Vào mỗi đợt cao điểm, bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp sẽ nhận “đơn” tuyển dụng lên đến hàng nghìn nhân sự để đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Lúc này, toàn bộ bộ phận tuyển dụng sẽ phải làm việc hết công suất, thậm chí rơi vào tình trạng quá tải. Dưới đây là 9 điều mà người làm tuyển dụng nên làm trước mỗi đợt cao điểm để gia tăng hiệu suất tuyển dụng.
Ở một số Tập đoàn hay Doanh nghiệp, bộ phận tuyển dụng sẽ là người nhận KPI số lượng người cần tuyển trong một giai đoạn. JD (mô tả công việc) cho từng vị trí sẽ phụ thuộc vào Hiring Manager (HM) hoặc quản lý bộ phận đưa sang.
Sau khi nhận số lượng, JD, các bạn tuyển dụng sẽ tiến hành đăng tuyển trên các kênh tuyển dụng quen thuộc, đăng bài lên các hội nhóm, thậm chí qua các công ty thành viên để tìm nguồn…Đến khi CV về, không đạt yêu cầu, số lượng người lao động nhân việc thấp hơn dự kiến, Hiring Manager (HM) đánh giá hiệu suất công việc của bạn chưa cao, các khối bộ phận gửi yêu cầu đánh giá bộ phận bạn tuyển dụng chưa hiệu quả…Cuối cùng câu chuyện con gà, quả trứng cứ thế lặp đi lặp lại.
Giải pháp:
Trước khi lên kế hoạch tuyển dụng, bạn nên sang trao đổi với đơn vị mình đang phụ trách tuyển dụng về các yếu tố:
- Nhu cầu của vị trí cần tuyển?
- Nhân viên vào sẽ làm những công việc gì?
- Những áp lực phải chịu ra sao?
- Văn hoá của phòng ban đó như thế nào?
- Quản lý của họ có phong cách gì?
…
Như vậy, bạn mới tìm ra được một bản JD “match” nhất với nhu cầu, và phác hoạ sơ bộ về chân dung ứng viên phù hợp về chuyên môn lẫn văn hoá. Lúc này đây, bạn mới bắt đầu lên kế hoạch và triển khai các chiến thuật thu hút ứng viên.
Doanh nghiệp hay Tập đoàn lớn thường sẽ chiếm ưu thế về thương hiệu, mức lương, chế độ có thể trả so với các doanh nghiệp SMEs trên thị trường lao động. Tuy nhiên, với hành vi của người lao động hiện tại (đặc biệt là gen Z) thì 2 yếu tố trên chưa phải là yếu tố quyết định.
Thay vào đó, văn hoá doanh nghiệp, trải nghiệm trong quá trình ứng tuyển, thậm chí là sự linh hoạt trong các quy định, hình thức làm việc…mới là điều người lao động đang tìm kiếm. Và đó cũng là những yếu tố mà các doanh nghiệp SMEs có lợi thế hơn so với các Tập đoàn lớn.
“Em thích các doanh nghiệp SMEs vì ở đó em có thể làm việc thoải mái. Không cần check-in, check-out, thoải mái trong tác phong và cách ăn mặc” – Một ứng viên trong lúc tham gia phỏng vấn đã chia sẻ.
Giải pháp:
- Bộ phận tuyển dụng / Nhân sự tiến hành khảo sát để tổng hợp những tiêu chí mà cán bộ nhân viên của mình đồng ý nhận offer, đồng hành và gắn bó lâu dài với Doanh nghiệp, Tập đoàn.
- Tiếp cận gần gũi, thường xuyên trao đổi với cán bộ nhân viên để có được góc nhìn chính xác hơn thay vì gửi phiếu khảo sát và kêu gọi mọi người điền thông tin.
- Từ đó, truyền thông ra bên ngoài với người lao động để thu hút họ về với Doanh nghiệp của mình.
Hành vi của ứng viên sẽ bắt nguồn từ 1 phần insight của họ. Thấu hiểu được insight, bạn sẽ biết được nên tìm ứng viên ở đâu, viết nội dung tuyển dụng như thế nào để thuyết phục các nhân tài.
Một ví dụ điển hình trong việc chưa tìm hiểu insight của ứng viên là trong lúc tuyển Sale, một công ty để mức lương là 7 triệu, nhưng, lại đề ra quy định 7 ngày thử việc sẽ không lương. Một trường hợp khác, là đăng tuyển Sale với mức lương 2 triệu kèm với mức hoa hồng khi đạt doanh số tháng. Với quy định này, bạn nghĩ sẽ có tỷ lệ bao nhiêu ứng viên đồng ý nhận offer và thử việc?
Giải pháp: Người làm tuyển dụng cần trao đổi sâu với ứng viên để tìm hiểu được insight đặc trưng của họ. Và để có thể hiểu được họ, bạn nên gia nhập những hội nhóm mà ứng viên thường hoạt động, truy cập các website họ thường truy cập, tương tác những thắc mắc của các bạn ứng viên…
Với sự thay đổi trong hành vi ứng tuyển cũng như nhu cầu về công việc của ứng viên, giờ đây những người làm tuyển dụng cũng cần thay đổi. Bạn không thể chỉ đóng vai trò nhà tuyển dụng, mà giờ đây bạn cần phải đồng thời trở thành một marketer, một nhân viên bán hàng thực thụ để “bán” “sản phẩm” chính là job của công ty đến khách hàng tiềm năng là các ứng viên. Đây cũng là xu hướng nổi bật trong tuyển dụng hiện đại thời kỳ chuyển đổi số.
Matthew Jeffrey – Giám đốc toàn cầu về Tìm kiếm và Thương hiệu Tuyển dụng tại SAP, công ty hàng đầu thế giới về cung cấp các giải pháp công nghệ quản trị doanh nghiệp cũng đồng tình với nhận định: “Tuyển dụng là một dạng Marketing. Nếu bạn là một nhà tuyển dụng nhưng không nhìn nhận bản thân như một Marketer thì bạn là một nhà tuyển dụng thất bại.”
Giải pháp:
- Rèn luyện kỹ năng, học các chương trình dành cho người làm Sale và Marketing và ứng dụng vào công việc tuyển dụng.
Trong quá trình tuyển dụng, mỗi một điểm chạm với ứng viên là một trải nghiệm. Đó có thể là một bài post về job, về thông tin công ty, một bài viết bạn chia sẻ hay là những lần bạn trao đổi thông tin về job, những lần bạn gửi email…Và những suy nghĩ, cảm nhận của ứng viên trong suốt quá trình này dù tích cực hay tiêu cực đều ảnh hưởng đến quyết định ứng tuyển hoặc nhận lời mời làm việc tại công ty.
Trải nghiệm tích cực sẽ giúp ứng viên có thêm động lực để loa toả cảm nhận này với người khác, giúp gia tăng thương hiệu tuyển dụng của công ty. Và ngược lại, trải nghiệm tiêu cực sẽ ảnh hưởng đến thương hiệu tuyển dụng của bạn lẫn công ty bạn đang làm việc.
Giải pháp:
Bạn hãy nhớ người làm tuyển dụng là đại diện doanh nghiệp trong mắt ứng viên. Do đó, bạn cần chỉn chu trong tất cả các giai đoạn của tuyển dụng, ví dụ:
- Viết mô tả công việc rõ ràng, chính xác;
- Nội dung đăng tuyển thật chuẩn mực;
- Ngôn từ sử dụng có sự khiêm nhường; nhiều năng lượng tích cực;
- Luôn follow – up sớm và thường xuyên với ứng viên tiềm năng;
- Giữa liên lạc và luôn kèm theo lời cảm ơn với ứng viên trong từng giai đoạn tuyển dụng;
- Cung cấp đủ thông tin trong buổi phỏng vấn và thông báo kết quả phỏng vấn như đã hẹn;
- …
Hầu hết tại các doanh nghiệp, tập đoàn lớn đều có những chỉ số đo lường hiệu quả tuyển dụng. Tuy nhiên, việc thống kê hàng tháng, hàng quý thậm chí là từng đợt tuyển dụng với số lượng lớn ứng viên là điều không đơn giản để thực hiện. Hệ quả là dữ liệu về hồ sơ, chi phí trên hệ thống thiếu tính chính xác.
Giải pháp:
- Hình thành thói quen thống kê từng dữ liệu và đo lường hiệu quả trong quá trình tuyển dụng, đồng thời sử dụng những hệ thống quản trị tuyển dụng Applicant Tracking System – ATS như iVIEC để gia tăng hiệu suất của đội ngũ.
Bạn là ở doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghệ, bạn cần nắm rõ ít nhất 5 doanh nghiệp lớn nhất của ngành công nghệ. Và từ danh sách đó, bạn tìm hiểu quy trình tuyển dụng của họ đang như thế nào, yêu cầu đầu vào ra sao, cơ chế chính sách hiện tại đang như thế nào, thậm chí tìm hiểu xem các hoạt động họ đang ứng dụng để thu hút ứng viên…để từ đó, điều chỉnh, tối ưu kế hoạch tuyển dụng, thậm chí có thể trao đổi với các trường bộ phận để tối ưu về yêu cầu công việc, chân dung ứng viên…
Giải pháp:
- Thường xuyên tìm đọc báo cáo về ngành, tham khảo các thông tin dành cho tuyển dụng và quản trị nhân sự, kết nối với những người làm nhân sự cùng lĩnh vực, đóng vai là ứng viên…
Thị trường lao động trong những năm gần đây đã có nhiều biến chuyển lớn, lĩnh vực nhân sự vì thế cũng có thêm nhiều thách thức và không ngừng đổi mới. Bên cạnh việc nâng cao kỹ năng chuyên môn, người làm tuyển dụng cần cập nhật xu thế xã hội để mở rộng kênh tạo nguồn cho mình. Ví dụ, tuyển dụng thông qua Tik Tok, Tinder…
Hiểu một cách đơn giản, ứng viên của bạn đang quan tâm điều gì, họ đang hoạt động trên những nền tảng nào, sự kiện gì mới xảy ra, hiện đang có trend gì… bạn cũng cần nắm rõ để có thêm chất liệu trong quá trình trao đổi, phỏng vấn…
Giải pháp:
- Theo dõi những trang social lớn, trang báo dành cho giới trẻ
Trí tuệ nhân tạo đang tạo nên một xu hướng tuyển dụng mới: Tối ưu hơn, hiệu quả hơn khi có thể tìm ra ứng viên phù hợp nhất; có thể đề xuất ứng viên cho vị trí cần tuyển; dự đoán mức độ phù hợpt của mỗi ứng viên trong kho dữ liệu. Thậm chí, AI có thể giúp Nhà tuyển dụng so sánh ứng viên với nhân viên hiện tại; tạo ra lời mời nhận viên được cá nhân hoá…
Người làm tuyển dụng có thể tận dụng AI (như chatGPT) để có được những nội dung đăng tuyển chuyên nghiệp, những gợi ý về câu hỏi phỏng vấn, những kiến thức chuyên ngành mà trước đây, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để tổng hợp.
Giải pháp:
- Tìm hiểu, lựa chọn các giải pháp quản trị tuyển dụng ứng dụng AI như iVIEC.
Sau khi bạn thực hành và làm 9 điều trên, chắc chắn hiệu quả tuyển dụng của bạn sẽ có sự that đổi theo chiều hướng tích cực, thậm chí, bạn sẽ nhìn thấy sự thay đổi và phát triển của mình so với giai đoạn trước. Chúc bạn và doanh nghiệp của bạn thành công!