Kiểm tra lý lịch ứng viên qua MXH: Những điều nên và không nên

70% doanh nghiệp cho biết họ sử dụng mạng xã hội để nghiên cứu ứng viên tiềm năng, nhưng điều này có thể gây ra những vấn đề đạo đức. Làm thế nào để thực hiện kiểm tra lý lịch ứng viên trên mạng xã hội một cách công bằng và tuân thủ pháp luật?

Kiểm tra lý lịch trên mạng xã hội đã trở thành một thực tiễn phổ biến trong quy trình tuyển dụng. Thông qua việc xem xét sự hiện diện trực tuyến của ứng viên, nhà tuyển dụng có thể đánh giá tính cách, đạo đức nghề nghiệp và mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Theo một khảo sát từ The Harris Poll do Express Employment Professionals thực hiện:

60% người tham gia cho rằng các nhà tuyển dụng nên kiểm tra mạng xã hội của tất cả ứng viên.
69% tin rằng việc này là một phương pháp hiệu quả để đánh giá ứng viên.

Kiểm tra lý lịch ứng viên trên MXH – Social media screening là gì?

Hiện nay, các nhà tuyển dụng và quản lý nhân sự thường xem kiểm tra lý lịch trên mạng xã hội (hay social media screening) như một phần trong quy trình tuyển dụng. Quá trình này bao gồm việc nhà tuyển dụng xem xét sự hiện diện trực tuyến công khai của ứng viên, bao gồm hồ sơ, bài đăng, bình luận và các tương tác (trên các nền tảng như LinkedIn, Facebook, Instagram, Threads hoặc X).

Thông qua việc này, nhà tuyển dụng có thể thu thập thêm thông tin về ứng viên ngoài những gì họ đã trình bày trong CV hoặc chia sẻ trong buổi phỏng vấn. Những thông tin này giúp đội ngũ nhân sự đánh giá tính cách, hành vi và mức độ phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty.

Những điều nên và không nên khi thực hiện kiểm tra lý lịch trên mạng xã hội

Nên:

Lấy sự đồng ý của ứng viên: Luôn thông báo cho ứng viên rằng việc kiểm tra lý lịch mạng xã hội là một phần của quy trình tuyển dụng và lấy sự đồng ý rõ ràng bằng văn bản.
Chỉ sử dụng thông tin công khai: Chỉ xem xét nội dung có sẵn công khai. Tôn trọng quyền riêng tư của ứng viên và tránh sử dụng phương pháp nghi ngờ để truy cập vào hồ sơ riêng tư. Việc làm như vậy mà không có sự cho phép là bất hợp pháp và có thể bị coi là vi phạm quyền riêng tư.
Tập trung vào thông tin liên quan đến công việc: Giới hạn tìm kiếm vào những hành vi hoặc nội dung có thể ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của ứng viên, chẳng hạn như hành vi sai trái nghề nghiệp hoặc hoạt động bất hợp pháp. Điều này giúp đảm bảo việc kiểm tra có liên quan đến vai trò và tránh phán xét không công bằng dựa trên sở thích cá nhân không liên quan.
Sử dụng danh sách kiểm tra chi tiết: Điều này sẽ giúp bạn đánh giá hành vi một cách nhất quán (ví dụ: các bình luận thiếu chuyên nghiệp, hoạt động bất hợp pháp).
Thiết lập hướng dẫn rõ ràng: Đặt ra các tiêu chí cụ thể về những gì là dấu hiệu đỏ và cách bạn sẽ sử dụng thông tin trong quyết định tuyển dụng để đảm bảo tính nhất quán. Đảm bảo áp dụng cùng một tiêu chí cho tất cả các ứng viên để giảm thiểu thiên vị và tránh các cáo buộc phân biệt đối xử.
Ghi chép lại kết quả: Ghi lại các nền tảng đã kiểm tra, từ khóa sử dụng và thông tin cụ thể đã tìm thấy. Việc này bảo vệ công ty trong trường hợp có tranh chấp hoặc khi đối mặt với thử thách pháp lý.
Xem xét ngữ cảnh và thời gian của các bài đăng trên mạng xã hội: Đánh giá các bài đăng trong ngữ cảnh của chúng. Xem xét độ tuổi của nội dung (một bài đăng gây tranh cãi cách đây 10 năm có thể không phản ánh thái độ hiện tại). Cho phép ứng viên giải thích những nội dung có thể gây tranh cãi. Mọi người có thể thay đổi và phát triển, và các nội dung cũ có thể không phản ánh hành vi hiện tại của họ.

Không nên:

Không tập trung vào những đặc điểm được bảo vệ: Tránh sử dụng thông tin liên quan đến tuổi tác, dân tộc, giới tính, tôn giáo, xu hướng tình dục hoặc bất kỳ đặc điểm được bảo vệ nào khác. Loại bỏ mọi thông tin cá nhân hoặc không liên quan mà bạn tìm thấy trong quá trình kiểm tra.
Không sử dụng hồ sơ giả: Tuyệt đối không tạo hồ sơ giả để truy cập vào nội dung mạng xã hội riêng tư. Đây là hành động phi đạo đức và không tạo dựng được lòng tin từ ứng viên cũng như công ty. Nếu bị phát hiện, điều này có thể gây tổn hại đến uy tín của tổ chức.
Không đưa ra quyết định vội vàng: Đừng vội kết luận dựa trên một bài đăng hoặc bình luận mà không xem xét ngữ cảnh hoặc mục đích của ứng viên. Sự hiểu lầm có thể dẫn đến việc đánh giá không công bằng, khiến bạn từ chối ứng viên đủ điều kiện. Thay vì nhìn vào các trường hợp đơn lẻ, hãy tập trung vào các mẫu hành vi nhất quán.
Không truy cập vào nội dung bị hạn chế: Đừng gửi yêu cầu kết bạn chỉ để xem các hồ sơ riêng tư. Đây không chỉ là hành động phi đạo đức mà còn có thể đưa công ty vào rủi ro pháp lý. Chỉ nên dựa vào thông tin công khai.
Không quá phụ thuộc vào mạng xã hội: Hồ sơ mạng xã hội có thể không phản ánh chính xác các kỹ năng nghề nghiệp của một người. Hãy sử dụng chúng như một công cụ hỗ trợ cho các buổi phỏng vấn và kiểm tra tham chiếu.
Không bỏ qua các chính sách và hướng dẫn của chính mình: Đừng thực hiện kiểm tra mạng xã hội một cách ngẫu nhiên. Việc áp dụng không nhất quán có thể gia tăng nguy cơ thiên vị và phân biệt đối xử.
Không bỏ qua sự khác biệt về pháp lý và văn hóa: Đừng giả định rằng các quy chuẩn về mạng xã hội hoặc luật quyền riêng tư giống nhau ở tất cả các nền văn hóa hoặc quốc gia. Việc bỏ qua sự khác biệt này có thể gây hậu quả pháp lý, đặc biệt khi tuyển dụng quốc tế.

Ví dụ

Khi kiểm tra hồ sơ LinkedIn của ứng viên, thực hiện các bước sau:

Tìm kiếm hồ sơ đúng: Sử dụng tên, vị trí và ngành nghề của ứng viên để xác định đúng người. Để thu hẹp tìm kiếm, kết hợp tên đầy đủ, địa chỉ email, số điện thoại và tên người dùng tiềm năng.
Xác minh kinh nghiệm làm việc và kỹ năng: Kiểm tra lại các vai trò và trách nhiệm đã liệt kê trên hồ sơ của ứng viên với những gì được nêu trong CV để đảm bảo tính nhất quán. Tìm kiếm các sự xác nhận hoặc khuyến nghị để xác thực những tuyên bố của ứng viên.
Đánh giá hành vi nghề nghiệp và sự tham gia trong ngành: Đọc các bài đăng hoặc bài viết được chia sẻ liên quan đến lĩnh vực của ứng viên. Chú ý đến những đóng góp tích cực, chẳng hạn như tham gia thảo luận ngành hoặc chia sẻ các nội dung tư duy lãnh đạo.
Tìm kiếm các dấu hiệu rủi ro: Kiểm tra hành vi thiếu chuyên nghiệp, chẳng hạn như phàn nàn về nhà tuyển dụng trước hoặc các bình luận không phù hợp. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng bạn xem xét ngữ cảnh—ví dụ, một bài đăng phê phán có thể mang tính xây dựng và thông tin hơn là chỉ đơn giản là thể hiện thái độ tiêu cực.

Khi kiểm tra lý lịch trên LinkedIn, sử dụng tính năng ‘Ẩn ảnh và tên ứng viên’ để đánh giá ứng viên chủ yếu dựa trên kỹ năng, trình độ và kinh nghiệm làm việc của họ. Để kích hoạt tính năng này:

Truy cập vào trang LinkedIn Recruiter.
Vào Cài đặt > Quyền riêng tư.
Bật Ẩn tên và ảnh để loại bỏ thông tin nhận diện ứng viên trong quá trình kiểm tra.

Lưu ý

Việc kiểm tra lý lịch ứng viên qua MXH sẽ tồn tại một số rủi ro như sau:

Rủi ro pháp lý: Việc tiếp cận thông tin bảo vệ (như tôn giáo, độ tuổi, chủng tộc) có thể dẫn đến các khiếu nại phân biệt đối xử đối với công ty.

Lo ngại về quyền riêng tư: Ứng viên có thể xem việc kiểm tra mạng xã hội là xâm phạm quyền riêng tư, đặc biệt nếu HR tiếp cận nội dung cá nhân.

Không đồng nhất: Không phải ứng viên nào cũng có sự hiện diện trên mạng xã hội, điều này có thể dẫn đến việc đánh giá ứng viên không công bằng khi kiểm tra lý lịch.

Hiểu lầm thông tin: Nội dung trên mạng xã hội có thể bị hiểu sai khi bị tách ra khỏi ngữ cảnh ban đầu.

Tạm kết

Kiểm tra lý lịch hay hồ sơ mạng xã hội có thể giúp bạn có cái nhìn sâu sắc về tính cách, đạo đức công việc và sự phù hợp văn hóa của ứng viên. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải thực hiện những kiểm tra này một cách hợp pháp và đạo đức. Đầu tiên, hãy thu thập sự đồng ý của ứng viên, sau đó tập trung vào những thông tin liên quan đến công việc và tránh các hành vi phân biệt. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định tuyển dụng công bằng và thông minh mà không xâm phạm quyền riêng tư hay vi phạm đạo đức.

Hãy nhớ rằng lý lịch hay hồ sơ mạng xã hội chỉ là một phần nhỏ trong cuộc sống của một người. Quan trọng là phải xem xét ngữ cảnh của thông tin bạn thu thập được và tránh đưa ra kết luận vội vàng. Bằng cách sử dụng kiểm tra mạng xã hội để bổ sung cho các phương pháp sàng lọc truyền thống, bạn có thể cải thiện quy trình tuyển dụng và đảm bảo lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho cả ứng viên và công ty.

Là giải pháp đầu tiên tại Việt Nam tiên phong ứng dụng AI & Big Data để tự động hoá và tối ưu hoạt động tuyển dụng tại một nơi duy nhất, iVIEC Talent Management hỗ trợ nhà tuyển dụng dễ dàng đăng tin tuyển dụng, quản lý, sàng lọc hồ sơ ứng viên cũng như chuẩn hóa quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm giải pháp quản lý và tối ưu hoạt động tuyển dụng iVIEC Talent Management, bạn có thể đăng ký tại đây.