Theo các chuyên gia, có ba yếu tố quan trọng trong vai trò của nhà quản trị nhân sự, được gọi là “3 chữ C”: Clarity (sự rõ ràng), Consistency (sự nhất quán) và Choice (sự lựa chọn). Sự thực hiện đúng ba yếu tố này có thể xây dựng sự tin tưởng của nhân viên đối với quản lý của họ và tạo nền tảng cho một tổ chức thành công.
Có một sự thật là để được “tuyển dụng”, ứng viên cần có kỹ năng, nhưng để “giữ” và “phát triển” nhân viên, nhà quản trị nhân sự cần có kỹ năng riêng. Khái niệm quản trị và lãnh đạo không chỉ áp dụng cho những người “sinh ra để làm lãnh đạo”, mà cả hai đều là quá trình “phát triển” chứ không phải là “sự khám phá”.
Theo Doug Conant, cựu giám đốc điều hành của một công ty sản xuất thực phẩm, ông cho rằng để có được những nhân sự tiềm năng, làm việc hiệu quả, các quản trị nhân sự cần nhận được sự tin tưởng từ họ. Với nhận định đó, trong suốt quá trình nắm quyền điều hành công ty, Conant đã thực hiện sứ mệnh đầu tiên của mình là “truyền cảm hứng qua sự tin tưởng”. Khi xây dựng được lòng tin, ông cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp, đem lại lợi nhuận lớn cho các cổ đông.
Cũng theo nghiên cứu từ viện Nghiên cứu Những nơi làm việc tốt nhất, 74% nhân viên tin tưởng nhà quản trị nhân sự của mình sẽ ít gặp căng thẳng hơn, tăng 50% năng suất, tăng 106% năng lượng tại nơi làm việc, giảm 13% số ngày nghỉ ốm, giảm 40% mức độ kiệt sức so với các công ty có độ tin cậy thấp.
Katharine Manning, chuyên gia huấn luyện nghề nghiệp và cung cấp giải pháp cho các lãnh đạo từng chia sẻ trên Fast Company rằng khi nhà quản trị nhân sự có 3 chữ C, bao gồm Clarity (sự rõ ràng), Consistency (sự nhất quán) và Choice (sự lựa chọn) sẽ tạo dựng một niềm tin vững chắc đối với nhân viên.
Nhà quản trị nhân sự cần có Clarity (Sự rõ ràng)
Sự rõ ràng đồng nghĩa với việc mọi người hiểu rõ những mong đợi, nhu cầu, mục tiêu và thời gian của công việc của mình. Đây là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và tạo niềm tin giữa nhà quản trị nhân sự và nhân viên.
Ví dụ, trong một công ty, các cấp quản lý hay quản tị nhân sự thường mong đợi nhân viên cấp dưới có khả năng đoán được những mong đợi và kỳ vọng của họ. Tuy nhiên, điều này là không công bằng. Một người chỉ có thể tự tin thực hiện nhiệm vụ nếu họ hiểu rõ nhiệm vụ đó là gì và những gì được kỳ vọng từ họ.
Nếu công việc cần được hoàn thành trong một khung thời gian cụ thể hoặc theo một cách tiếp cận nhất định, nhà quản trị nhân sự cần truyền đạt một cách rõ ràng đến nhân viên. Thông báo rõ ràng về mong đợi và yêu cầu giúp xác định các mục tiêu và định hướng công việc.
Tuy nhiên, theo công ty tư vấn chiến lược Gallup, chỉ có khoảng 50% nhân viên cho biết họ hiểu rõ những gì cấp trên mong đợi từ họ. Điều này tạo ra một môi trường không chắc chắn và có thể gây xung đột trong công việc. Hơn nữa, các nhà quản trị nhân sự còn không biết một cách chính xác họ đang kỳ vọng gì từ nhân viên của mình.
Để tránh xung đột và hiểu lầm trong tương lai, nhà quản trị nhân sự cần xây dựng một cảm giác an toàn và tin tưởng với nhóm nhân viên của mình bằng cách truyền đạt một cách rõ ràng những mong đợi và yêu cầu công việc. Điều này có thể đạt được thông qua việc sử dụng các phương tiện giao tiếp hiệu quả, tổ chức họp và hội thảo để trao đổi thông tin, và tạo điều kiện cho nhân viên đặt câu hỏi và yêu cầu làm rõ khi cần thiết.
Consistency (Sự nhất quán) là yếu tố thứ 2 nhà quản trị cần trang bị
Consistency (sự nhất quán) là điểm quyết định trong việc xây dựng niềm tin. Nhân viên cần thấy sự nhất quán trong hành động, quyết định và đối xử của nhà quản trị nhân sự. Khi quản lý tuân thủ các nguyên tắc và giá trị của công ty một cách nhất quán, nhân viên cảm thấy được đối xử công bằng và đáng tin cậy. Sự nhất quán cũng tạo ra một môi trường công việc ổn định và dễ dàng để nhân viên thích nghi và phát triển.
Manning chia sẻ câu chuyện về một người bạn mới thành lập công ty, gặp khó khăn trong việc duy trì sự nhất quán trong hành vi của một đối tác. Người đối tác này thường xuyên không phản hồi email, tin nhắn và trì hoãn việc phê duyệt dự án, dẫn đến sự trì trệ trong công việc. Tuy lý do được đưa ra là do anh ta là bố đơn thân, gặp khó khăn trong việc cân bằng giữa cuộc sống, công việc và trách nhiệm nuôi con, Manning nhận định rằng hành vi này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến niềm tin của các thành viên khác trong nhóm.t
Manning nhấn mạnh rằng sự thiếu nhất quán trong hành vi có thể phá vỡ niềm tin và gây ra những hậu quả tiêu cực cho tập thể. Khi một thành viên liên tục vi phạm quy tắc chung hoặc không hoàn thành trách nhiệm, những người khác có thể cảm thấy không được tôn trọng và đánh giá cao. Điều này dẫn đến sự nghi ngờ, mâu thuẫn và giảm sút tinh thần làm việc chung.
Để xây dựng niềm tin trong nhóm, Manning đề xuất một số giải pháp sau:
Thiết lập và áp dụng các quy tắc, quy định rõ ràng: Mọi thành viên trong nhóm cần được thông báo đầy đủ về các quy tắc, quy định chung và hiểu rõ hậu quả của việc vi phạm.
Giao tiếp cởi mở và minh bạch: Khuyến khích các thành viên chia sẻ ý kiến, mong muốn và lo lắng một cách cởi mở. Lắng nghe và giải quyết các vấn đề một cách công bằng và minh bạch.
Linh hoạt hỗ trợ nhau: Thấu hiểu và hỗ trợ lẫn nhau trong những trường hợp khó khăn. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng sự linh hoạt này được áp dụng một cách công bằng và không ảnh hưởng đến hiệu quả chung của nhóm.
Công khai đánh giá kết quả: Thường xuyên đánh giá hiệu quả công việc của từng thành viên và ghi nhận những đóng góp tích cực. Việc công khai đánh giá giúp tạo động lực cho các thành viên và đảm bảo sự công bằng trong nhóm.
Tính nhất quán trong hành vi là yếu tố then chốt để xây dựng niềm tin và tạo dựng một môi trường làm việc hiệu quả. Bằng cách áp dụng các giải pháp được đề xuất trong bài viết này, các nhà lãnh đạo và thành viên trong nhóm có thể cùng nhau xây dựng một tập thể gắn kết, tin tưởng và gặt hái thành công.
Ví dụ
Trong một nhóm dự án, mỗi thành viên được giao một nhiệm vụ cụ thể với thời hạn hoàn thành rõ ràng. Một thành viên thường xuyên nộp bài trễ hạn mà không có lý do chính đáng. Việc này khiến các thành viên khác phải gánh vác thêm công việc và ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.
Giải pháp: Lãnh đạo nhóm cần có cuộc trao đổi riêng với thành viên vi phạm để hiểu rõ nguyên nhân và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp. Việc xử lý cần đảm bảo tính công bằng và nhất quán để duy trì niềm tin trong nhóm.
Nhà quản trị nhân sự cần có thêm Choice (Sự lựa chọn)
Choice (sự lựa chọn) đề cập đến việc tạo ra sự tham gia và tự chủ cho nhân viên. Khi được tham gia vào quá trình ra quyết định, nhân viên cảm thấy được coi trọng và có vai trò quan trọng trong tổ chức. Sự lựa chọn cung cấp khả năng thể hiện ý kiến, đề xuất ý tưởng và tham gia vào các dự án và nhiệm vụ quan trọng. Điều này thúc đẩy sự cam kết và sự tận hưởng công việc của họ, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc động lực và sáng tạo.
Khi được trao quyền tự đưa ra quyết định, nhân viên cảm thấy được tôn trọng, tin tưởng và có trách nhiệm với công việc của mình. Điều này thúc đẩy tinh thần làm việc, tăng năng suất và sáng tạo. Điều này cũng giúp nhân viên rèn luyện kỹ năng tư duy phản biện, giải quyết vấn đề và ra quyết định sáng suốt.
Từ đó, giúp cho nhân viên dần xây dựng niềm tin vào khả năng của bản thân. Họ tự tin hơn vào việc hoàn thành công việc và đóng góp cho tổ chức. Theo thời gian, điều này sẽ trở thành nền tảng cho sự hợp tác hiệu quả và xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa nhà quản trị nhân sự và nhân viên.
Vậy nên, trong mọi tình huống, nhà quản trị nhân sự cần xem xét xem liệu việc chỉ định hay cho phép nhân viên có quyền tự lựa chọn là cần thiết.
Ví dụ:
Một công ty đang phát triển một sản phẩm mới. Thay vì áp đặt ý tưởng của mình, lãnh đạo khuyến khích nhân viên từ các bộ phận khác nhau cùng tham gia vào quá trình sáng tạo và đưa ra ý tưởng. Việc này giúp thu thập nhiều ý kiến đóng góp đa dạng, thúc đẩy sự sáng tạo và giúp nhân viên cảm thấy được tham gia vào quá trình ra quyết định quan trọng.
Tạm kết
Việc thực hiện ba yếu tố Clarity, Consistency và Choice không chỉ giúp xây dựng sự tin tưởng giữa nhân viên và nhà quản trị nhân sự, mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và năng động. Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân viên tài năng, tăng cường hiệu suất làm việc và đóng góp vào thành công của tổ chức.
