Centralized HR thường được xem là “chiếc chìa khóa vạn năng” giúp doanh nghiệp đạt được sự nhất quán, hiệu quả và gắn kết chiến lược. Tuy nhiên, liệu đây có luôn là lựa chọn tối ưu? Với một số doanh nghiệp, việc tập trung hóa quy trình nhân sự có thể đơn giản hóa các hoạt động, giảm chi phí vận hành. Nhưng với những doanh nghiệp khác, mô hình này có thể làm giảm tính linh hoạt, kìm hãm sự đổi mới hoặc không đáp ứng kịp thời nhu cầu đặc thù tại từng địa phương.
Quyết định áp dụng Centralized HR không chỉ đơn giản là chạy theo một mô hình quen thuộc. Đó là bài toán cần cân nhắc kỹ lưỡng về mức độ phù hợp với cơ cấu tổ chức, văn hóa doanh nghiệp và mục tiêu dài hạn.
Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá:
- Lợi ích nổi bật của centralized HR khi được áp dụng đúng cách.
- Những tình huống mà mô hình này phát huy hiệu quả tối đa.
- Các trường hợp nên cân nhắc phương pháp thay thế để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của tổ chức.
Hãy cùng tìm hiểu và đánh giá xem Centralized HR có phải là hướng đi phù hợp để tối ưu hóa chiến lược nhân sự của doanh nghiệp bạn.
Centralized HR là gì?
Centralized HR là mô hình mà các quyết định, quy trình và trách nhiệm nhân sự được tập trung hóa tại một bộ phận HR trung tâm ở cấp công ty hoặc trụ sở chính. Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý hầu hết, nếu không muốn nói là toàn bộ, các chức năng nhân sự trong tổ chức.
Mô hình này được thiết kế để đảm bảo sự nhất quán trong các chính sách nhân sự, tối ưu hóa chi phí và gắn kết với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Bằng cách chuẩn hóa các quy trình nhân sự, centralized HR đảm bảo mọi nhân viên, bất kể vị trí hoặc phòng ban, đều tuân thủ cùng một bộ chính sách và quy trình, thúc đẩy tính công bằng và tuân thủ pháp luật.
Tuy nhiên, mô hình centralized HR có thể được điều chỉnh linh hoạt tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Một số công ty có thể tập trung hóa các chức năng nhân sự như quản lý tiền lương, tuân thủ quy định và phúc lợi để đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả, trong khi các chức năng khác như tuyển dụng hoặc quan hệ nhân viên có thể được phi tập trung hóa để đáp ứng yêu cầu cụ thể của từng địa phương hoặc bộ phận. Cách tiếp cận “lai” này giúp doanh nghiệp cân bằng giữa hiệu quả và kiểm soát của mô hình tập trung với sự nhanh nhạy và khả năng đáp ứng của mô hình phi tập trung.
Sự khác biệt giữa Centralized vs. decentralized HR (centralized HR và phi tập trung)

Centralized HR
Centralized HR là mô hình mà các quyết định, chính sách và chuyên môn được hợp nhất tại một đội ngũ hoặc địa điểm trung tâm. Mục tiêu chính là đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trên toàn tổ chức.
Đặc điểm chính:
- Quy trình chuẩn hóa và thống nhất trên tất cả các phòng ban và địa điểm.
- Dịch vụ dùng chung (shared services) giúp tối ưu hóa nguồn lực.
- Gắn kết các chiến lược nhân sự với mục tiêu tổng thể của công ty.
Lợi ích:
- Tăng cường tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro.
- Tối ưu chi phí nhờ quy mô kinh tế.
- Đảm bảo các sáng kiến và chiến lược được triển khai đồng bộ.
Hạn chế:
- Giảm tính linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu địa phương.
- Quy trình tập trung có thể gây ra chậm trễ trong ra quyết định.
Decentralized HR
Decentralized HR cho phép phân quyền các chức năng và quyết định nhân sự đến từng bộ phận hoặc địa phương. Cách tiếp cận này tập trung vào tính linh hoạt và đáp ứng nhanh nhu cầu cụ thể.
Đặc điểm chính:
- Các bộ phận nhân sự tại chỗ quản lý trực tiếp các vấn đề của mình.
- Quyết định và quy trình được tùy chỉnh theo nhu cầu địa phương hoặc từng đơn vị kinh doanh.
Lợi ích:
- Phản ứng nhanh chóng với các yêu cầu đặc thù tại địa phương.
- Tăng cường sự thấu hiểu và hỗ trợ nhân viên tại từng khu vực.
- Thúc đẩy sự đổi mới nhờ tính độc lập của từng bộ phận.
Hạn chế:
- Rủi ro không đồng bộ trong chính sách và quy trình.
- Dễ phát sinh sự trùng lặp trong các hoạt động và chi phí vận hành cao hơn.
Lựa chọn phù hợp cho tổ chức của bạn?
Quyết định giữa centralized HR và phi tập trung phụ thuộc vào:
- Quy mô tổ chức: Tổ chức lớn thường ưu tiên centralized HR để quản lý hiệu quả hơn.
- Phạm vi địa lý: Doanh nghiệp toàn cầu cần kết hợp tính tập trung chiến lược với tính linh hoạt tại địa phương.
- Mục tiêu kinh doanh: Nếu mục tiêu là tối ưu hóa chi phí và chuẩn hóa, centralized HR là lựa chọn ưu tiên. Ngược lại, nếu sự nhanh nhạy và khả năng tùy chỉnh quan trọng hơn, HR phi tập trung sẽ phù hợp hơn.
Tối ưu hóa HR không phải là chọn một mô hình duy nhất, mà là tìm ra cách kết hợp hài hòa giữa tập trung và phi tập trung, phù hợp với nhu cầu và chiến lược của doanh nghiệp.
13 lưu ý để triển khai mô hình centralized HR hiệu quả
Bạn đã sẵn sàng khởi đầu hành trình triển khai centralized HR ? Hãy tham khảo những thực tiễn sau đây để đảm bảo thành công.

1. Đánh giá chức năng HR hiện tại và xác định nhu cầu
Thực hiện đánh giá toàn diện các chức năng HR để xác định điểm chưa hiệu quả, sự trùng lặp, và những khoảng trống trong dịch vụ. Mục tiêu là xây dựng một nền tảng rõ ràng, đảm bảo việc tập trung hóa giải quyết được các thách thức cụ thể, thay vì áp dụng một mô hình đồng nhất.
→ Thực hiện: Hãy mời các bên liên quan từ các phòng ban tham gia vào quá trình đánh giá để có cái nhìn đa chiều và phát hiện các vấn đề chưa nhận thấy.
2. Phân định rõ vai trò và trách nhiệm
Xác định các nhiệm vụ HR nào được quản lý tập trung và nhiệm vụ nào được phân quyền, cùng với trách nhiệm cho từng vai trò. Điều này giúp giảm thiểu nhầm lẫn, tránh chồng chéo công việc, và tăng hiệu quả hoạt động.
→ Thực hiện: Xây dựng ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) chi tiết để làm rõ quyền hạn và trách nhiệm cho từng chức năng HR.
3. Đầu tư vào công nghệ HR mạnh mẽ
Tận dụng các hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) và nền tảng phân tích để tự động hóa quy trình, cung cấp truy cập tập trung, cải thiện độ chính xác dữ liệu, và đảm bảo nguồn thông tin duy nhất cho các chỉ số và tài liệu HR.
→ Thực hiện: Lựa chọn các giải pháp có khả năng mở rộng và tùy chỉnh, phù hợp với sự phát triển của tổ chức và tích hợp với các hệ thống hiện có.
4. Xây dựng kênh giao tiếp mạnh mẽ
Tạo ra các hệ thống giao tiếp minh bạch và thường xuyên giữa đội ngũ centralized HR , các đơn vị địa phương, và nhân viên. Điều này giúp đảm bảo sự thống nhất trong chính sách và sáng kiến HR, đồng thời xây dựng niềm tin và sự hợp tác.
→ Thực hiện: Sử dụng kết hợp công nghệ (ví dụ: nền tảng nội bộ, bản tin cập nhật) và các điểm tiếp xúc trực tiếp (ví dụ: hội thảo toàn công ty, buổi thu thập ý kiến phản hồi).
5. Làm việc chặt chẽ với đội ngũ lãnh đạo
Hợp tác với các lãnh đạo cấp cao để đồng bộ chiến lược HR với mục tiêu của tổ chức, đồng thời đảm bảo sự ủng hộ cho các sáng kiến centralized HR nhằm gia tăng giá trị chiến lược.
→ Thực hiện: Thành lập hội đồng cố vấn HR bao gồm các đại diện lãnh đạo để duy trì đối thoại và sự liên kết liên tục.
6. Tập trung hóa các chức năng chuyên môn
Hợp nhất các chức năng HR phức tạp như tuân thủ pháp luật và quản lý lương thưởng để đảm bảo sự nhất quán, giảm rủi ro, và cung cấp chuyên môn cao trong các lĩnh vực quan trọng.
→ Thực hiện: Thường xuyên đào tạo đội ngũ centralized HR về các quy định pháp luật và xu hướng thị trường mới để duy trì năng lực chuyên môn.
7. Duy trì sự linh hoạt cho nhu cầu địa phương
Cho phép các văn phòng hoặc phòng ban địa phương giữ quyền tự chủ trong những lĩnh vực cần điều chỉnh theo vùng, như sắc thái văn hóa hoặc luật lao động. Điều này cân bằng giữa tiêu chuẩn hóa và khả năng thích ứng, đảm bảo sự phù hợp và đáp ứng hiệu quả trong môi trường đa dạng.
→ Thực hiện: Đặt ra ranh giới rõ ràng về phạm vi điều chỉnh địa phương và cung cấp tài nguyên hỗ trợ cho các hoạt động tùy biến.
8. Thiết lập quy trình rõ ràng cho việc ra quyết định
Xây dựng các khung quyết định có cấu trúc để làm rõ cách thức và người chịu trách nhiệm ra quyết định trong mô hình tập trung, giảm thiểu sự trì hoãn, tránh nút thắt cổ chai, và đảm bảo minh bạch trong hoạt động HR.
→ Thực hiện: Sử dụng ma trận và sơ đồ quy trình ra quyết định để trực quan hóa và truyền tải thông tin.
9. Tập trung vào trải nghiệm nhân viên
Đảm bảo rằng việc tập trung hóa chức năng HR giúp cải thiện, chứ không làm suy giảm, trải nghiệm của nhân viên với các dịch vụ HR. Mục tiêu là xây dựng niềm tin và sự hài lòng, từ đó nâng cao sự gắn kết và giữ chân nhân tài.
→ Thực hiện: Thu thập và hành động dựa trên phản hồi của nhân viên thông qua khảo sát, nhóm thảo luận, và chương trình đóng góp ý tưởng.
10. Tiêu chuẩn hóa chính sách và quy trình
Xây dựng các chính sách và quy trình HR nhất quán trên tất cả các địa điểm hoặc phòng ban để thúc đẩy sự công bằng, tuân thủ pháp luật, và sự rõ ràng trong toàn tổ chức.
→ Thực hiện: Tạo kho chính sách tập trung có thể truy cập cho tất cả nhân viên và cung cấp các buổi đào tạo để đảm bảo sự hiểu biết.
11. Tận dụng phân tích dữ liệu
Sử dụng dữ liệu HR để đưa ra các quyết định sáng suốt về hoạch định nhân sự, gắn kết, và quản lý hiệu suất, đồng thời cải thiện khả năng ra quyết định, đo lường sáng kiến HR, và xác định các xu hướng hoặc vấn đề.
→ Thực hiện: Đầu tư vào bảng điều khiển phân tích thời gian thực và đào tạo đội ngũ HR về cách diễn giải và ứng dụng dữ liệu.
12. Ưu tiên cải tiến liên tục
Thường xuyên xem xét và tinh chỉnh các quy trình centralized HR để thích ứng với nhu cầu tổ chức đang thay đổi. Điều này giữ cho mô hình tập trung hiệu quả, bền vững và phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
→ Thực hiện: Lên lịch đánh giá hoạt động HR hàng quý và thiết lập các KPI để đo lường sự thành công của việc tập trung hóa.
13. Thúc đẩy văn hóa thống nhất
Sử dụng centralized HR để củng cố các giá trị chung và xây dựng một bản sắc tổ chức gắn kết, nhằm tăng cường sự đồng lòng của nhân viên với sứ mệnh công ty và thúc đẩy sự hợp tác giữa các khu vực địa lý.
→ Thực hiện: Tổ chức các sáng kiến văn hóa chung xuyên địa điểm và kỷ niệm các thành tựu để xây dựng tình đoàn kết.
Mô hình centralized HR có phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Quyết định triển khai mô hình centralized HR là một bước ngoặt quan trọng, có thể tái định hình cách doanh nghiệp vận hành và gắn kết với đội ngũ nhân sự.
Những yếu tố cần cân nhắc
Mô hình centralized HR mang lại nhiều lợi ích đáng kể:
- Tiết kiệm chi phí: Thông qua việc tối ưu hóa quy trình và tận dụng nguồn lực chung.
- Định hướng chiến lược: Đảm bảo các sáng kiến HR hỗ trợ trực tiếp mục tiêu kinh doanh.
- Hiệu quả vận hành: Ứng dụng công nghệ để tạo sự nhất quán và khả năng mở rộng quy mô.
Tuy nhiên, những lợi ích này có thể đi kèm với các hạn chế:
- Thiếu linh hoạt: Khó thích nghi nhanh với các nhu cầu đặc thù của từng khu vực.
- Nguy cơ xa rời nhân viên: Khi các vấn đề địa phương hoặc cá nhân không được quan tâm đúng mức.
Đánh giá cẩn thận trước khi thực hiện
Trước khi triển khai mô hình centralized HR , doanh nghiệp cần đánh giá kỹ:
- Mục tiêu chiến lược: Mô hình này có phù hợp với định hướng dài hạn của tổ chức không?
- Văn hóa doanh nghiệp: Liệu centralized HR có hòa hợp với cách tổ chức vận hành và giá trị văn hóa?
- Đặc thù đội ngũ: Đội ngũ nhân sự của bạn có sự đa dạng về nhu cầu và môi trường làm việc không?
Mô hình centralized HR không phải là lựa chọn đúng hay sai tuyệt đối, mà là lựa chọn phù hợp với bối cảnh hiện tại của tổ chức. Đôi khi, các mô hình thay thế như phân quyền hoặc kết hợp sẽ mang lại hiệu quả cao hơn, đặc biệt khi tính linh hoạt và khả năng đổi mới sáng tạo là ưu tiên. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng và đưa ra quyết định dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về tổ chức và mục tiêu của mình.
Đừng quên theo dõi các kênh truyền thông của chúng tôi để cập nhật các xu hướng và thông tin hữu ích về ngành nhân sự!
- Tuyển dụng nhân sự tại đây để tiếp cận các ứng viên chất lượng và tối ưu quy trình tuyển dụng.
- Follow LinkedIn iVIEC for Business để cập nhật kỹ năng tuyển dụng và thông tin mới nhất về thị trường lao động.