các quy trình của công ty không?
Chuẩn bị khảo sát onboarding cho nhân viên mới
Khi chuẩn bị một khảo sát onboarding cho nhân viên mới, hãy nhớ các thực tiễn tốt nhất dưới đây:
- Làm câu hỏi rõ ràng và liên quan: Câu hỏi trong khảo sát onboarding phải rõ ràng, có liên quan và gắn liền với các giai đoạn cụ thể trong quá trình onboarding.
- Đặt câu hỏi đơn giản: Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành hoặc ngôn ngữ phức tạp. Tập trung vào các chủ đề liên quan đến trải nghiệm của nhân viên mới tại mỗi giai đoạn cụ thể. Sử dụng câu hỏi đóng để đo lường mức độ hài lòng.
- Bảo vệ quyền riêng tư của người tham gia: Đảm bảo khảo sát onboarding là ẩn danh để tạo sự tin tưởng và khuyến khích phản hồi trung thực. Sử dụng dữ liệu tổng hợp khi báo cáo để duy trì tính bảo mật.
- Thiết lập quy trình theo dõi kịp thời: Đặt lịch trình định kỳ để theo dõi phản hồi của nhân viên và giao cho các thành viên trong nhóm nhân sự xem xét các câu trả lời khảo sát. Điều này giúp bạn điều chỉnh quy trình onboarding ngay khi có thể.
- Đảm bảo tính khả dụng và dễ hoàn thành: Để tối đa hóa tỷ lệ phản hồi, thiết kế khảo sát onboarding sao cho thân thiện với di động và có thể truy cập trên các thiết bị khác nhau. Giữ cho độ dài khảo sát hợp lý (không nên mất quá 20 phút để hoàn thành).
- Chọn thời điểm khảo sát một cách chiến lược: Lên kế hoạch các khoảng thời gian khảo sát phù hợp với các mốc quan trọng trong quy trình onboarding (ví dụ: một tuần, một tháng, v.v.) và tránh khảo sát quá thường xuyên. “Mệt mỏi vì khảo sát” có thể làm giảm tỷ lệ phản hồi và dẫn đến câu trả lời không chính xác.
- Thông báo cho nhân viên về cách bạn sẽ sử dụng phản hồi của họ: Cho nhân viên biết rằng bạn sẽ sử dụng phản hồi của họ để cải thiện trải nghiệm onboarding. Chia sẻ kết quả khảo sát để thể hiện sự minh bạch và cho thấy rằng ý kiến của họ quan trọng đối với quá trình cải tiến onboarding.
Tạm kết
Một khảo sát onboarding được thiết kế tốt có thể giúp cải thiện trải nghiệm onboarding để nhân viên mới cảm thấy được hỗ trợ, chào đón và sẵn sàng cho vai trò của mình. Bằng cách thu thập phản hồi trong vài tuần và tháng đầu tiên của nhân viên, bộ phận nhân sự có thể đánh giá mức độ nhân viên mới thích nghi với đào tạo, tài nguyên và văn hóa công ty, từ đó kịp thời thực hiện các cải tiến cần thiết.
Khảo sát onboarding hiệu quả cũng khuyến khích sự giao tiếp mở giữa nhân viên mới và bộ phận nhân sự. Khi nhân viên biết rằng ý kiến của họ được coi trọng và hành động dựa trên phản hồi đó, họ có xu hướng cảm thấy hài lòng, gắn bó và cam kết với công ty.
Là giải pháp đầu tiên tại Việt Nam tiên phong ứng dụng AI & Big Data để tự động hoá và tối ưu hoạt động tuyển dụng tại một nơi duy nhất, iVIEC Talent Management hỗ trợ nhà tuyển dụng dễ dàng đăng tin tuyển dụng, quản lý, sàng lọc hồ sơ ứng viên cũng như chuẩn hóa quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm giải pháp quản lý và tối ưu hoạt động tuyển dụng iVIEC Talent Management, bạn có thể đăng ký tại đây.
Hãy theo dõi chúng tôi trên Linkedin hoặc Fanpage iVIEC for Business để cập nhật những tin tức và xu hướng mới nhất về nhân sự!
