Phỏng vấn là một bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp đánh giá năng lực và tiềm năng của ứng viên. Phỏng vấn tốt sẽ giúp doanh nghiệp tuyển được nhân viên phù hợp. Phỏng vấn không hiệu quả có thể dẫn đến việc tuyển sai người, gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là những phương pháp phỏng vấn cũng như ưu nhược điểm mà người làm tuyển dụng nên biết để tránh tối đa việc tuyển sai người.
Theo Wikipedia, phỏng vấn tuyển dụng (phỏng vấn việc làm) là quá trình trao đổi thông tin có chủ đích giữa 2 hay nhiều người, thường được chia làm 2 hình thức: trực tiếp (gặp mặt) hoặc gián tiếp (qua các thiết bị điện tử). Mục đích của phỏng vấn tuyển dụng là lựa chọn những ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp.
- Xác định mức đồ “match” với vị trí cần tuyển: Thông qua buổi phỏng vấn, người làm tuyển dụng cần xác định khả năng và năng lực của ứng viên, cũng như độ sẵn sàng của họ trong công việc đang tuyển dụng thông qua kiến thức và kỹ năng họ thể hiện.
- Xác định nguyện vọng nghề nghiệp, mục tiêu ngắn và dài hạn của ứng viên, cũng như khả năng thăng tiến trong công ty. Đánh giá xem họ có thể phù hợp và đồng hành lâu dài với công ty, tạo ra những giá trị tích cực cho xã hội hay không.
- Đánh giá mức độ phù hợp với văn hoá công ty, xem xét xem ứng viên có đặc điểm cá nhân phù hợp để đảm nhận vị trí tuyển dụng hay không, bao gồm ngoại hình, cách ăn mặc, cách nói chuyện và cư xử.
Nói chung, cuộc phỏng vấn được tiến hành để tìm kiếm những gì ứng viên “có thể làm” trong hiện tại và “sẽ làm” trong tương lai.
Ở góc độ tổng quan, hầu hết các buổi phỏng vấn đều được chuẩn bị theo các bước như sau:
- Lên lịch phỏng vấn
- Xác định thời gian, địa điểm
- Chuẩn bị danh sách ứng viên
- Chuẩn bị người phỏng vấn
- Yêu cầu đối với người phỏng vấn: hiểu công việc, có kỹ năng phỏng vấn, thông tin về tiêu chuẩn tuyển chọn và thông tin về ứng viên.
- Hậu cần: đón tiếp, hướng dẫn ứng viên, trang thiết bị tài liệu cần thiết, phòng phỏng vấn
- Phản hồi kết quả
Mỗi phương pháp có những ưu điểm, nhược điểm riêng nên tuỳ vào vị trí công việc, số lượng cũng như hình thức phỏng vấn mà nhà tuyển dụng áp dụng những phương pháp khác nhau.
1. Dựa vào nội dung phỏng vấn
Phỏng vấn hành vi (Behavioral-Based Interview)
Phỏng vấn hành vi là một phương pháp phỏng vấn dựa trên kỹ thuật đặt câu hỏi STAR (Situation – Task – Action – Result – Learn). Phương pháp này giúp nhà tuyển dụng đánh giá năng lực tiềm ẩn của ứng viên thông qua những kinh nghiệm và thành tích trong quá khứ.
Các bước của phỏng vấn hành vi
- Situation (Tình huống): Nhà tuyển dụng đặt câu hỏi về một tình huống cụ thể mà ứng viên từng gặp phải trong quá khứ.
- Task (Nhiệm vụ): Nhà tuyển dụng hỏi ứng viên về nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể mà họ phải thực hiện trong tình huống đó.
- Action (Hành động): Nhà tuyển dụng hỏi ứng viên về những hành động cụ thể mà họ đã thực hiện để giải quyết tình huống.
- Result (Kết quả): Nhà tuyển dụng hỏi ứng viên về kết quả của những hành động đó.
- Ưu điểm của phỏng vấn hành vi.
Phỏng vấn tình huống (Case interview)
Phương pháp phỏng vấn tình huống được sử dụng để đánh giá khả năng giải quyết vấn đề, tư duy logic và kỹ năng giao tiếp của ứng viên.
Trong phỏng vấn tình huống, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra một tình huống giả định hoặc có thật, yêu cầu ứng viên phân tích và đưa ra giải pháp. Các tình huống này thường liên quan đến công việc, nhiệm vụ của vị trí ứng tuyển.
Ví dụ
- Nếu ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh, bạn có thể đưa ra tình huống: “Một khách hàng đang cân nhắc giữa sản phẩm của bạn và của đối thủ cạnh tranh. Bạn sẽ thuyết phục khách hàng như thế nào?”
- Nếu ứng tuyển vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng, bạn có thể đưa ra tình huống: “Một khách hàng đang phàn nàn về sản phẩm/dịch vụ của công ty. Bạn sẽ xử lý tình huống như thế nào?”
Phỏng vấn “mẹo” (puzzle interview)
Phỏng vấn “mẹo” (puzzle interview) là một phương pháp phỏng vấn khá mới mẻ và thú vị. Thay vì đặt những câu hỏi thông thường, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những câu hỏi hóc búa, đầy thách thức, đòi hỏi ứng viên phải có khả năng suy luận, tư duy logic và sáng tạo để trả lời.
Ví dụ
- Nếu ứng tuyển vị trí nhân viên truyền thông, bạn có thể đưa ra câu hỏi: “Làm thế nào để bạn khiến một sản phẩm nhàm chán trở nên hấp dẫn?”
- Nếu ứng tuyển vị trí nhân viên marketing, bạn có thể đưa ra câu hỏi: “Hãy nghĩ ra một chiến dịch quảng cáo cho một sản phẩm mới.”
Phỏng vấn “mẹo” là một phương pháp phỏng vấn hiệu quả để đánh giá ứng viên. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng cần sử dụng phương pháp này một cách hợp lý để có được kết quả chính xác nhất.
2. Dựa theo hình thức phỏng vấn
Phỏng vấn trực tiếp
Phỏng vấn trực tiếp được sử dụng để đánh giá ứng viên một cách toàn diện, bao gồm cả kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách và khả năng giao tiếp của ứng viên.
Trong phỏng vấn trực tiếp, nhà tuyển dụng sẽ gặp mặt ứng viên trực tiếp và trao đổi với ứng viên về các vấn đề liên quan đến vị trí ứng tuyển. Nhà tuyển dụng sẽ quan sát các yếu tố như ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt, thái độ của ứng viên để đánh giá ứng viên.
Phỏng vấn qua điện thoại
Phỏng vấn qua điện thoại là một phương pháp phỏng vấn được sử dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí cho nhà tuyển dụng. Phương pháp này được sử dụng để sàng lọc các ứng viên phù hợp trước khi tiến hành phỏng vấn trực tiếp.
Trong phỏng vấn qua điện thoại, nhà tuyển dụng sẽ trao đổi với ứng viên về các thông tin cơ bản như kinh nghiệm, kỹ năng, mục tiêu nghề nghiệp,… Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên dựa trên giọng nói, cách trả lời câu hỏi và thái độ của ứng viên.
Phỏng vấn qua mạng Internet
Phỏng vấn qua mạng Internet là một phương pháp phỏng vấn kết hợp giữa phỏng vấn qua điện thoại và phỏng vấn trực tiếp. Phương pháp này được sử dụng để đánh giá ứng viên một cách toàn diện hơn, bao gồm cả ngoại hình, giọng nói, cách trả lời câu hỏi và thái độ của ứng viên.
Trong phỏng vấn qua mạng Internet, nhà tuyển dụng sẽ trao đổi với ứng viên qua video trực tuyến. Nhà tuyển dụng sẽ quan sát các yếu tố như ngoại hình, ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt, thái độ của ứng viên để đánh giá ứng viên.
3. Dựa theo cách thức tổ chức phỏng vấn
Trong quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng thường sử dụng các phương pháp phỏng vấn khác nhau để đánh giá ứng viên một cách toàn diện nhất. Các phương pháp phỏng vấn phổ biến hiện nay bao gồm:
Phỏng vấn hội đồng
Trong phỏng vấn hội đồng, ứng viên sẽ phải đối mặt cùng lúc với nhiều phỏng vấn viên, mỗi người sẽ đưa ra những câu hỏi khác nhau. Phương pháp này giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên một cách toàn diện hơn, từ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách, khả năng giao tiếp,…
Phỏng vấn nhóm
Trong phỏng vấn nhóm, các ứng viên sẽ thảo luận về một chủ đề trong một khoảng thời gian nhất định. Người phỏng vấn sẽ quan sát và đánh giá chất lượng cũng như số lượng thảo luận của từng ứng viên.
Phỏng vấn cá nhân
Trong phỏng vấn cá nhân, nhà tuyển dụng sẽ gặp mặt ứng viên trực tiếp và trao đổi với ứng viên về các vấn đề liên quan đến vị trí ứng tuyển. Phương pháp này giúp nhà tuyển dụng tập trung được sự chú ý vào duy nhất 1 đối tượng để đánh giá năng lực ứng viên một cách chính xác nhất.
4. Dựa theo cấu trúc phỏng vấn
Phỏng vấn theo mẫu
Phỏng vấn theo mẫu là phương pháp phỏng vấn mà nhà tuyển dụng sẽ sử dụng một bộ câu hỏi chuẩn cho tất cả các ứng viên. Phương pháp này giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên một cách khách quan và công bằng, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Phỏng vấn không theo mẫu (tự do)
Phỏng vấn không theo mẫu là phương pháp phỏng vấn mà nhà tuyển dụng sẽ sử dụng các câu hỏi linh hoạt, tùy thuộc vào từng ứng viên cụ thể. Phương pháp này giúp nhà tuyển dụng tìm hiểu sâu hơn về tính cách và khả năng của ứng viên.
Có nhiều phương pháp phỏng vấn khác nhau, mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng. Nhà tuyển dụng cần cân nhắc đến tính chất và yêu cầu của từng vị trí tuyển dụng để chọn được phương pháp phù hợp.
Bên cạnh đó, để buổi phỏng vấn hiệu quả, tiết kiệm chi phí và công sức, nhà tuyển dụng cần sàng lọc ứng viên một cách kỹ lưỡng. Song song với việc thu thập hồ sơ ứng viên mới, nhà tuyển dụng cũng nên rà soát lại “Kho lưu trữ CV” của công ty để tìm kiếm những ứng viên tiềm năng nhưng chưa có vị trí phù hợp. Việc làm này giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình tuyển dụng.
Nếu công ty chưa có “kho lưu trữ CV”, nhận ngay tài khoản trải nghiệm công cụ quản lý CV online của iVIEC miễn phí tại TẠI ĐÂY.